高校人事档案达标考核中缺漏材料补充之思考

张双英

【摘要】本文从高校档案达标考核中补充缺漏材料实际存在的问题入手，分析缺漏材料补充原因之所在，并试图提出更加科学、合理的应对策略，为进一步规范管理干部人事档案起到一定的指导作用。

【关键词】人事档案；达标考核；缺漏材料；补充思考

高校人事档案是人事、组织部门在其工作活动中形成的记载和反映每位教职工思想品德、工作成就、业务能力的历史记录材料，这是教职工培养、选拔、使用和管理的重要依据。近年来，为进一步贯彻落实中央组织部对干部档案工作实行目标管理的要求，各高校以干部人事档案达标考核为契机，以达标考核为推动力，高标准、严要求，全面开展干部人事档案整理工作。在达标过程中，高校干部人事档案缺漏材料的补充应引起高度重视。本文试图从缺漏材料补充的实际操作来思考此问题并找到相应的对策，为进一步规范干部人事档案起到一定的指导作用。

一、达标考核中补充缺漏材料存在的问题

根据目标管理达标考核的要求，个人档案必须完善。由于历史的原因及各种人为因素，干部人事档案中缺少证明个人业绩、考核、学历、职称等方面至关重要的材料以及缺填某些信息，个人或现在所在单位必须千方百计把缺漏的材料补齐及缺漏信息补全，否则，单位不达标。为满足达标规定并顺利达标，部分高校八仙过海各显神通。在实际操作中，主要存在以下问题：

（一）补填内容严重失真。达标要求相关材料信息缺漏的需补填完整，实际操作过程中，档案人员机械地理解为所有的材料信息都需补填。于是时间久远的档案材料因个人记忆不清补填部分内容失真严重，同时在一份材料中出现了多种字迹和墨迹。笔者认为，这样的做法有失档案材料的原始性、真实性。

（二）补充材料滥竽充数。对于档案中缺漏的个人材料，因历史原因和传统习惯的影响，高校人事档案补充工作的重点还在强调要把个人政治历史、家庭社会关系以及各类奖励等方面的材料补齐，而反映个人业务能力、技术专长、学术著作、科研成果类材料的缺失却没有引起重视，无关紧要的补充材料有滥竽充数之嫌。达标过程中补充材料的做法造成了现行人事档案包含信息片面，不能真实体现出教职工的突出成绩，失去了人事档案在考察和识别干部上的真正意义。

（三）补充说明千篇一律。为顺利达标，干部人事档案中关系个人至关重要的陈年档案材料通过各种途径无法获取的，一些高校照葫芦画瓢，几乎采取千篇一律的方式进行个人说明，要么是时间久远无法找到，要么是多次搬家遗失等。这种近乎雷同的补充说明完全失去了档案的原始性、权威性。

二、缺漏材料补充的原因分析

近年来，随着人事制度改革和经济体制转变的深化，高等教育进入了超常规跳跃式的快速发展时期，高校人事管理也处于复杂的社会转型期，客观地分析高校人事档案缺漏材料的现状，有利于理顺人事关系，促进高校人事档案制度的完善。

（一）档案材料收集及归档工作缺位。1.缺乏通畅的档案材料收集网络。收集材料是档案工作的重要环节。因干部档案材料政策性强，涉及部门多，收集归档工作难度大。高校现行的档案材料收集手段还很传统、落后，没有形成有效、通畅的人事档案材料收集网络。一些高校没有按照中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，结合本单位实际情况，制定出人事档案收集归档制度，也没有形成自己的实施细则。目前，收集方式主要依靠档案管理部门主动索要，未形成有关部门主动送交归档材料的意识及相关转交制度。高校内部各层次人员的继续教育和学历、学位的变更，特别是反映个人科研领域能力、科研成果业绩、重要奖惩等非常有价值的材料基本上散落分布在各部门。而这些部门无意识或延迟将手中的档案材料交给人事部门收集，这样时间长了就造成了归档材料遗失、缺损等情况，归档材料就很容易出现不及时、不规范的现象。因缺乏通畅的档案收集网络，导致档案材料收集不全面，给档案管理和干部晋职、晋级、提拔任用工作都带来很大的难度。2.归档要求不明确，操作不规范。高校人事档案管理部门对人事档案工作有一定的认识，虽然建立了人事档案归档制度，但在不同程度上存在执行不严格、操作不规范等现象。有的高校对收集的材料不及时整理，甚至存在材料多年并未归档的情况。另外，归档材料内容不准确也给高校人事档案管理带来了较大困难。现在人事档案中有较多的材料是经本人或经其他相关部门填写的，如干部履历表、年度考核表、学生登记表等材料中的出生时间、参加工作时间、任职时间前后不一致，出现了很多的错误。如一个人的出生年、月前后相差两年以上甚至五六年的，这样，此教职工的退休时间就会引起争议。档案材料归档不及时、操作不规范、内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。3.档案人员的业务素质欠佳。《档案法》对档案工作人员素质要求规定为：“忠于职守、遵纪守法、保守秘密、具备专业知识并接受岗位培训。”但在高校中，管档人员大多是兼职档案员，这部分人没有经过业务培训，对档案业务不熟悉，只重档案材料的数量而不顾质量。而且分布在部门的一些档案人员责任心不强，对档案收集工作不重视，没有真正做到将档案材料及时送交人事档案管理部门，而是把一些重要文件长期留在自己手上，甚至出现材料丢失现象；还有的部门档案人员认为档案是人事部门（组织部门）的事，不积极主动地做好收集工作，抱着一种收多收少一个样的偷懒心态，严重抑制了高校人事档案收集水平的进步。令人堪忧的是，组织人事干部平时工作繁忙，很少有时间参加专业知识学习，这样造成了管档人员业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，造成一些人事档案材料填写不够规范，存在着不该进档的进了、该进档的没进，加之人事档案材料收集制度不够健全，致使一些别有用心的人为了达到某种目的，进行改档或伪造人事档案等，严重影响了档案的真实性，给人才的评价与任用带来诸多困难，使档案失去反映客观情况的价值。

（二）渴求人才而忽略其人事档案的重要性。“发展靠人才”已成为当今世界的共识，“谁拥有了人才”谁就有了未来。在国家实施“科教兴国”“人才强国”的战略大背景下，对人才的渴求自然也成为高校求生存求发展的重心。于是许多高學历、高职称的人才被吸纳进来。通过达标工作发现，在引进的高层次人才中，人档分离，弃档现象比较严重，在人事调动中无法正常转递档案。引进的这些人才中大部分档案材料不是差年度考核表，就是差学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等反映个人经历的重要材料，特别是从人才市场引进人员档案材料缺漏现象更严重，无法反映其工作经历，致使工龄前后无法衔接。高校这种渴求人才而忽略其人事档案重要性的做法，不但被引进人才的切身利益深受影响，而且给人事管理工作带来很大困难，严重影响了干部人事档案的真实、完整利用。

（三）相对人知情权的缺失。我国人事档案封闭性管理运作制度决定了人事档案的产生是在秘密状态下进行的。档案的相对人除知晓自己填写的相关材料中自身基本情况外，至于究竟哪些材料需要存档都一无所知，更何况档案中缺少哪些材料更无从知晓。正因为相对人对档案知情权的缺失，有教职工觉得把自己通過多年努力才获得的学历学术材料、重要奖励材料交给档案部门不放心，于是长时间保留在自己手上，有些干脆一直放在自己手里；在当前市场经济形势下，还有一些教职工对人事档案持无所谓态度，认为人事档案可有可无，认为考察档案不如考察现实的人，对人事档案的收集工作更是漠不关心，如此种种，导致该归档的材料不能及时归档甚至断档。

三、缺漏材料补充之应对

人事档案是个人在各个时期、各个地方所形成的有关材料的原始性和真实性的集合体，要发挥人事档案的作用，材料必须齐全，必须能全方位反映一个人的全部历史。对于缺漏材料的补充，笔者试图提出如下应对策略：

（一）建立现代化收集材料渠道，规范归档要求，提高档案人员素质。高校干部人事档案材料的收集，主要是通过接收各部门归档的案卷材料来实现的。但当今社会已进入信息化时代，人事档案管理的重心应从手工管理转移到信息化管理上来。要把这项工作做好，只有学校领导重视、各业务部门支持、档案人员共同努力，力争每个部门都有专人负责，建立一个纵横交织、上下贯通的档案材料收集网络。在日常工作中，档案人事部门要利用喜闻乐见的方式加大宣传力度，促使本校各部门在平时工作中，明确本部门档案材料归档范围、归档要求，重视人事档案资料的准确、完整、规范移交，确保人事档案材料的及时并规范归档。

现有人事档案管理人员不仅要具有较高的政治素质和高度的责任感，而且要谙熟人事档案管理业务的各个环节和基本要求，加强其职业技能的学习，为适应档案工作的发展与需要，同时要具备应用现代信息技术手段管理人事档案，实现档案的基础管理与信息管理的有机结合，提高工作效率，提高档案质量，维护档案的完整与安全。

（二）确保引进人才与其人事档案形影相随。随着经济和社会的跨越式发展，“人才强校”战略已成为各高校的共识，而人才引进则是他们实施其发展战略的重要举措。当今社会，人才的引进在一定程度上触发了人才流动，整合了人才资源，促进了科技进步，是符合时代潮流的人才竞争方式。但不管采取何种方式招揽人才，各高校都要确保引进人才与其人事档案形影相随。因为人事档案是人才的发现、选拔和培养的重要依据，是人才信息的可靠来源。它最真实、最全面反映了人才的专业及进修经历等第一手材料，同时更直观地反映出人才的综合素质。在引进所需人才时只要查看其本人的人事档案就能对人才作出客观、公正的评价，确保所引进的人才各方面符合高校实际发展需要，促进人才梯队的合理构建。人才引进与其人事档案的不离不弃，一方面避免仅凭短时间的接触印象或靠人际关系而引进的人才给高校带来负面影响，另一方面，也提高人事档案的实用价值，尽量避免了“弃档”现象的发生。

（三）适度公开人事档案，彰显知情权。在市场经济条件下，建立以人为本、适度开放的人事档案管理体系，增强人事档案的“透明度”，让教职工获得对自己人事档案的知情权是适时之举。这就要求加速人事档案管理的开放性进程，需要剥落人事档案的政治化、神秘化面纱，让每一位教职工了解归档材料的要求和内容，充分认识到自己在平时工作中所形成的文件材料、取得的科研成果以及所完成的论文、专著等，不仅是个人劳动和智慧的结晶，更是学校和国家的宝贵财富，是国家全部档案的组成部分。

在知情权保护成为社会共识的背景下，打破人事档案传统的管理模式，对本人有条件地开放个人的档案材料，实行人事档案的公开、透明管理，从而形成一个人人重视档案、人人具有档案法律意识的好氛围，促进大家积极主动将档案材料交给人事档案管理部门。

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