浅谈信息化时代药检档案管理的未来趋势

刘丹

【摘要】中国的信息产业发展突飞猛进，药品档案部门在进行档案管理时，不是单纯的集合而成，而是逐渐丰富为文件信息的收集、交流以及咨询服务。应不断加强自身的现代化建设，提供全面、准确、高效的全方位信息服务。药品检验档案信息作为一种重要的资源，在医药行业和全社会的和谐发展中发挥着重要作用。

【关键词】药检档案；有效管理；趋势发展

药品检验所是国家药品监督保证体系的重要组成部分以及技术支持部门，执行国家药品监督检查规定，中心工作是质量监督和药品检验，主要的责任是执行监督生产质量、检验分布、使用药物和其他方面。随着药品质量监督检验工作的深入开展，做好药品检验所档案管理工作，已成为全面管理药品检验工作的基础。

一、未来趋势之一：领导愈加重视

一个单位档案工作的好坏，直接关系到单位领导的重视程度，特别是面对新形势下档案管理工作中出现的难题，领导重视与否，有着举足轻重的作用。因此，档案馆应改变工作的从属地位，加强各级领导对档案工作的领导，不断的提升综合档案室建设，特别是档案室基础设施建设，对其设备配置、文件保护、人员培训等单位列入发展计划，并及时根据经费的状况不断进行增加，在任何情况下，对于综合档案室的设施以及设备不随意占用，保证档案室以及库房实际的用途。此外，各级领导也应该清楚，对于档案管理，应当实行“集中管理、统一保管”的原则，加强档案工作，确保档案收集齐全，从而提高药品检测效率，药物档案为事业发展服务，是档案管理工作的目的。

二、未来趋势之二：电子档案和纸质档案并行管理

（一）将现有的纸质档案转化为成电子档案。现有纸质档案，根据存储、使用等因素形成相应的电子档案，即纸质档案数字化。纸质档案数字化过程通常有两种途径：一是单位接收外部文件时，实行数字化归档；二是对已经归档的纸质档案，进行数字化管理，使得档案具有两种形式。

（二）电子档案转换成纸质档案。为实现档案长久可读性，在日常操作中，将电子档案转化为纸质档案，这种转变也有两种方式：一是直接在计算机中完成档案的制作，二是接收电子文件（以电子邮件、电子公文传输系统）传输后，通过纸质的形式，输出后形成的。在这两种情况下，文件有两个版本，形成电子文件和纸质文件管理双轨制。

（三）同一内容的电子档案和纸质档案进行同步归档。对于相同内容的电子文件和纸质文件，都应当对其进行同步归档。这不仅解决了文件的真实性和完整性，而且还可以解决用户对其利用的广泛性以及共享性，实现电子文件和纸质文件之间的相互互补。

（四）电子档案与纸质档案之间进行通道的建设。通过进入档案信息管理系统获取档案，一旦电子系统出现故障，可以手动检查纸质版本，如果纸质档案不小心销毁，就可以在信息系统中找到，从而实现档案信息化的合理性。

（五）条形码的形式，对药品档案的进库出库进行有效管理。目前，许多药物的归档、借阅记录，采用的是手写记录的形式，此种记录方式不能快速知道何种信息已经归档，何种文件被借出，如果登记不小心弄丢了，所有的数据将丢失，这将对文件管理带来很多麻烦和不便，图书馆登记入库所引用的档案管理信息的条形码的文件信息的药物控制，这不仅可以节省麻烦手动记录，并可以统计数据更方便，使档案管理更方便、准确。

三、未来趋势之三：制度建设更为合理化

（一）建立健全档案工作管理机制。提高档案工作程序，理顺单位之间的关系，档案管理逐渐从多分布过渡为集中的综合管理，使档案工作每一个环节和各方面的规范要求，确保档案管理工作的各个环节不脱节。

（二）坚持档案检查验收制度。由于药品检验档案是科学技术和药品检验的历史，它不仅反映了单位业务活动的实际情况，而且也解释了整个业务工作的历史。对于当前业务工作、科研服务以及今后的工作服务来说，是一项宝贵的科技资源和技术储备。

（三）档案工作和业务工作要共同重视。作为对质量管理体系的药品检验所的一部分，纳入单位年度目标管理责任制，不仅与各部门、全体员工的经济利益有关，在评价中，促生了一定的倾斜政策培训。为了促进人事档案工作和兼职人员对文件的主动收集以及主动分类，从而保证文件的完整性和系統性。

（四）进行药检科研档案保证金制度。在年度奖金和药品科研项目中，明确一定数额的档案保证金，按时完成并按时到备案室，保证档案的完整性、制度性、准确性。

四、结束语

总之，药物档案的管理必须与时俱进，跟上时代的步伐，科学管理，以适应新形势的需要，实现自身价值的药物档案管理工作，为打开档案管理工作的新局面，更好地促进医疗事业的发展和社会的进步。

【参考文献】

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