提高新时期企业办公室秘书素质的基本要求

2017-10-28 20:10:03 企业文化·中旬刊 2017年10期

李智

摘要:经济的大幅提升使得企业也在逐漸进行改革,对于企业的办公室秘书也有了更新更高的要求。在新时期,需要企业办公室秘书提高自身的综合素质,做好相关的专业工作,提高自身的工作效率才能做好秘书工作,适应企业的需要,为企业的发展做出自己的贡献。

关键词:新时期;企业;办公室秘书;素质

现阶段,办公室秘书的工作是非常重要的,其能够沟通各个部门的信息,把领导对各个工作的要求转达给每个相关的部门,并且还要协调各个部门之间的关系与工作,使得领导的要求能够按时达成。因此办公室秘书的工作是非常关键的,需要不断提升他们的素质,进而促进企业未来的发展。

一、具备良好的综合素质是提高企业办公室秘书素质的基础

办公室秘书的综合素质包括身体素质、心理素质和思想方面的素质。具备良好的身体素质才可以保证能够做好秘书工作,才能保证工作任务不因为身体原因而被影响。还要具有过硬的心理素质。因为秘书的工作需要与企业的各个部门进行联系,必须要能够具有过硬的心理素质才能保证自己的情绪不会因为周围环境的变化而产生问题,需才能保证以平和的心态来处理遇到的各项事务。具备思想方面的素质是指要秘书需要具有实事求是的思想作风。在工作的过程中,需要从实际情况出发,根据实际的需要进行工作,按照要求实事求是,还要做到客观准确,对于因为自身原因导致的错误,要勇敢地承担责任并及时改正错误。并且,还要在具备谦虚谨慎的工作态度。按照相关的要求与原则来进行工作。

二、拥有扎实的文字功底是做好秘书工作的保证

秘书可以说是企业领导的最有力的助手,其主要的职责有两个方面,一方面是进行记录工作与抄写工作,包括对领导的口授事物进行记录,对会议内容进行记录,对相关的电话内容进行记录等等。而抄写是对一些经过多次修改和斟酌的文稿来誊写,方便以后的再次修改以及相关的打印工作。另一方面是对文稿进行起草工作,这个工作也是秘书最重要的工作内容。在对文稿进行起草的过程中,一般情况下是通过领导与秘书共同合作完成的。有些时候领导会自己书写,秘书主要是帮助进行誊写,并根据内容进行改进与补充。有些时也可能出现领导口授文稿的重点内容,秘书主要对其进行记录,再对其进行加工和整合,有些情况下领导只是对一个要点内容进行口述,而秘书主要根据要点的内容来对相关的材料进行收集工作,再对相关的观点进行深入的分析,再形成一份完整的文稿。还有最后一种形式,领导只是根据自己的观点来制定出文稿的题目,文稿的提纲,中间用到的材料以及相关的修改工作整个过程都是秘书来完成的。需要注意的是,在对文稿进行起草的过程中,秘书可以在和领导进行讨论的过程中根据内容提出自己的观点和想法,最终形成文稿的初稿,在让领导对文稿的内容进行判断与选择。通过这样的方式形成的文稿才可以更具真实性和全面性,可以将领导的意图与观点有效地反映出来,并进行科学的实施。

三、提高秘书的工作效率是做好秘书工作的关键

企业的办公室秘书,需要面对很多复杂的工作问题,因此他们的时间是非常紧凑的,需要秘书根据实际的情况对工作内容进行全面的总结,不断改进工作方法和手段,在实践中逐渐提高工作效率,提升工作质量。首先,秘书在工作过程中要保持头脑与思路的清晰,在工作内容比较复杂时,需要理清头绪,对工作进行科学的规划,把工作中的重点内容找出来,对工作的内容进行合理的计划,使得工作可以在规定的时间内完成,并且可以保证其的质量。不可以出现手忙脚乱的情况,导致工作内容完成时间过长,效率又不高的情况发生。同时,还要在实践中把握工作的规律与特征,通过不断的观察和研究,把握工作的主要规律,根据工作的规律对工作方法与手段进行创新与改进,进而提高工作的质量和效率,节省企业的成本。另外,还要跟随时代的发展提高自身的综合素质,通过对信息技术的学习来提高对计算机的应用与操作能力,还有各种各样的办公设备,包括打印机和传真机等等设备,秘书人员必须紧跟时代的步伐,熟练掌握对各种办公设备的操作,通过这些设备的使用来提高工作效率,降低工作难度。企业可以根据需要对企业的办公室秘书进行定期的培训,通过培训来提高秘书的专业水平,还要根据培训内容建立相应的考核机制,这样来促进秘书自主地投入到对新的工作方法和手段的学习中去,提高他们的学习效率与质量。还要根据需要,比如在会议中秘书需要对相关的设备进行操作,包括计算机设备、摄像设备、录像设备、摄影等等相关的技能。只有掌握这些能力才能做好秘书工作,才可以成为领导的得力助手,实现秘书存在的价值。

四、总结

在新时期,科学技术不断进步,社会发展也日新月异,需要企业的秘书人员跟随时代的发展不断提升自身的工作能力与专业能力,逐渐提高工作效率与质量,进而为领导提供更加全面的帮助,促进企业的又好又快发展。

参考文献:

[1]刘海廷.现代企业秘书应掌握的几种知识[J].办公室业务,2013,07:1-2+6.

[2]周宇星.试析秘书的综合素质及自我培养[J].办公室业务,2015,09:9.

[3]宁赞桥.浅析新形势下国有企业办公室秘书的职业要求[J].办公室业务,2012,23:6-7.

(作者单位:青海油田采气一厂)endprint


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