浅谈家庭档案建立的几点认识和体会

2017-10-28 16:10:30 企业文化·中旬刊 2017年10期

尹国芹

现今的家庭一般都会保存数量不等的照片、往来书信、日记、发票、说明书等,这些就是我们常说的档案。一般情况下,我们每个家庭都是把这些“档案”随手放进柜子里、抽屉内或箱子里,往往造成存放杂乱,一旦使用的时候寻找起来很困难,有些很可能会被遗忘,而且也不易长久保存。对这些档案进行必要的分类、编号、编目和科学的排列,便可以说建立起了正常意义上的家庭档案。作为社会组织的最小单位、社会细胞的家庭,应不应该建立起家庭档案呢?我认为是非常必要的。定期对家里的物品进行分类归档并非为了归档而归档,而是让这些档案资料实现管理规范化、科学化,便于查找,更好地使用。建立档案,既可以为家庭成员和亲友服务,还可以为社会建设和人类进步服务。

一、建立家庭档案的必要性

随着人民群众物质生活和精神生活水平的不断提高,人们对家庭档案的建立越来越重视。家庭档案是真实记录家庭的历史、演变,是对家庭成员进行爱家教育、激励下一代成长的生动教材。可以说,家庭档案已成为每个家庭精神文明建设的一个重要组成部分。家庭档案的建立,能够提高家庭生活的质量,促进家庭成员的和睦,加深与亲人间的感情,维护与增进朋友间的友谊。

(一)建立家庭档案是社会发展的需要

家庭成员在同社会方方面面的交往中,会形成许许多多的权益证据材料,证明家庭、个人应该承担的义务以及可以享受的权利。作为趋利避害的需要,人们逐渐形成自觉的习惯,妥善管理和维护这些在家庭及社会活动中形成的法律关系的证据。

(二)建立家庭档案是家庭成员工作和生活的需要

家庭档案作为一种伴生物,是家庭成员在工作和生活中形成的有留存价值的档案。如平常保存的照片、录音带、录像带,能够直观反映家庭成员形象的变化,人们可以利用它们见证浪漫的爱情、体验亲情、友情的温馨,追思逝者的音容及寄托对子女的希望;购物发票、收藏字画、家庭成员的学习成绩、毕业证书、荣誉证书,是家庭成员学习成长经历的记录。

(三)建立家庭档案是家庭生活的需要

在家庭管理中,家庭档案管理是其重要基础部分。建立起完整齐全的家庭档案,可以为家庭中的各项管理提供可靠的信息依据,让家庭成员免去不少翻箱倒柜之苦,直接提高工作、生活效率。反之,家庭档案管理的混乱,必然给家庭管理带来许多不便,甚至给家庭带来一些不必要的损失。

(四)建立家庭档案有助于养成良好的生活习惯

家庭档案的建立,有助于人们收集生活中的每一个细节,养成良好的生活习惯,切实提高家庭档案收集的自觉性,做到置物有定位,生活有条理。使日常生活中不需要为找寻某一重要的凭证依据而浪费更多的时间和精力,减少不必要的家庭纠纷和烦恼。同时,让每个家庭成员在思想意识中注重历史文化资料的积累,利用其著书立训、传承文明、陶冶情操,提高家庭和个人的文化品位。

二、家庭档案收集整理的具体做法

家庭档案是以家庭为单位、以家庭成员为元素而形成的。简单的说,一个家庭就是一个单位,每个家庭成员就是一个内部组织机构,便于家庭档案综合材料的建立,方便于每个成员档案的管理和使用。

(一)收集材料

材料收集齐全是建立家庭档案的关键。在收集家庭档案时,包括文字、实物、照片等都要留心归档,把大量的零散的东西收集起来。当然,一些重要的、涉及个人隐私的材料很难收集。如家庭存款情况、孩子的信件等。而个人的各类奖状、证书却是很好的组成部分,包括小事材料的收集,如平时的煤气、电费、水费等单子都保管整理好。通过一件件材料的收集、一件件事情的真实记录,通过家庭档案的形式呈现出来,是相当有意义的事情。家庭档案大致可分为财产档案、证件档案、说明书档案、个人履历档案、健康档案、照片档案、荣誉档案、成果实物档案等。

(二)分类归档

1.家庭综合类。凡是涉及到整个家庭的各种载体,具有保存价值的都可归入综合类。如族谱家谱、家史、家电、户口本等。虽在某一成员名下,但属全家的如房产、汽车、账目等也归入综合类。

2.個人档案类。每个人的工作、生活、健康、学习、社会交际等活动所形成的各种材料,它真实反映了本人的历史、现状,可归入个人档案。具体包括每个家庭成员各个阶段的个人简历,个人证书(学历证书、荣誉证书、毕业证书、结婚证、独生子女证、房产证、身份证、工作证、驾驶证、教师证等),各类照片(生活照、证件照、结婚照),发表的文章、作品,收藏的邮票、票证、古籍、字画,体检表,往来书信,日常用品、家电、家具、汽车、购房、购货(支付)凭证及发票、说明书,子女从出生到上学到就业每个阶段的成长历程记录等都要收集整理。

(三)整理编目

在分好类别的基础上,按照材料形成的时间顺序进行排列,即形成时间较早的排在前面,较晚的排在后面。在档案的编号上,加盖档号章,即文件材料排好以后,有了一定的顺序,就在文件的固定位置盖上一个章,进行编号。编号是为了清晰标明材料的位置,能方便、快捷地查阅、利用,编号采用流水号的方法,如家电说明书,第一本证件,从“1”开始编起,依次按顺序将本类的所有证件档案编完。然后依据分类方案,排列顺序,编制档案目录。目录内容包括类号、件号、题目、日期、页数和备注。盒号用铅笔填,暂不固定,然后按照件号的先后顺序分门别类将档案材料装入档案盒。

三、加大宣传力度,增强全社会家庭建档意识

许多家庭不知道什么是家庭档案,更不懂得如何收集整理这些档案,从这一角度和现实生活看,虽然家家都有档案,但绝大多数家庭又没建立起家庭档案。这就需要各级档案部门加大家庭档案建档的宣传力度,提高全社会的档案意识,让广大群众在日常生活中养成收集、整理和保存档案材料的良好习惯,从而更好的将收集的家庭档案材料整理保管。建立家庭档案的目的是利用。只有家庭档案得到充分利用,家庭档案的内容才更充实,作用发挥得就越大。我们到一个家庭看到的全家福;每个月水电气用了多少钱;家用电器坏了,需要维修时的说明书和电路图;购买日常用品出现质量问题退换时需要的发票...利用建立好的家庭档案,按图骥索,便可快速便捷找到自己需要的物品。因此,家庭档案的建立,不仅能够满足家庭生活的各项需要,还有助于推进国家档案事业的不断向前发展。

(作者单位:山东临朐县档案馆)endprint


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