电子档案管理在中专学校档案管理工作中的应用

倪红娟

【摘 要】信息化时代已经到来，所以电子档管理应用越来越广泛，如我们的日常管理与办公。而且电子当管理与传统的管理相比有很多优点，它让工作变得更加快捷方便，而且在一定程度上很准确。既然电子档案有这么多的优点，我们不妨把它应用到中专学校档案的管理工作中，从而使得学校的档案管理工作更加有效，使得学生的信息能够完整储存以及查阅。

【关键词】中专学校；电子档案；管理

1 中专学校档案管理工作特点

工作量过大。针对中专学校的实际环境去分析，不难想象每年都有很多的档案管理需要我们去完成，除此之外，还有一些档案数据进行变动、迁入、迁出等，还有相关毕业生的学籍变动情况。所以针对大量的数据，我们需要进行系统的管理，如果管理不当，将会导致信息的重叠，导致信息不准确，难以使用。如果我们采用人工去进行数据的录入及更改等工作的话，将会消耗大量的人力与物力，并且最终的结果可能并非十分准确。所以，工作量大是中专学校学生档案管理工作的一项需要改进的内容。

电子档案管理信息化程度需要提高。如果在学生档案管理工作中去充分应用电子档案，那么快捷，方便，高效的管理系统将成为现实。但是经过统计，学校等管理还是以纸质档为主去进行学生档案管理的工作，而电子档案在其中发挥的作用只是进行一些简单的交换检索等工作，所以电子档管理的优势还没有完全显露出，也就是说电子档档管理还没有充分进行应用，所以下一步学校需要去将电子档管理在学校学生当管理中充分利用，让它在学校的学生档案管理方面发挥更大的作用，并且为档案管理工作带来效率。

档案管理操作的标准程度不够高。不同的学校的档案管理工作不一样，因为它们的制度规范存在差别，所以在进行电子档案的管理工作时，我们需要采用不同的方法。那么，这就需要去让学校的电子档管理系统更加标准化，让他们能够根据实际的管理情况去进行适当的改变，从而为最终的管理去奠定基础，带来效率。

远距离传递过于频繁。电子档案需要远距离传递，因为每年学生都在变化，他们入校，毕业等等情况，这就要求电子系统有很强的流动性，从而学校的电子档案管理工作奠定基础。

2 中专学校电子档案管理的优势

提高档案管理的工作效率。毋庸置疑，在信息处理能力上，计算机比人要快得多，也准确的多，所以电子档管理对中专学校的学生档案管理有很大的帮助。就以档案的录入为例，传统的人工管理需要利用纸张，并且去用笔进行抄写，最终我们将这些文字储存下来，这种人工式的录入非常辛苦，而且我们难以保证它的准确性，假如我们采用电子档管理则可以有效的去利用现代的信息技术进行录入，并且将数据进行高效安全的存储，而且可以保证数据的准确性。所以中专学校的进行学生档案管理工作时，不妨采用电子档案管理。

增强档案的分享效果。对于中专学校的学生档案管理工作，是为了对学校的日常教学研究进行服务，而在使用传统的纸质档案时，我们难以搜寻想要的数据，而且难以去将数据进行系统的统计，搜寻时间长，统计效率差，这给档案管理工作会造成很大的困扰。所以我们就可以去利用电子档管理来代替纸质档案管理使管理工作变得更高效，并且以信息技术为基础，使得学校教职工在进行学生档案的管理时，能够准确快速地得到想要的数据，并去进行系统的数据处理。并且在当今网络技术互通的情况下，我们可以将此数据进行共享，让学校其他需要用到此类数据的工作应用该数据。

3 中专学校电子档案管理应用

3.1 强化电子档案及网络的安全性

当我们在用电子档案管理学生信息时，首先我们需要去提升它的安全性。因为网络技术十分发达，若我们再进行网络传输或者是管理时不去注意，将可能出现信息被外人知道的风险。所以为了避免这种风险，在进行电子档案管理时，我们要采用多种有效的方法去提高其安全性。当然，提升起安全性的方法有很多。其主要方法为：周期性检查、更新、升级、维护相关软硬件，定期的检测、维护和清理相关设施和网络服务器，与此同时，我们还应该去设置一些专门的网络安全监督人员，并且对文件进行定期的检查，从而确保备份数据以及所有的数据能够处在一个安全的状态下。当然，我们还应该重视身份验证建设等，在需要进行数据传输储存读取的过程中，我们首先应该去对用户的身份进行验证，从而将安全风险降到最低。除此之外，我们在用电子档案进行管理工作时应该去去按照步骤进行严格要求自己的各种操作行为，从而使得管理的安全性大大提升。

3.2 完善规章制度，规范操作流程

強化工作人员的安全操作意识以及职业道德建设，并且重视对工作人员的相关培训工作，从而提升当管理人员的职业素养，让他们能够对电子档管理工作更加熟悉，从而增强电子档案管理的效率以及准确性。对于相关管理制度的确定，我们可以从提升管理人员相关操作的熟练程度开始，以便他们在进行管理数据的处理时更加熟练，从而实现现代化的电子档管理，为学校学生信息储存提供更优良的系统。如：归档制度、保密制度等等，这些好的制度，不仅能够使电子档案管理更加有序，还能够提升电子档管理的安全性。 并且在管理人员的相关工作过程中，应该去致力于构建管理制度以及操作的标准规范性，使得各储存以及处理方式能够得到统一，从而更加方便我们的管理，提升电子档案管理的水平。

3.3 优化服务方式，提高专业水平

在中专学校从事档案管理的人员要深入挖掘馆藏资源，并且要重视加工处理等环节，在管理过程去采用多种高科技技术、信息技术，使得管理工作更加有序。除此之外，在进行电子文件的数据保存，读取时，我们需要采用统一的格式去进行，只有这样才能够保证管理工作不乱套，并且高效有序的进行下去。

中专学校对电子档案，管理人员应该去进行相关的培训，培训可以是长期也可以是短期但是我们需要要求这些管理人员对电子管理有一定的了解，并且有一定的专业技能。从而使得中专学校电子档管理能够有人员基础，为电子档案管理有序进行打好基础。

4 结语

信息化时代已经到来，中专学校电子档案管理已经成为个学校各项工作的基础，在学校的各个教学活动，如学校规章制度的制定，毕业设计，教学大纲的设定等等都需要以电子档管理为基础去进行建立和管理。所以中专学校应该去重视学校的学生档案管理工作，并且采用信息技术通过电子档案进行管理，谁都电子档案，能够进入到学生的办公系统中，从而形成一个有序的高效的电子信息管理系统，更好的为学校的各项工作去服务。

【参考文献】

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[3]李东玉.建设档案信息平台构筑一流档案服务[J].卷宗，2014（4）：156-158.

[责任编辑：朱丽娜]endprint