加强档案管理 推进基层商会规范化建设

陈碧云

【摘要】商会档案是商会的重要财富，加强档案管理工作是基层商会组织规范化建设的重要内容。本文从基层商会档案管理的实际出发，分析了当前基层商会档案管理不规范的现象，提出了加强基层商会档案管理的对策。

【关键词】基层商会；规范化；档案；管理

基层商会是乡镇非公有制经济人士依法组建的社会团体法人，是工商联工作臂膀的有效延伸。文成县注册登记经济类商会社团法人22家，其中基层商会（协会）20家，会员1327人，遍布各个行业。档案资料是商会发展历史的真实凭证，是商会开展各项工作的必要条件和第一手资料，是商会的资产和无形资产的重要组成部分。加强商会档案的管理工作，是商会组织规范化建设的重要环节。本文着重探讨基层商会档案管理工作。

一、商会组织档案管理的内容

笔者认为，作为一个规范的商会组织，其档案资料主要包括以下几个方面，应分门别类加以整理归档：

（一）商会筹备资料。该部分档案是商会作为一个社团法人注册登记的必备资料，主要包括商会成立的申请报告、筹备组名单、商会章程、上级组织批复文件、社团证件、商会选举办法、商会各项制度等。

（二）会员档案资料。该部分档案是会员资料数据库，也是档案资料中最重要的组成部分，同时也可直接作为非公有制经济人士综合评价的参考性资料。包括会员身份资料、个人简历、企业动态经营状况（每年定期更新）、会员个人建议（定期更新）等。

（三）财务收支资料。该部分档案记录商会经费收支情况，需定期公开并按时向会员大会作总结汇报，也是商会换届交接资料的重要组成部分。包括会费收取、日常开支、工资发放明细等。

（四）商会收发文件。该部分档案是反映上级要求和商会办会方针、工作安排、人事等事项变更的文件。包括上级文件和商会重大决策文件，也包括商会年度工作计划、总结、会议纪要等。

（五）重大活動记录。该部分档案记录商会培训、考察、慰问等活动，既可以文字形式保存，也可以影像形式保存。

二、商会档案资料管理方面存在的问题

“五有五好” 是新形势下商会组织建设的标准（“五好”即“领导班子好、队伍建设好、办公场所好、制度落实好、服务开展好”。“五有”即“有办公场所、有专兼职人员、有规章制度、有档案资料台账、有经费收支保障”），有档案台账资料是其中的重要内容之一。但目前基层商会档案资料管理方面存在许多不规范的现象，主要表现在以下几个方面：

（一）档案资料台账缺失。通过对我县20个基层商会的走访和查询，笔者发现除了民政部门强制性年检所需资料以财务收支材料尚算完整外，商会档案资料缺失现象十分普遍，包括会员档案资料过于简单，多年未更新；上级文件及商会重大决策资料缺失；商会重要活动无记录，商会聘用人员无劳动合同等等。

（二）档案资料管理无序。档案资料保管混乱、无序，未分门别类地进行归档整理也是基层商会档案资料管理的突出现象，基层商会普遍没有建立文件收发和资料整理归档制度，档案资料管理充满随意性，不但不方便查找，还容易造成档案资料的遗失。

（三）管理人员业务不熟。我县20个基层商会均聘有秘书长及办公室财务等人员，档案管理主要由秘书长负责。由于秘书长人选主要重视人脉、协调能力等条件，年龄普遍较大，对档案资料管理缺乏专业知识。再加上基层商会管理上的松散性，对档案资料的管理未提出具体要求，因此造成了商会档案资料管理的不规范。

三、加强和改进基层商会档案资料管理的措施

基层商会档案管理工作的不规范现象，除了商会及管理人员自身的因素以外，更深层次的原因就是对基层商会的管理没有跟上，要求没有明确，人员和经费没有保障。因此加强和改进基层商会档案资料管理，推进基层商会组织规范化建设，笔者认为需从以下几个方面着手：

（一）从制度上加强要求。县级工商联部门要真正以“五有五好”的标准要求加强对基层商会的管理，要以制度的形式明确对基层商会档案管理工作的要求，解决基层商会档案管理的“标准”问题。细化及明确档案资料的范围、保管形式、操作守则、人员职责、更新与保管期限等内容。同时工商联部门还应加强与民政部门的互动合作，在基层商会组织年检时明确提出对档案管理工作的要求，从而进一步提高基层商会加强档案管理工作的自觉性。

（二）从技术上加强指导。在明确工作标准的基础上，县级工商联还应积极组织基层商会工作人员开展档案管理培训，或以现场技术指导等方式提升基层商会档案管理人员的业务水平。同时向基层商会提供统一的会员登记表、会员企业调查表、会员意见建议表、文件收发登记表等各类统一的表格模版，使基层商会档案管理不断趋于统一、规范。有条件的基层商会还应努力将信息化手段融入档案管理工作，委托开发商会档案管理软件，或将商会档案资料进行扫描后分类存储，以方便保存与查找。

（三）从人员经费上加强保障。县级工商联要督促基层商会落实档案管理的工作人员与经费，使社团档案有专人负责整理，配套必要的工作经费，为商会档案管理工作提供必要保障。同时县级工商联要协助和督促基层商会将档案管理工作制度化，定期开展档案资料整理工作，不断提升档案管理工作的水平。

【参考文献】

[1]杭州湖北商会档案管理制度.杭州湖北商会，http：//www.hzhbcc.com/about/zhidu/1479.html.

[2]杭州经济技术开发区白杨街道现代服务业商会资料档案管理制度.百度文库，https：//wenku.baidu.com/view/faaa9cdcec3a87c24128c404.html.