浅谈“前端控制”思想在城建档案管理中的意义

施琦敏

【摘要】本文介绍了电子政务背景下城建档案现状及“前端控制”思想在现实城建档案管理工作中实践的必要性。城建档案管理若重视前端管理，加强档案管理的事中与事后的联系，不但可以有效避免和解决城建档案管理中存在的许多问题，还对提高电子政务水平有着重要意义。

【关键词】电子政务；城建档案；前端控制；现实意义

前端控制的基本思想是基于文件生命周期理论及全过程控制原则，对电子文件从形成到归档的整个过程进行统一规划和统一要求，对文件、档案工作进行流程再造，并在文件形成、维护和利用阶段进行有效的全过程监督，从而实现对电子文件的超前控制和全生命周期管理。目的就是要从源头开始对文件质量规范化，减少文件处理的数量，有效把控文件质量。最重要的在于档案管理部门介入时机，由传统的事后变为事前，文件编制及后续管理的所有需求必须事前设计好，保证形成文件的真实可靠、完整归档、安全，高效利用和长期可读，同时优化档案管理流程，提升档案管理效率。

“广州市城乡建设档案的收集和移交进行监督、指导及验收业务管理系统”是广州城市建设档案馆在2014年申请立项并被批准建设的系统，现进入末期调试阶段。此系统融入目前档案热门的“前端控制”思想，以解决传统档案管理的问题，满足电子政务的需求。广州城市建设档案馆成立于1982年，是广州市集中统一管理和保管城乡建设档案的专业档案馆，广州市城市建设档案馆正在经历职能转型，为加强城建档案管理能力，提高档案信息化能力，提高用户满意度，拥有IRMP需求。另外，广州市城市建设档案馆近年在助力“信息广州”“智慧广州”“服务广州”方面取得一定的成果，以及参与或承担广州市建设创新型城市的规划和试点工作，为其进行IRMP奠定了基础。本文就结合广州市城市建设档案馆开发中的“广州市城乡建设档案的收集和移交进行监督、指导及验收业务管理系统”特点，浅谈电子政务背景下“前端控制”思想在城建档案管理的现实意义。

一、电子政务背景下广州城建档案管理的政策环境

在中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《2006-2020年国家信息化发展战略》中指出，到2020年，我国信息化发展的战略目标是：综合信息基础设施基本普及，信息技术自主创新能力显著增强，信息产业结构全面优化，国家信息安全保障水平大幅提高，国民经济和社会信息化取得明显成效，新型工业化发展模式初步确立，国家信息化发展的制度环境和政策體系基本完善，国民信息技术应用能力显著提高，为迈向信息社会奠定坚实基础。

广州市在《广州国家创新型城市建设总体规划（2011-2015年）》中制定的总体目标是：到2015年，建成充满活力、特色鲜明的华南科技创新中心，成为国家知识创新和技术创新高地、国家发展战略性新兴产业的重要基地、亚洲领先的信息化都市和国际先进的区域创新发展引领示范区。

为贯彻落实上述的战略，广州城市建设档案馆围绕社会转型、数字转型和建设“信息广州”“智慧广州”“服务广州”等方面的内容，来共同探索广州市城市建设档案信息化建设创新发展工作的相关影响因素，并通过开展未来发展方向定位、问题与对策等方面的课题研究，制定广州市城市建设档案信息化创新发展战略目标与规划，提出广州市城市建设档案信息化创新发展顶层设计方案，形成 《广州市城市建设档案信息化建设创新发展研究报告》，为建设广州市城市建设档案信息系统奠定基础。

二、广州城乡建设档案监督、指导及验收管理系统

“广州市城乡建设档案监督、指导及验收业务管理系统”积极响应广州市新型城市化规划体系和规划信息化智能化的新要求，运用“前端控制”思维，建立全市规划管理档案统一规范化、智能化的管理体制，并实现广州市国土资源和规划委员会规划管理业务类电子档案的在线归档与高效利用，在新常态下提升电子政务水平。系统预留建设系统其他单位的业务管理电子文件归档与管理接口，接入规划和建设审批系统，获取规划和建设审批；同时，接入广州市政府信息共享平台，接入统一身份认证平台与接入广州市电子公章系统，实现内外部平台用户统一登录，保证发出的档案许可文件安全性和严肃性。

新系统将满足广州市建设工程项目并联审批工作的新要求。系统建成后，将实现建设单位在互联网上进行建设项目信息登记、建设工程文件归集、预验收申请、电子档案移交、领取电子认可书或合格证及在线业务咨询、查询办理进度和检索利用档案智能化管理平台；对全市的建设工程项目从立项到竣工验收全过程中所产生的建设工程档案进行收集的工作实施全过程的跟踪、督促、指导和管理，使建设单位能收集齐全完整，达到归档要求；对全市规划系统的规划项目从选址到规划验收的业务管理档案和成果档案的收集工作实施全过程的监视﹑督促、指导和管理，使其能收集齐全完整，达到归档要求；对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，预验收合格后，出具工程档案认可文件；（下转第78页）（上接第57页）对列入城建档案馆接收范围的工程档案和规划档案，实现高效移交进馆并实施智能化管理。在城建档案的收集和移交过程中从以“纸为主”转向“纸电并举、以电为主”，实现电子文件的在线归集。同时，新系统实现广州城市规划、建设的图片、音频、视频档案的智能化管理，实现在线归档与利用，提升全市建设工程档案智能化管理水平，提升公共服务能力。

三、 “前端控制”思想在城建档案管理的现实意义

（一）前端控制有利于电子政务环境下支撑新的职能履行和法规执行。新的档案法、国家标准和事业单位行政分类改革所赋予的职能上的转变带来的是工作机制、工作重点以及管理内容上的变化，最终落实在管理上是工作流程、服务方式和服务对象的变化。系统开发建设阶段提早介入，重视前端控制，不仅使得系统未来运行满足这一系列的变化职能转变所形成的新的管理需求，还可以满足未来工程项目并联审批。工程项目并联审批的一大基础是电子途径的畅通，为实现并联审批的要求，需要在系统内部实现全过程的电子文件管理。endprint

（二）前端控制有利于电子政务环境下提高信息化覆盖率。广州市城乡建设档案监督、指导及验收业务管理系统在事前阶段，通过业务流程和信息技术对城建档案管理进行控制，改变原有的城建馆信息系统对于业务活动的覆盖面不够充分状况，提高行政管理和资源管理水平，打破功能模块之间各自为战的局面，改变原有用户操作模式，提高用户体验。

（三）前端控制有利于电子政务环境下改善顶层架构设计。由于内外部需求变化、档案数量和范围的变化、档案利用方式变化等，使得原有的档案业务管理办法和标准已经跟不上实际需求，没有有效覆盖全业务过程的标准体系。就信息化系统建设而言，缺失顶层设计导致文档一体化实现程度较低，但是系统在可行性阶段引入“前端控制”，考虑了前端办公自动化系统与馆内系统的衔接一致性，系统运行中的系统升级，预留系统之间实现融合和集成管理空间，打破系统与应用平台孤立，则利于实现各领域之间的衔接通畅，实现体系性，大大提升城建档案馆信息化的发展进程，满足社会各方对档案资源的使用需求。

（四）前端控制有利于电子政务环境下完善信息资源体系，促进信息资源建设渠道通畅。档案资源目前重纸质轻电子，数字档案资源来源和记录形式单一，并且档案信息之间和相关信息之间缺乏关联，导致信息孤立，无法有效整合和进行数据挖掘；文档“一体化”的通道不够畅通，主要采取紙质档案扫描的数字化模式，花费大量的财力物力人力，利用率不高；档案信息资源也缺乏长期保存和持续性开发机制，政府部门内部、档案部门、信息化部门之间存在信息壁垒和技术屏障，与外部各单位也存在信息壁垒。新系统在城建档案管理实施事前、事中、事后全过程重视档案信息资源体系的构建和加强信息资源渠道联系，将打破“信息孤岛”孤岛局面，促进信息资源建设渠道通畅。

（五）前端控制有利于电子政务环境下解决系统数字连续性的问题，满足未来电子档案长期保存的需要。新系统将优化原有的管理模式，即“纸质+数字化”的双套制模式，满足电子档案真实、完整、可用、安全等方面要求。从长远看，结合广州市电子政务的改革步伐（如并联审批）以及本地信息环境的现实（云计算环境的逐步成熟和认证技术的落地），未来城建档案馆系统应定位高远，并对面向电子档案管理的需要进行通盘考虑。广州市城乡建设档案监督、指导及验收业务管理系统建设，融入“前端控制”思想，开创了华南地区此类先河，紧跟国内城建档案馆发展步伐。在为广州市城建档案馆城建档案的“收、管、用”带来巨大便利同时，对现有档案资源进行整合，为各政府部门、企事业单位及人民群众提供档案利用信息化服务，提高工作效能，探索出电子政务下城建档案管理发展的新路，发挥社会效益。

【参考文献】

[1]张红.重点工程档案管理中的前端控制[J].北京：城建档案，2013（9）：44—45.

[2]曹孟君.广州城建档案信息资源管理规划研究[J].北京：管理观察，2013（17）：54—55.

[3]冉冉.企业办公自动化系统的发展[J].北京：科技资讯，2006（27）.endprint