基于大数据基础上的高校档案管理服务模式再造

毕鹏瑶

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.25.253

摘 要：在大数据背景下，高校档案数据呈现出大数据的基本特征，这些新特征给高校传统档案管理服务模式带来了挑战。为此，高校档案管理服务模式要在理念、流程、机构等方面进行再造。

关键词：大数据 高校档案 管理模式 再造

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）09（a）-0253-02

基于互联网技术发展而来的“大数据”应用，伴随着云计算、云存储等新型的IT服务模式，已经开始深刻影响经济社会的方方面面。大数据有海量的数据规模、动态的数据流量、多样的数据类型、巨大的数据价值4个特征。高校档案是记录着学校最清晰的原始信息，具有数据海量、动态性强、多源异构、需求多样、价值巨大等特点，是“大数据”应用的重要领域，将会对高校档案管理与服务模式变革产生巨大的影响[1]。

1 理念再造：应对大数据下高校档案管理服务挑战

理念是行动的先导。在大数据背景下，高校档案管理面临着巨大的机遇与挑战，高校档案工作要进一步从传统思维中解放出来，积极进行理念改造，从内在动力因素上积极应对挑战。

一是数据服务理念。大数据在高校档案管理中的应用，由于其数据分析的效率性和便利性，可以对相关联数据进行全样本、全过程、全方位分析，提供更为新颖和便利的档案数据服务，满足师生多样化的服务[2]。

二是数据共享理念。由于传统档案管理和档案数据的局限性，很多应该开放、共享的档案数据并不能及时提供给被服务者和需求者。大数据的应用，是在共享中运行和实现的，可以对众多相关联的数据进行有效整合，形成能够满足多样化需求的数据库，实现档案数据校内校外共享。

三是数据集成理念。高校档案有数据种类繁多、数量巨大等特点，档案管理人员对数据进行归档和存储时，可通过制定统一标准、建设数据云平台，将不同种类、不同格式、不同来源、不同形式的数据进行有效的集成，建立数据模块化管理，建立统一的高校档案数据资源库，实现对各类数据之间的融通整合和集成分析。

四是数据安全理念。安全是数据的生命。大数据背景下，确保档案信息的齐全完整、原始真实、机密可用是档案数据工作的重中之重。这就需要建立“人防、物防、技防”三位一体的数据信息安全体系，提高档案工作人员的安全意识、完善安全管理制度。

2 流程再造：优化大数据下高校档案管理服务系统

大数据技术是将大量信息资源在合理时间内进行采集、筛选与处理，并将有效信息及时反馈给用户，帮助用户实现辅助决策。这就需要高校档案管理与服务要充分适应和运用大数据技术和技能，有效管理和开发档案资源，优化和再造高校档案管理与服务流程，最大限度地满足大数据时代对档案信息的需求[3]。

一是拓展高校档案归档范围。大数据的技术优势之一，就是能够为我们提供庞大的存储空间。这就使高校档案收集整理工作突破了传统的归档范围、归档内容和保管期限的限制，高校任何教学管理等活动所形成的不同媒介载体的数据，都将被纳入到归档范围。高校教学管理等活动中形成的文件、数据、视频、邮件等，都应被收集归档，形成高校档案信息资源大数据集。

二是统一高校档案信息化标准。高校应建立档案信息化管理统一机构，统筹推动档案信息化建设，破除信息壁垒、推进数据开放，制定电子文件归档管理、元数据采集、数据交换格式等档案信息化管理规章与制度，保证档案数据资源的有效整合，实现档案大数据共享。同时，高校档案部门应以统一的档案信息化标准为媒介，加强与其他高校之间、与地方之间在资源、技术、人才、资源建设等领域的协作与交流。

三是优化高校档案管理与服务流程。大数据技术条件下，以“收、管、用”为主要环节的传统高校档案管理方式将会被重构与再造，档案管理由实体管理向信息管理转变、向知识管理转型。高校档案管理与服务“收”的环节将由传统的“集整理各归档部门移交与各业务系统推送过来的纸质档案与电子档案”转变“数据实时、自动收集”；“管”将由传统的“是对收集的材料进行分类、整编、组卷、著录等流程”转变为云平台存储、计算、分析；“用”将由传统的“为用户提供简单利用或通过对馆藏资源进行整理、加工、分析、编研”等流程转变为分析、发现与预测，为大数据时代高校档案工作管理研究。

3 机构再造：构建大数据下高校档案管理服务体系

大数据时代呼唤高校构建档案管理与服务大体系，不仅要实现档案数据运用的开放性、先进性、社会化与多元化，而且要树立大服务的理念，主动挖掘大数据档案资源的有效价值，为用户提供个性化、网络化、智能化服务。

一是建立统一开放的数据平台。大数据背景下，档案馆将通过对大数据先进技术的运动，包括移动互联网、云计算等，由传统业务向资源的数据挖掘和数据分析等方向转移。这些变化的实现将通过档案管理与服务部门统计分析服务、移动平台服务、在线互动服务等信息服务方式，建立起统一开放的档案数据服务平台。通过云计算、数据挖掘等数据技术，高效处理海量的档案数据，发现馆藏档案的核心价值。比如，可以实现大学生的学籍表、成绩单等与毕业调配表的相关数据关联，进一步了解学生的基本信息，包括生源所在地、成绩、家庭背景等对学生就业的影响，从而有针对性地对学生开展职业生涯规划和就业指导等方面的工作。通过互联网、物联网技术等搭建用户互动平台，推出微信平台服务，为用户更加便利、个性化地服务[4]。

二是建立统一共享的服务平台。大数据技术将充分发掘档案数据资源的巨大价值，有效地改变传统档案数据别人来查档案的“以我为主”的被动服务模式，将“死档案”变成“活信息”，为用户提供更加快捷、便利和个性化的數据服务。建立统一共享的数据服务平台，需要充分挖掘和利用信息技术，积极主动了解用户的诉求，深入挖掘和分析档案数据，寻找档案数据之间的联系，搜索可利用的信息资源，满足用户需求，为其提供精准化信息参考，实现档案数据一站式服务[5]。

三是建立统一有效质量监控平台。档案数据服务质量的高低、服务效果的优劣不仅取决于数据服务平台的功能性服务，还取决于是否建立起了统一有效的数据服务质量监控平台，服务质量是衡量档案服务是否有成效的标准；满足用户需求的程度是测量档案服务是否有质量的标尺。因此，档案管理与服务部门在提供档案服务的同时，重点应该健全并完善以用户需求为导向的服务质量全过程监管与考核体系，这应主要包括关于档案利用服务制度和考核指标的建立健全、档案数据服务平台功能化服务反馈等，及时发现问题并进行整改，不断规范和优化服务流程，大力提升档案数据服务水平。

4 结语

档案记载着高校各种活动，是学校发展的真实反映，是学校建设的重要信息资源，其服务功能必须要充分地发挥出来。在大数据时代背景下，高校档案管理人员要积极应对高校档案管理服务挑战，优化大数据下高校档案管理服务系统，构建档案管理与服务大体系。

参考文献

[1] 赵国栋.大数据时代的历史机遇[M].北京：清华大学出版社，2013.

[2] 陈海英.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].辽宁经济，2017（1）：59-61.

[3] 冯有辉.大数据理念下高校档案管理服务体系研究[J].山西档案，2016（6）：55-57.

[4] 谢怡.基于大数据的高校档案管理模式变革[J].山东理工大学学报：社会科学版，2015（11）：106-107.

[5] 李彦.大数据时代高校档案管理优化的路径探析[J].云南档案，2016（11）：55.endprint