电子档案管理在高校档案管理中的分析

周向东

【摘要】在当今信息化社会发展背景下，电子档案被应用于日常工作与管理中，是现代信息化社会的重要组成部分，任何事物都有两面性，高校档案管理将面临新一轮挑战。本文针对高等学校档案管理工作，分析了电子档案的特点，对加快建设电子档案、实现纸质文档到电子档案的过渡、提高档案管理工作效率等问题作出详细阐述。

【关键词】电子档案管理；高校档案管理；分析

档案记载着高校的教育历史，是全校师生和日常教育教学活动的真实记录，价值很高。档案管理的地位在高校档案管理工作中至关重要。根据目前高校档案管理现状，传统管理模式已经不完全适应当今信息化社会发展的需要。电子档案应用于日常办公，以其独特优势，让工作更加方便、快捷。逐渐被运用于各个领域中，本文立足高校档案管理现状，分析电子档案管理在人事管理中的应用，提出高校档案管理中电子档案的应用策略。

一、高等学校档案管理的现状

（一）档案管理工作量大。高校每年都有大量生源、教师的档案变动，学生入学、毕业生就业、继续学习深造，高校学生流动性强，档案管理工作数量大、变动不稳定，远距离传送，跨地区、跨省市等，档案的保存、维护，都需要消耗相当大的人力和物力。

（二）电子档案信息化程度需要提高。信息科学技术是比较高效的信息来源，但是目前的高校档案管理还不十分完善，没有充分发挥其优势。纸质档案还是当前高校的档案管理的主要保存手段，电子档案工作只是起到辅助功能，只用于交换、检索、保存。电子档案管理仍处于初始阶段，管理人员操作方法有待完善，还未充分发挥电子档案管理在计算机网络中的最大效用。

（三）电子档案管理操作不一致。每个高校的实际学情和档案管理情况都不一样，完整的电子档案管理体系需要高校结合自身情况，设定相应规范、制度，各高校对电子档案管理工作步调不一致，甚至各项档案之间相互抵触，这就严重阻碍了高校电子档案管理效率化进程。

二、电子档案的优越性

（一）利用计算机科学技术，提高档案管理工作的效率。传统档案管理工作需要誊写、统计、存储，需要大量人力物力，利用计算机网络对档案进行收集、分类、查阅、统计和存储等处理，相对传统纸质档案管理，可以节约人力物力，而且可以尽可能减少错误疏漏，提高信息的可靠性与正确性。

（二）通过计算机网络，实现信息共享与交流。传统纸质档案管理过程繁琐、麻烦，查找文件档案很困难，信息调度、共享效率低。电子档案可以利用计算机办公软件，实现高效管理、搜索引擎方便灵活、查找文件简便快速，可以分类管理不同体系的文档，使文档调度与管理更加快速简便。

（三）电子档案安全性能高、传输速度快。电子档案传输速度快，存储空间大。电子档案能实现档案资源传递与共享，提高文件时效性与安全性。而且，电子档案保存条件要求低，比普通的纸质文档存放要求低，稳定性比较强。

三、加强高校档案中电子档案的应用

（一）加强储存设备建设。电子档案在传输中有一定风险性，要重视传输过程，加强建设档案储存安全性，对相关设施进行更新、检查、维修、升级，定期检测相关设施，更新网络维护服务期，清理与维护电子档案管理环境，设立电子档案监督员，定期备份、更新存档重要文件，加强使用者身份实名验证、网络建设维护等，有效提升计算机设备安全性，最大限度保障档案安全性，在储存、传输、运用操作过程中，保证电子档案的持续性、发展性、保密性。

（二）完善相关规章制度，规范操作流程。提高电子档案管理的人性化管理，重视工作人员职业技能与职业道德，培养工作人员安全高效操作意识，加强工作人员入职培训，提升档案管理人员的职业素质与管理能力，要求规范高校电子档案管理安全性与保密性，熟练掌握电子档案管理应用技巧，可以熟练地管理与接收计算机信息，推动电子档案现代化管理进程。在电子档案管理具体的实施过程中，科学完善相关规章制度，立足高校实际办学情况，开拓创新。

（三）优化服务方式，拓宽电子档案管理功能。档案管理人员应该尽力挖掘档案馆藏资源，重视处理、加工等过程，充分运用信息技术、多媒体技术、光盘技术，坚持档案管理便捷、快速、个性化，真正实现电子档案资源安全性共享。其次，合理妥善保存电子档案信息，可以儲存在光盘里，实现计算机技术具体操作，档案管理人员坚持“以人为本”的服务准则。构建网络在线高效服务体系，提供在线咨询服务，更好地服务于电子档案管理。

（四）加大电子档案管理资金投入。在高校档案工作中，应该建立专项使用经费，要加强电子档案管理信息化建设，将电子档案管理经费纳入高校学校预算；为电子档案管理提供电子设备，保证充足财政支持，保障网络稳定运行和资源库更新。在总体规划下，制定高效、科学、合理的分期方案。重视档案管理相关环节，加强电子档案管理安全性和高效性建设，构建信息化平台，制定科学的管理模式，实现档案管理效益最大化。 （下转第132页）（上接第145页）

四、总结

时代在发展，电子档案管理的作用是非常重要、不可忽视的。我们应该不断分析、总结、创新，优化电子档案管理服务方式，规范相关制度与操作流程，确保信息安全性、保密性，为现代信息化建设提供更好、更高效的服务。

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