新形势下做好机关档案管理工作的对策研究

高丽

【摘要】在新的发展背景下，对养老保险档案管理工作提供了更多的挑战和考验，要求档案管理人员要转变意识，正视管理中的不足，采取积极有效的对策，进一步提高管理效率。本文分析当前养老保险档案管理中的不足，并提出对策，拟为养老保险档案管理提供有效借鉴和参考。

【关键词】新形势；机关档案管理；对策

在经济全球化、信息高速发展的时代背景下，全面实现养老保险档案管理信息自动化已经成为档案事业的发展趋势。为此，养老保险管理部门应该努力借助互联网优势，对现有的管理模式进行改革和创新，采取各种科学合理的档案管理措施，借此提高档案工作效率和服务质量。

一、当前我国养老保险档案管理存在的不足

（一）档案信息化建设意识不高。很多养老保险管理部门缺乏信息化管理意识，忽略对档案资源的管理，没有把档案资源管理当成管理中一个重要的组成部分，导致整体的档案管理水平停滞不前。随着计算机技术的高速发展和大力普及，机关信息化建设步伐也得到加快。从过去手动管理、纸质保存资料逐步转为计算机管理、电子保存，并开始创建局域网，应用办公自动化系统以及信息系统等对档案进行管理。但是由于很多管理人员对信息化的认识不够深入，档案信息化建设的重视程度不高，导致档案管理信息化水平较为落后。

（二）缺乏一套档案信息化建设管理标准。养老保险档案管理是否规范与标准是实现档案信息化建设的重要前提条件，更是提高档案信息化水平的一个决定性因素。但从实际的养老保险档案管理工作来看，还缺乏一套严格的管理制度和标准的操作流程，导致在开展档案管理收集、整理、归档、立卷以及保管和利用这些工作环节时无法可依，无据可循，整体管理工作毫无秩序，混乱不堪。例如：档案管理的数据储存方式与接口存在着技术问题，导致数据信息没有得到有效的转换、对接以及共享，这些都给机关档案工作实现信息化管理产生了不同程度的阻碍。

（三）缺乏统一的软件应用系统。在养老保险档案管理工作中，很多地方采取多部门、分散式共同管理模式。这种管理方式促使整个管理工作没有统一的软件系统作为指导，在操作过程中形式不一，大大降低了档案的信息化水平，最终导致很多文档缺失。同时，很多部门所应用的管理软件还较为落后，部分还依然应用单机版系统来进行档案管理工作，导致系统难以顺利实现兼容、对接、升级以及更新，给系统維护增加了难度，以至于无法满足现代化管理的需求。

二、加强养老保险档案资源管理的对策

（一）加强养老保险档案管理信息化建设。养老保险管理部门加强档案管理信息化建设，完善基础设施配置。例如：扫描仪、打印机、计算机以及数码相机等等这些设备都缺一不可，只有设备配备得当，才能实现档案部门数字化管理，进一步提高数据处理的能力，确保档案部门具备强大的数据存储功能。同时，还要努力完善影像存贮系统、通信系统等现代化管理系统，配置完善各种子系统，应用各种现代化新型软件，进一步满足现代化管理的需求。在收集、分类、归档、查阅、存储等工作环节上充分利用计算机来进行管理，从根本上来提高档案管理的信息化建设水平。

（二）加强养老保险档案信息化建设的同时保留传统保管方式。充分借助计算机互联网的优势，加强对养老保险档案管理工作。在档案查询以及存储方面，应该努力提高档案的信息化和数字化水平。由于当前的电子文档不具备法律作用和凭证作用，为此，无法完全替代实物文档。所以，在实际的档案管理工作当中，除了要努力加强档案管理工作的信息化建设水平之外，还应该要适当保留传统档案保管工作方式，把重要的实物档案保管好，确保电子文档和纸质文件同时进行归档保存，方便日后的查找和阅读，充分保证纸质文件自身所具备的凭证以及法律作用。

（三）提高养老保险档案信息安全管理。档案属于一种原始性的文件，应保证文件的完整性，防止文件在途中被恶意篡改。为此，养老保险档案管理部门的工作人员一定要努力提高自身的管理技术水平，利用防火墙、网关等技术来提高档案的安全性，防止档案受到网络的攻击以及黑客的不法侵入。在档案的网络中心系统当中，设置难以破解的密码权限，采用数字签名、实脸认证等高级机密技术，对电子文档实行严密的防护。同时，加强对纸质文件以及实物档案的保管，把其放置在保险箱内，保险箱设置好密码，防止密码的外泄。任何人想要得到查询文件，需要经过有关部门领导签字同意，方可由档案部门管理工作人员提供。此外，对于各种档案数据需进行备份，加强对电子文档的监测以及维护工作，保证档案的安全性。

（四）提高养老保险档案管理人员的综合素质。聘用具备档案管理知识的人员负责档案的管理工作，定期对他们进行档案管理技术知识的培训。此外，养老保险相关部门还应该采取奖励机制，激发他们工作的积极性，加强对新人才的培养力度，为养老保险的档案管理工作提供充足的人才支持，确保养老保险档案各项管理工作得以顺利开展与实施。

三、结束语

综上所述，当前养老保险档案管理工作还存在很多不足，为了进一步提高档案管理水平，需要不断完善养老保险管理制度，提高现代化管理意识，加强档案管理信息化建设、采用各种有效管理对策，推进养老保险管理工作实现可持续发展。

【参考文献】

[1]黄建峰.档案信息化中的标准建设——以福建为例[J].中国档案，2015，19（02）：99-101.