以高中生视角看办公自动化对秘书工作的影响

丁雨萌

【摘要】本文通过对高中生调查研究，从秘书工作范围、办公室自动化对秘书工作的便利之处和办公室自动化存在的相关隐患及举措这三个方面来叙述“高中生如何看待办公自动化发展对秘书工作的影响”。

【关键词】办公自动化；秘书工作；影响

近几年，市场经济体制有了巨大变革，企业正面临着更为激烈的竞争，为了适应发展，不少企业已将电子技术应用到工作中，既保证了工作效率，又节省了人力物力财力。而对于秘书工作，办公室自动化的发展更是大大降低了其工作难度，提高了工作效率，加大了协调便捷性，但在文秘保管等方面也存在一定的隐患，需要秘书们在工作中加强管理，保证相关信息的安全性。

一、秘书工作范围

（一）会议记录。公司的会议能否顺利进行，在一定程度上取决于秘书的工作。首先，会前秘书要准备好领导开会时所需的资料，辅助会议进行。其次，会中秘书要做好会议记录，方便会后总结。最后，会议结束后，秘书要将会上的主要思想以及员工的发言建议等整理起来以供领导再次确认，也为各项决策提供备份记录。

（二）档案管理。秘书要负责掌管公司相关员工的档案、公司起草的各种相关规定以及奖罚政策，总之，就是负责所有与公司相关的文件，并对其进行分类、整理、归档以及存储。

（三）文书起草以及公文制定。秘书主要服从直属上级的领导，为上级领导分担琐碎的工作，如帮助领导起草文书、制定公文，以减轻领导的工作量，把领导的指导思想，进一步润色编辑成书面文书的形式，使其更具正式性，最后再交由领导审阅，然后下发给下级员工。

二、办公室自动化对秘书工作的便利之处

（一）增加工作准确率。计算机的应用可以帮助秘书提高工作的准确性，在处理报表相关文件时，秘书不再需要大量的计算以及反复校对，办公室自动化软件可以轻松准确地解决这个问题，通过软件进行公式计算，大大提高了工作的准确性。相对于传统的手动计算，计算机软件能够把复杂的数字问题用最简捷的方法处理，使数据统计工作变得轻松简单。

（二）提高工作效率。办公室自动化软件的应用还将带给秘书更大的便利，比如档案查询。公司内部有大量的档案，包括员工档案以及各类文件等，利用电子软件把这些档案进行分类，等到再次查询时，目录和词条一目了然，可以准确无误地查找到所需要的文件，大幅度缩短了查询档案的时间，提高了工作效率；同样，会前的准备工作也可以应用计算机办公软件，如前期资料的搜集可以借助打印复印等自动化手段，更加便捷地完成工作；而日程上的安排也可以利用电子日表，科学有效地安排会议室，避免发生需要开会但没有会议室的情况；会议记录也可以借助计算机办公软件，方便编辑和修改，而所有的这些便利都能够提高秘书的工作效率。

（三）加大了协调便捷性。办公软件的利用可以使秘书更加便捷地进行协调工作，因为秘书可以利用电子聊天工具和需要协调沟通的部门进行线上交流，而不需要离开工作岗位。秘书主要是为了配合领导进行工作，如果在离开工作岗位与其他部门进行协调时，领导有命令下达，却找不到秘书，就可能会影响工作的顺利进行，给领导带来麻烦。因此，办公软件的利用会提升秘书协调工作的便捷性。

三、办公室自动化存在的相关隐患及举措

（一）电子化管理文件易丢失。秘书工作中涉及到的内容大多与公司发展有着密切而直接的联系，甚至包括一些公司的机密文件，在保管过程中，要十分注意文件管理的安全性。电子化管理将文件都以电子形式存储在计算机里，虽然节省了空间，但也存在一定的风险，首先有黑客的存在，他们的计算机技术过硬，想要窃取一些文件很容易，而且会做得神不知鬼不覺。其次，如果没有做好相关文件的备份工作，一旦计算机出现问题，就有可能导致大量文件丢失，虽然通过维修可以将文件找回，但在维修过程中也会导致机密文件曝光，增加了安全隐患。针对这点，秘书在工作时一方面应该注意文件的密保管理，对重要的机密文件采取纸质、电子形式双保险的存储方式，另一方面也要提升自身的电子技术掌握能力，尽可能地避免文件流失。

（二）自动化处理缺少情感互动。办公室自动化软件的普及虽然很大程度上减轻了秘书工作的工作量，但是也减少了人与人之间的互动。秘书应该合理利用办公软件，利用它的高效性，但绝不能单单依靠办公软件完成所有的工作，还是应该适当地参与到工作之中。有很多人与人之间的事情是计算机解决不了的，计算机只能进行死板的工作，需要感性地工作部分还是应该由人亲自去做。因此，秘书在工作过程中，还是应该注意办公软件与实际经验的结合，实施科学化的管理。

四、结语

高中生对办公软件的利用有许多很独到的见解，同时也看到了其中存在的一些隐患，并针对隐患提出了相应的策略。在实际工作中，这些都是秘书应该注意到的，为了跟紧信息化的时代潮流，高效地利用巨大的信息宝库，秘书工作者们着实应该积极创新工作模式，更为科学地处理信息，相应的隐患防治工作也应该落到实处。

【参考文献】

[1]何嗣纯.办公自动化发展对秘书工作的影响[J].企业科技与发展，2012（14）：198-200.

[2]张弋.办公自动化发展对秘书工作的影响[J].办公室业务，2014（18）：62.

[3]杨玫.浅析办公自动化技术对秘书工作的影响[J].计算机光盘软件与应用，2013（06）：272+274.endprint