信息化环境下高职院校档案安全保障体系建设研究

戴婷婷

摘 要：信息化环境下，高职院校提高档案管理的安全性，建立有效的安全保障体系非常重要。文章从系统规划档案安全管理建设体系、提高档案管理工作人员的信息安全意识、建设数字化档案信息安全保障体系、重视和提高档案工作人员的综合素质水平、建立健全相关制度体系几方面，研究信息化环境下高职院校档案安全保障体系建设。

关键词：信息化环境；高职院校；档案管理；安全保障

中图分类号： G640；G710 文献标志码：A 文章编号：1008-3561（2017）29-0024-02

高职院校的档案记录了一所学校从成立到发展壮大过程中每一个历史建设时期的发展历程，是一所学校悠久文化历史的体现，同时也是学校最为珍贵的精神财富之一。研究高职院校的历史档案还能为学校的发展建设提供借鉴和参考。如今，档案管理逐渐受到了高职院校的重视，并紧随科技进步在努力实现档案的数字信息化管理。但从整体上来说，信息化环境下国内高职院校在档案管理方面还存在诸多问题，其中安全就是必须要注意的一个问题。档案具有真实性、唯一性以及历史性等特征，若是发生损毁等安全问题则会给学校带来不可估量的损失。

一、信息化环境下高职院校档案管理安全问题

（1）工作人员缺乏信息安全意识。计算机技术的普及和应用在很大程度上推动了高职院校档案管理的信息化水平，但与此同时，档案管理的安全问题也越来越突出。许多学校档案管理部门及工作人员缺乏信息安全管理意识，在实际工作中，档案管理工作者更多的是将精力放在如何建设数字化档案管理工作、如何提高工作效率等，却忽视了要维护网站安全。部分学校的档案管理网站和系统甚至没有安装安全系统，导致档案信息安全出现问题。

（2）恶意代码对数字档案的安全威胁。开放性是互联网的一大特征，这一特征让潜藏在网络上的各种病毒、木马等恶意代码严重威胁到了网络信息的安全系统。而建立在互联网基础上的高职院校数字档案管理自然也会受到这些恶意代码的影响。除此之外，随着计算机技术的进步，新型的计算机病毒也在不断产生，这些病毒的传播速度非常快，一旦侵入则很容易导致计算机信息无法再恢复，甚至会盗取各种隐私信息来进行牟利，严重破坏高职院校数字化档案管理的安全性。

（3）数字化档案管理人才大量缺乏。这几年我国高职院校的发展非常快，规模在不断扩大，但与此不相适应的是，高职院校的人才缺口非常大。信息化时代的档案管理越来越倾向于数字化管理，这就要求高职院校档案管理人才应该具备较强的计算机水平和专业知识，只有这样才能真正满足高职院校数字档案管理的需要，确保数字档案管理的安全性。但当前国内不少高职院校的档案管理工作人员不是身兼多职，就是不具备相应的计算机知识与专业知识，更不用说能够建立档案管理的数据库或是运用先进的计算机知识来更新档案管理水平、加强数字档案管理的安全性建设了。

二、信息化时代高职院校建设档案安全保障体系策略

（1）系统规划档案安全管理建设体系。高职院校可以安排档案管理人员，在相关技术人员的指导下设计和制订一份详细的数字档案安全管理的计划，并严格将其落实到位。首先，站在国家以及高职院校教育档案的角度上树立数字档案安全管理的思想，对高职院校数字档案安全管理体现的建设进行全面、整体的规划以及集中控制。其次，针对信息化环境下的数字档案和文件资源有易变性、易逝性、载体易分离性等多重特征，学校应该安排专业的网络技术工作人员协同档案管理员一起对系统的安全保障建设制订详细、实施性较强的计划，并注意选择性能优良的设备等。只有做好前端控制工作才能为数字档案提供更好的安全环境，促进数字档案的稳定性。第三，注重全程管理这一过程，它包括数字档案的产生建立到永久保存或者销毁这一整个过程对其所进行的安全管理，在这全程管理的过程中档案管理员可以采取多种手段和措施来实施安全管理活动，如对软件系统进行安全维护，提高管理人员的安全意识和技术水平等，下文将进行具体介绍。最后，对档案的安全管理活动进行客观、合理的评价，通过总结安全活动的开展，结合信息化环境下档案安全管理的实际需求来完善相关制度、技术等各方面的活动，促使数字档案安全管理活动上一个台阶。

（2）提高档案管理工作人员的信息安全意识。高职院校要重视提高档案管理工作人员的信息安全意识，这样一来档案管理工作人员才能在日常工作中自觉维护数字档案的安全，才会自觉提升自身的计算机应用水平，并通过多种手段来提高档案信息的安全性。可以说，这是提高数字档案信息安全性最重要的一个因素。为此，学校可以组织和举办相关的专题讲座，邀请业内的优秀人士进行案例分析，让大家了解和认识信息化时代重视信息安全的重要性，并聘请专业技术人才给档案管理工作人员进行培训指导，在提高档案管理工作人员安全意识的同时进一步提高他们的计算机水平，以免发生信息被泄露、盗取等安全问题。

（3）建设数字化档案信息安全保障体系。基于互联网建立的数字档案有一大功能，即远程共享，因此有些企业或者个人会为了谋取利益而利用一些手段来远程获取这些电子信息。由此可见，重视和加强网络安全技术，建设高职院校的数字化档案信息安全保障体系，对于保护信息化环境下的高职院校数字档案有多重要。档案信息安全保障体系的建设应该结合多种手段，最重要也是最常见的手段有如下几种：首先，计算机病毒防护是建设档案信息安全保障系统的关键所在，因此档案管理人员要注意在档案信息系统的电脑上下载性能优良的杀毒软件，并确保计算机一开机这些杀毒软件就开始运行，对计算机安全系统进行防护。其次，在档案信息的计算机上配置防火墙系统，这样一来没有经过授权的用户就无法随意进入档案信息系统查阅资料等。第三，使用漏洞扫描技术，系统管理员可以通过该技术获取系统安全性分析報告，然后及时采取补丁安装等措施以加强系统安全水平。最后，注意对档案信息的数据资料进行备份，这需要档案管理部门定期备份管理系统里的各项数据库资料，这样才能保证电子档案是完整的，安全性极高的。可见，只有同时运用多种手段来加强安全管理，才能有效防止数字档案不被他人非法盗取或者遭受恶意代码的侵入，确保高职院校数字档案的安全性。

（4）重视和提高档案工作人员的综合素质水平。信息化时代要实现对数字档案的安全管理，建设有效的数字档案安全管理保障系统，就需要有相应的数字档案管理人才。首先，学校应组织档案管理人员进行培训和学习，学习内容主要包括计算机应用技能以及信息安全管理技能，具体来说包括如何对档案管理系统进行安全密码的设置，如何预防系统被病毒侵入，等等。其次，学校还应该注意聘请和引进数字档案人才，借助这些有较强计算机水平和专业知识的人才来帮助和提高学校数字档案安全管理的整体水平。

（5）建立健全相关制度体系。完善的制度体系对于高职院校数字档案安全管理有重要作用，因此学校一定要建立和完善数字档案安全管理的各项规章制度并严格实施，包括安排专人对档案安全管理情况进行检查，以便学校能够及时发现数字档案安全管理中存在的问题、漏洞和安全隐患，继而采取有效措施，通过加密、补丁等手段来堵塞安全保密漏洞。近些年我国也先后制定和出台了一些有关档案安全管理的标准规范，新形势下的高职院校在数字档案的安全管理方面应该严格落实这些法规政策，同时还可以参考国际上在档案安全管理方面的制度要求等，这对于指导高职院校建设档案安全管理保障体系，提高档案安全管理的水平有重要意义。

三、结束语

综上所述，在高职院校管理中档案管理是非常重要的一部分。目前，随着计算机网络技术的飞速发展，高职院校的档案管理基本上都实现了数字化管理。然而，信息技术时代，利用计算机网络技术进行档案管理固然给学校的档案管理工作带来许多便利，但由于网络技术本身所具备的一些特征也给档案管理工作带来了许多安全威胁，存在着新的档案管理安全问题。因此，这就需要高职院校紧跟时代进步，与时俱进地采取有效措施建设数字档案管理的安全保障体系。

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