试论高校实验室档案管理存在的问题及对策

郭艾芳++靳云

【摘要】高校实验室是培养学生实践能力、奠定科研基础和提高學生实践综合素质的重要场所，而实验室档案管理则是实验室建设的重要组成部分。因此，搞好实验室档案管理对学校建设、管理、教学、科研起到重要的作用。

【关键词】高校实验室档案管理 问题 对策

【分类号】G647.2

高校实验室是培养学生实践能力、奠定科研基础和提高学生实践综合素质的重要场所，而实验室档案管理则是实验室建设的重要组成部分。建立和完善实验室档案，是全面地反映实验室建设、管理和实验教学改革发展历史的重要手段，也是判断实现管理目标的主要依据，同时可以充分利用现有的实验设备和实验材料。因此，搞好实验室档案管理对学校建设、管理、教学、科研起到重要的作用。

一、实验室档案管理存在的问题

1、实验室档案管理人员建档意识较差

校领导及主管实验室的领导缺乏对实验室档案建设重要性的认识，学校一般倾向抓可以直接显示成果的教学科研，对学校实验室档案管理往往处于边缘地位，对实验室建档工作支持不够。

实验室工作人员建档意识淡薄，平时不注意资料的收集、整理和归类，往往记录不全或者零乱，随便用传统的方式进行记录，建档不规范，导致有价值的资料流失而不能及时服务于实验教学。

2、实验室档案建设制度不健全

实验室管理制度的不健全，使实验室档案管理工作无章可循，同时年终目标考核没有对实验档案评价的内容。

3、实验室档案管理人员缺乏专业培训

实验室的档案管理人员未经过档案管理知识培训，一般由实验室工作人员兼任，大多不具备档案管理的专业知识，不懂档案的归类、整理及收集，即使积累了一些实验资料，普遍存在查找、调阅、管理等方面存在较大困难。

4、档案工作环境和设施缺乏， 档案管理手段落后

档案管理需要必要的硬件设施，这是做好档案管理工作的物质基础。高校实验室应设有专门的档案室，设立专门的防潮、防腐、防火、防盗设备。只有在档案管理用房、设备上配置完备，才能保证档案管理的安全、有序，真正做到高校实验室档案管理的正规化。

当今信息化的发展使档案的载体形式已经不局限于传统的纸质文档，还包括大量的电子文档，因此，必须利用计算机及其网络对档案进行网络化管理。建立实验室电子文件的归档制度及科学的管理系统，实施电子档案的网络检索，优化电子档案的利用服务。

7、实验室档案信息开放力度不够

缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系，采取封闭管理方式，查阅利用范围小，利用率过低。

二、实验室档案规范化管理的措施

1、首先需要档案管理人员切实转变观念

主管领导要充分认识实验室档案建设的重要性，明确实验室档案在实验室各项管理工作中所发挥的重要作用，把实验室档案工作列入领导职责范围，加大领导对实验室档案工作的支持；将其列入高校档案工作和实验室工作计划；详细规定归档内容、归档时间、归档类型和统计、保管、使用制度等。

2、建立健全档案管理制度

实验室档案具有涉及面广、专业性强的特点。因此，必须制定相应的实验室档案管理制度，如《实验室档案管理制度》《仪器设备档案管理制度》《实验室档案管理人员职责》《实验设备采购制度》《实验物品领取制度》等。对实验室档案组织机构、职责权利、利用及法律责任作出明确规定，使实验室档案管理工作进一步规范化、科学化、制度化。

3、加强实验档案管理队伍建设，提高实验室档案管理水平

实验设备档案的收集是一个长期工作，需要工作人员细致、认真、负责，付出大量的劳动，这就要求管理部门稳定好队伍，实验档案管理素质的高低是搞好实验室档案管理的关键，领导对档案管理要不断地进行档案管理知识的培训，采取“走出去、请进来”的方法，开展各种形式的实验室档案管理研讨和开发工作，加强交流，提高认识，强化管理水平和业务水平。

各部门要挑选工作认真、有责任心的兼职资产管理员，协助资产处做好实验设备的档案收集管理工作，当部门或者系院购买实验设备时，一旦到货，就要及时通知资产管理部门派人来收集档案资料，仪器设备使用单位兼职资产管理员从设备的采购，一直到该设备的报废、拆除或者调出，都要根据工作需要适时与资产管理处取得联系，完整地收集仪器设备的档案资料。同时，妥善保管处理好这些档案资料，使其使用方便，保存完整。

4、提高实验室档案管理手段

高科技的信息时代意味着从传统的档案管理方式向科学管理方式的转变已成为档案管理向前发展的必然趋势。利用电子文件、计算机网络技术改革档案管理已势在必行。因此，要通过计算机操作系统建立统一的数据库结构和规范的命名规则，逐步将手工操作的纸质文件分批向计算机操作的电子文件转化，并要积极创造条件通过网络扩大信息量和服务范围。因此，在学校经费许可的前提下，要有计划地为实验室档案管理投入一定的资金，创造必需的设施保障。

5、充分发挥档案的利用效率

开展实验室档案管理工作的目的在于开发利用实验室档案信息资源，因此，档案是一种信息，更重要的是一种资源。实验基本操作的图片、录像带，实验方法的研究，仪器设备，特别是大型仪器设备功能的开发、扩展与整合等资料，都会为实验室管理和教学改革提供客观的依据，但不能将这项工作简单化，要能最大限度地发挥档案的利用效率，使其真正的为教学、科研服务。

6、加大实验室档案的开放力度

服务地方经济，加强校校合作、校企合作，提高学校知名度历来是高校的重要办学理念。因此，实验室档案在为教学科研服务的同时，也要充分加大与兄弟院校、生产厂家的合作与交流，为其他院校和地方经济的发展提供力所能及的服务。

总之，实验室档案管理工作是一项系统工程，涉及多个环节，各个工作环节既相互独立，又相互联系，每个环节的工作都要认真做好，一旦某个环节出现差错，就可能前功尽弃。因此在档案管理工作中，我们要做到细心、认真、及时，以做好档案工作，为教学科研提供强有力的保障。endprint