企业办公室行政管理的思考与对策

龚超��

摘要：企业的办公室在一个企业中起着服务保障以及综合协调的重要作用，因此，针对办公室的行政管理对于企业正常办公影响很大。当下，由于受到多个因素的影响和作用，使得办公室的行政管理工作，有着一些对企业的运行效率容易产生阻碍作用的问题。因此，如何去做好企业的办公室管理逐渐成为当前我国企业发展中的一个重要方面。

关键词：行政管理；管理制度

中图分类号：F24文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.32.043

1办公室对于企业的作用与价值

（1）办公室属于企业的一个中枢部门，它可以起到承上启下的枢纽作用，对上能够反映企业员工的意见，来为领导们做出科学的决策提供参考，对下还能接受领导的委托去传达各类信息。在企业管理中， 办公室的工作效率和质量，直接影响了各个员工的工作感受以及各个部门的工作秩序。办公室行政工作内容繁多，其职责范围广，服务类型多，是维护企业正常，稳定运转的重要一环。

（2）办公室是企业重要的后勤保障部门，各个方面的信息，各种动态的情报和资料，都会在办公室中汇合，办公室行政人员需要帮助上司，以及各职能部门提升工作效率与品质，成为办公室“管家”，做好办公室的上传下达，做好左膀右臂和参谋助手；做好安全、省钱、省时间、满意度等方面的工作，才能体现出企业办公室的价值。

2企业办公室行政工作中的思考

2.1办公室的行政人员对工作不积极

办公室的行政工作杂、烦、琐碎、是一些“看不见”的工作，做得好大家没有感觉，做得不好大家都看得见。行政人员觉得自己的工作做了很多，但是与销售，技术或者其他业务团队相比，行政工作并没有直接与企业收入挂钩，行政人员的价值体现不出来。 再加上企业在经济体制的环境下快速扩张，行政人员工作量增大，但是行政人员的薪酬体系却没有与时俱进，大大降低了行政人员的工作主动性。那么如何把握正确思路和方向，找到最适当的方法来开展行政工作，把“看不见”工作做好做精，更好的达成企业管理的目的，明确体现行政工作的价值，就成了企业管理人员要思考的问题。

2.2办公室的行政人员工作效率低

工作效率低的原因有很多，基本上是由于行政人员年纪轻，工作经验不足； 企业没有重视对行政人员的培训和管理，企业的各种行政制度不完善，责任划分不清楚；行政人员本身不注意总结经验，归纳建议，交流沟通不及时，等等。由于办公室行政工作本身就比较繁杂，如果行政人员工作效率低没有工作主动性且缺乏专业素养，不能有效的完成办公室后勤保障工作，就会大大影响企业各层级各部门的工作效率。

2.3管理的体制不健全

企业行政管理人员解决问题能力低下的原因之一是行政组织机构标准化管理不完善。企业行政管理作为企业成功发展的出发点和基础，如果基础不完善，即企业内部缺少标准化管理制度，就会导致企业中各部门之间的协助和沟通不畅，给企业顺利发展带来不便，并且会影响到全体员工的团结性，也会从根本上降低企业的生产力， 从而导致企业的整体都工作效率降低，极其严重的话，就会影响到企业的总体发展战略。

2.4加班情况频繁

企业在产品生产过程中，办公室管理人员始终要参加整个过程的策划、监督、销售与售后工作，并且要及时的总结与进行策略调整。行政管理人员的工作强度与生产线和业务人员没有可比性，但由于其繁杂性，每天加班是家常便饭。行政管理人员的职责范围广，服务对象多，日常事务琐碎，有时候还需要亲力亲为，造成行政管理人员需要经常加班。但长此下去不仅会使工作人员疲劳，甚至会对加班人员的生命健康造成影响。从保护企业管理人员保护员工的角度来说，长期加班也直接影响了员工的工作感受，也对管理人员以及员工的合法权益造成了影响。企业应结合实际，建立完善行政管理制度，实行相对合理的变革，更重要的是提高办公室行政人员的工作效率和质量，避免或减少加班。只有企业和员工双方的利益都得到了保障，才可能使企业始终健康发展。

2.5办公室行政管理人员的专业度低

大部分企业都建立了自己的行政人事管理制度，但是在实际工作中经常会发现条例的制定与办公室具体工作之间存在差异和矛盾，行政管理人员在很多时候无法及时有效的去解决出现的冲突。具体表现为行政管理人员无法提出有效办法，害怕承担责任。 另外，缺乏有效的交流沟通，分析问题能力差，不能主动归纳总结经验。由此，给人以行政管理人员专业度低的印象。如果想要改变他人的这种看法，就要在办公室行政管理中不断的调整和更新相关的规章制度，用规章和制度去指导行政人员来更好的处理各种行政事务，提高员工满意度。

3提高企业办公室的行政管理工作的对策

3.1加强企业的文化建设

一个企业办公室的负责行政管理的人员可以说是企业发展的核心，因此，企业在发展中要重视以人为本和谐发展的理念，在工作中减少员工的加班时间，保护员工的各项合法权益不受侵害。除此之外，适当的提高员工的福利水平，重视对企业员工的关怀，多组织一些有利于增强行政管理人员与基层员工协调配合和相互交流的活动，来增进企业员工之间的情感以及互帮互助的友谊。这样一来，能夠让所有的企业员工在工作中也能体会到舒适和谐的办公文化，感受到企业文化所给予的人文关怀和尊重。长此以往，将提高员工对企业的忠诚度，员工会更愿意留在工作并有更多的精力投入到自身的工作当中去，这样不仅提升了企业员工之间的感情，还能够更好地去激发公司行政管理人员工作的积极性，同时也更加有助于公司办公室中行政管理工作的顺利展开。

3.2加强并完善企业办公室的行政管理制度

拥有一套合理且完善的行政管理制度，属于一个优秀的企业必需的。拥有一套完善的行政管理制度，既能够明确员工的具体的工作任务和工作时间，还能够明确的划分企业员工的职责，这样将工作任务分配到每个人，能够使员工对自己的工作产生一种使命感和紧迫感。除此之外，通过拟定管理制度，更加完善行政管理人员在工作中解决问题的能力，建设行政管理人员理性思维工作行为能力。归纳各个利益相关方的建议，总结企业行政管理解决办法，优化行政管理解决方案。结合企业实际情况，建立行动指南和制度，从而提高企业办公室的工作效率和质量。endprint

3.3加強企业办公室全体行政人员的服务意识

企业办公室是各项工作和决策的监督者、执行者，不仅要统筹各部门间的关系以及还要对日常工作进行监督，更是整个企业的后勤，为企业的正常运行提供各种服务，它的服务意识是调节各部门关系的基础力量，也可很好地代表决策层表示对各人员的尊重和重视，管理人员在严格要求自己时，企业同时需要为行政管理人员服务意识的提高做好培训，帮助行政管理人员认识到其所在部门担负的任务和工作，用贴心专业的服务为其他人员营造一个良好舒适的工作环境。而且加强管理人员的服务意识也可以更好地处理和保障各层级各部门之间的各项工作。

3.4加强企业办公室全体行政人员的创新意识和思维突破

不只是企业办公室行政管理人员，办公室的全体行政人员都需要转变传统管理的思路，有意识的创新企业的管理方式。可以通过定期或不定期的头脑风暴会议，进行分解问题，形成思维突破，提高团队凝聚力。以工作中发生的具体问题作为出发点，具体问题具体分析， 总结经验教训，归纳正确的工作行为和创新服务意思，加强行政团队内部的交流沟通。传统的行政工作比较缺乏灵活性，是以强制发出命令的形式来执行。当今企业管理可以学习一些外企的思维，突破传统习惯，改变落后的企业管理理念，鼓励管理人员持续为企业管理的更新献计献策。另外要重视企业办公室行政管理人员的专业培训，提高领导力水平，提高在管理中的创新意识，体现企业管理行政人员工作的具体价值。

4总结

企业办公室行政管理的主要目的是保障企业各项业务顺利开展，从而提高企业竞争力。企业应制定行之有效，健全的行政人事管理制度，提高全体人员的管理效率。针对企业自身情况与管理中出现的各种问题进行针对性地研究和改善，特别应加强行政管理人员的日常培训以及人才选拔，只有企业管理制度不断健全，管理人员的综合能力和服务意识提高，行政管理人员创新意识增强，才有助于企业去适应社会经济的发展，提高企业的竞争力。

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