“三多”现象的成因及改善策略

张正峰

【摘 要】 “三多”是指会议多、文件多、报表多的现象。本文对公司、分公司、作业区三级机构的会议、文件和报表进行有限统计分析，尝试从历史背景和现实因素等方面阐述“三多”现象的主要成因和三者的内在联系，并从管理、制度、人员素质和技术角度探析了改善“三多”现象的策略。

【关键词】 “三多” 原因分析 内在联系 探析 改善策略

一、会议、文件、报表在企业管理中的作用。

现实生活中，会议、文件、报表在传达信息、贯彻思想、实现目标的过程中，始终发挥着极其重要的作用。三者之间既各有特点，又互相联系。

（一）会议和文件的作用及特点

一般来说，开会和行文有共同的作用：（1）协调沟通；（2）传达信息；（3）规范执行；（4）解决问题；（5）激励士气。

这些作用决定了：

会议的特点：

1.会议的召集需要耗费一个群体的时间，时间成本高是会议最显著的特点；

2.会议必须有很严密的组织性和形成闭环，要有会前准备、会中记录和会后执行；

3.会议效率的高低会直接影响一个企业或者单位的执行力和竞争力。

公文的特点：

1.公文的具体内容和制定程序必须符合法律和有关规章制度的规定，否则无效；

2.公文在形式和格式上有特定的规范；

3.机关工作是公文形成的基础，即公文是机关工作的专用工具；

4.公文的发布、流转和执行具有一定的时效性。

（二）报表的作用和特点

报表的主要作用是传达信息。

其特点有：

1.能将各种繁杂的数据以一种规范和显而易见的方式呈现给阅览者；

2.是企业执行具体管理策略的基本措施和途径之一，具有基础性；

3.质量的高低和繁简程度将直接影响管理效率。

（三）三者之间的内在联系

表面上看这三者没有太大关联，但结合这三者的特点和企业管理的规律，我们可以发现它们存在以下联系：

1.会议多必然会导致文件多，一半以上的会议召开之后需要发送一个或多个不同层级的文件；

2.文件的质量和数量会潜在影响会议数量。如果文件质量不高或者数量多，则会导致需要商讨和办理的事件增多，可能会导致需要召集更多会议进行讨论和商议来解决问题；

3.会议和文件是企业内部管理层级之间实现企业战略意图的载体和工具，报表反映基层落实具体工作的信息载体，会议和文件数量增加可能会导致基层报表数量增加。

4.报表多、杂、乱是会议效率低和文件多的具体表现形式之一。

二、影响公司会议、文件、报表数量控制难的原因

（一）深刻的历史渊源和社会背景

（二）业务快速发展的客观原因

（三）引入现代管理思想的必然结果

（四）信息技术应用发展一定阶段的特殊性

（五）特定时段业务变化的影响

（六）管理质量和人员素质的影响

三、改善“三多”需要多管齐下

在现行体制下，如何建立党的群众路线长效机制，更好发挥传统和现代两种管理优势，进一步改进会风文风，深化标准化管理，提高企业管理效能，使“三多”现象得以根治，仍然任重道远。

首先，要抓好宏觀管理的顶层设计，进一步健全完善科学高效的管理体系。以务实的精神优化企业治理结构和机制转换，厘清各层级管理界面。按照界面清晰、流程简洁、权责一致、运行高效的要求，进一步厘清公司机关、各单位和作业区的功能定位、职责界面。

其次，要抓好专业管理，研究建立好管理体系、制度、流程、标准协调管控机制。以业务能力框架为主导，推进QHSE一体化体系和内控管理体系融合，配套完善管理制度，优化简化业务流程，健全管理标准、工作标准、技术标准体系。加快建立科学配套、简洁实用的管理规范平台，切实提升公司整体标准化科学化管理水平。要着力完善会议管理、文件流转、报表制发等相关标准。避免人为因素造成的以会议传达会议，以文件转发文件，报表衍生报表等现象，用标准化管理手段规范会议文件和报表管理。

第三，要切实巩固公司党的群众路线教育实践活动成果，抓好作风的持续转变。

第四，要狠抓员工素质提升，努力提高公务运行的质量和效率。

第五，要抓好信息化建设，向信息共享要效率。

第六，抓好效能督察，努力减少无效会议和文件以及报表。

总之，企业“三多”现象由来已久，原因多样。我们一定要从深层次找原因，从企业管理的源头、从根本治理做起。那种依靠简单地下达阶段性减负指标的做法，难以治本，极易反弹。相信随着公司党的群众路线教育实践活动长效机制的进一步建立和完善，公司科学化管理水平必将得到大幅度提升，长期困扰公司各级管理者和广大员工的“三多”现象必将渐行渐远，最终走入历史。

【参考文献】

[1] 孙温平，《会议管理的学问》，领导科学，2011年。

[2] 唐修国，《改进基层党的作风问题的思考》，江苏政协建言立论，2007年。

[3] 葛红岩，《会议组织与服务》，上海财经大学出版社，2011年。

[4] 邵小勇，《报表信息化进入“平台”时代》，中国城乡金融报，2011年2月。

[5] 李文东，《在公司标准化站队建设推进会上的讲话》，西部管道公司，2012年。

[6] 李文东，《2014年工作会议报告》，西部管道公司，2014年。endprint