论工程设计企业档案的信息化建设

黄兆梅

【摘要】本文阐述了工程设计企业技术档案的信息化建设，分析了目前工程设计档案信息化建设中存在的问题，并且针对问题提出了相对应的提升工程設计企业档案信息管建设的对策与方针。

【关键词】工程设计；企业档案；信息化；建设

工程设计企业档案的信息化建设，是指企业按照国家法律法规的要求，根据市场需求，通过多媒体实现对企业工程设计档案进行信息的获取、管理和运用模式的建立。工程设计企业档案的目的是提高设计档案的信息化管理，提高电子档案的利用效率，从根本上提高各个部门工作的效率，为工程设计企业提供更有成效的设计档案技术保障。

一、档案信息化建设是社会发展的必然趋势

（一）满足工程设计企业档案管理建设发展大背景的需求。2000年，《全国档案事业发展“十五”计划》文件中就明确指出：“加快现有档案的数字化进程”和“加快档案信息化建设”。随着大数据时代的到来，信息化技术快速普及，国家也加大了针对档案信息化建设的研究和实施力度。对于我国工程设计企业的现状而言，档案信息建设项目涉及众多的单位与部门，涉及的设计档案种类、内容复杂而多样，导致档案建设的系统性、完整性和一致性难以保证，而传统的纸质设计档案的保管工作变得繁琐而复杂，已经无法适应工程设计企业信息化快速发展的要求。通过档案信息化建设简化工作任务、提高办公效率、适应时代发展的需求，已经成为工程设计企业面临的重大问题。

（二）满足工程设计企业的档案保护、降低成本、环保的需求。传统纸质设计档案依赖于人工整理、搜寻和搬运原始的设计档案，档案的归档、管理以及利用效率低，效率低下，成本较高。计算机技术的快速发展，实现了将纸质版的设计档案通过图纸扫描、OCR文字识别、文件转换、数据库储存等技术转化成电子档案。通过软件实现远程浏览和资源共享，提高工作效率的同时，降低成本，从根本上保证设计档案的安全，符合绿色低碳和节能环保的要求。

二、企业档案信息化建设中存在的问题

（一）工程设计企业档案信息化建设发展的不均衡性。随着大数据时代的到来，我国很多工程设计企业紧跟时代发展的步伐，成立相关部门，负责建立设计档案的信息化建设，但由于企业发展情况不同，导致建设进展的不均衡性。资金雄厚的企业由于种种优势，档案信息化建设发展速度快。而对于中小型企业而言，需要吸取国内外先进工程设计企业档案信息化建设的成功经验，做足功夫，以适应激烈的市场竞争。

（二）工程设计企业档案信息化建设过程的复杂性。虽然我国很多企业已经开展了设计档案的信息化建设工作，但受档案建设技术不规范、技术不成熟等因素，导致设计档案信息化进程发展缓慢。纸质版档案由于比较符合人们日常使用习惯，导致员工在借阅设计档案时，需要向工作人员求助，再经过填表格，经领导批准签字才能借阅使用，致使工程设计企业档案信息化建设过程的复杂性。

（三）工程设计企业档案信息化建设过程中生成的不规范性。由于设计人员提交的原始档案文件格式都为Word、Excel、CAD等，容易实现复制、删减等操作，只能作为备份文件保存。由于设备水平的局限，设计档案的可靠性性、直观性和安全性不如原始的纸质档案可靠。另外，一些工程设计企业的电子档案采用粘贴的方式，无法保证电子档案的合法性和有效性。这就要求工程设计企业必须制定有效的管理措施，确保电子技术档案符合规范要求。

三、提升设计档案信息化建设水平的措施

（一）依法律法规要求生成规范的电子设计档案。根据《中华人民共和国电子签名法（修正版）》的要求，使用加密软件确保电子档案电子签名的唯一有效性，确保其法律效力，切实维护工程设计企业的合法权益。各企业必须严格依据国家的法律法规来规范电子签名的要求。

（二）完善工程设计企业的电子设计档案建设管理流程。首先，由设计人员将设计图整合后转化为带签名的PDF电子文件，进行归档验收和发图，解决针对设计图纸繁多、打印签名不方便等问题进行针对性突破。在出图环节，设计图部分可以用归档的电子档案文件印发设计图。可以避免使用大量图纸，节省成本和员工工作时间。其次，根据《项目电子技术档案归档与发图信息化管理流程（试行）》文件精神，针对不同设计项目采用不同专业级试点，然后，针对其中具体的项目装置进行全专业的项目级试点。通过试点应用，不断修改和完善档案设计流程。加强员工的培训力度，使设计人员能够准确理解和掌握电子技术档案归档工作的流程和要点，提高了项目工作效率。

（三）加强档案信息化管理人才队伍建设。企业可以采用外部招聘、内部竞聘、返聘专家等方式引进人才，满足企业针对档案信息化管理对人才的需求，除此之外，组织员工培训有关电子档案电子化建设的能力与知识、提高薪酬福利等措施，留住和培养档案信息化建设和管理人才。

四、小结与展望

工程设计档案电子化建设是企业规范化成长、大数据时代发展的必然选择。因此，这就要求工程设计企业必须投入专职管理人员全程参与电子档案的建设，建立电子档案建立的规章制度，完善设计档案信息化档案建设的规范流程，严格要求员工依章行事，提高员工的综合素质能力和管理能力，提升工程设计企业的核心竞争力，保证能在激烈的市场竞争中脱颖而出。

【参考文献】

[1]陈雁南.勘察设计企业档案信息化建设研究[D].云南大学，2013.

[2]朱丽梅.档案信息化建设的绩效评价研究[D].华南理工大学，2014.