浅谈如何做好高职高专院校系教学秘书工作

李娜

摘要：高职高专院校属于我国人才的主要培养基地，教学是养成人才关键环节，教务管理则是提高教学质量的重点。高职高专院校的教学秘书主要负责教务管理工作，且自身工作呈现复杂多变特征，经常面临多重工作关系与人际关系，因此，做好高职高专院校的教学秘书工作至关重要。对此，文章首先分析高职高专院校系教学秘书，其次进行角色定位的阐述，最后研究做好此项工作的措施。

关键词：高职高专院校；教学秘书；角色定位

伴随高职高专院校的迅速发展，国家高等教育模式随之发生较大变化，即从办学规模不断扩张转变为人才培养方面，各高校更是将内部管理改革和探索作为重点，以便于及时解决当前存在的问题，如系行政人员的减少，需要教学秘书承担系办公室相关工作内容，使其在教学工作的开展中发挥重要作用。对此，认真做好教学秘书相关工作，能够有效促进高职高专院校的发展。

一、高职高专院校系教学秘书工作的分析

对于高职高专院校系的教学秘书来讲，其主要是辅助领导完成相关工作，不仅需要具备教学管理基础知识，而且还承担考勤员和报账员等文字工作，工作内容包括：信息档案的管理和办公用品相应采购等，具有工作量大和涉及范围广的特点。伴随学生与教工规模不断增加，其教学秘书的工作范围随之逐渐增加，从而面临较大工作压力。当对教学秘书工作特点进行分析发现，其主要表现为以下几点：第一，机要性，由于教学秘书工作相对比较复杂，同时接触较多人和事物，主要承担上传下达作用，因此，教学秘书需要对每项工作内容予以准确了解，坚持做到守口如瓶。第二，事务性，通常情况下，教学秘书工作会涉及科研活动与教育管理等，和学校多个部门存在联系，在对此项工作进行具体实施时，不仅需要服从领导相关安排，还应管理学校其他部门。第三，服务性，因为教学秘书工作性质是以服务为主，所以，其工作对象相对比较广泛，如职能部門或本系师生等，通过良好沟通和交流，为领导提供有利建议。

二、教学秘书角色定位的浅析

在对教学秘书进行角色定位时，其主要为协理和助理类岗位，通过对教学秘书特点和职能进行了解可知，只有对此项工作予以正确了解，认真做好上传下达工作，才能正确树立工作态度。基于此，在对高职高专院校系教学秘书角色进行定位时，需要特别注意以下几点：强化主动服务意识，避免停留于传统被动式服务状态，只有保证教学秘书认真做好相关工作的前提下，才能做好参谋；对信息进行有效传递的基础上，对信息内容进行深入研究和处理；基于经验管理，强化科学管理，同时对其进行不断创新和优化，使其管理素质得以充分彰显；加大工作积累与原始资料保存力度，避免出现资料丢失的情况，其原因为：原始资料属于教学运行情况的真实展现，同时也是教学检查的关键，需要教学秘书重点关注资料整理与归档等工作。

三、做好高职高专院校系教学秘书工作的有效措施

（一）加强教学秘书能力素质

在高职高专院校的教学活动中，管理人员属于其组织者，应该全面了解心理学和教育管理等学科内容，同时积极学习相关政治理论，确保政治素养得到显著提升，以便于教学秘书可以正确树立价值观与人生观。与此同时，教学秘书还需要具备扎实专业知识，从而更好以专业角度对教学计划进行修订和实施，并为院校学科建设和课程建设等作出贡献。

（二）对教学管理予以重视

教学秘书需要转变传统错误思想，正确认识到自身工作的重要性，通过培养其责任感等方式，使其更好向师生提供服务。由于教学秘书和教师存在本质上的差异，即教学秘书缺少奉献精神，无法高效完成自身本职工作，因此，教学秘书需要认识到发展和创新的重要性，其中创新是指：对方法和措施的创新，使其教学管理迎来新的发展机遇。对此，教学秘书需要通过借鉴与学习，对教学管理新内容和新方法等进行不断创新，确保教学管理工作水平得到显著提升。

（三）强化教学秘书综合能力

因为高职高专院校教学管理和师生、院系存在直接联系，所以，教学秘书需要具备全局意识与合作精神，以多方面进行问题的考虑，保证各项工作任务得到及时准确传达。除此之外，教学秘书还是院校教学管理组织人员，需要对各学期、学年事务提前做出相应计划，避免出现超出工作范畴的情况，从而发挥教学秘书的重要作用。为了更好实现以上目标，高职高专院校需要重点加强教学秘书综合能力的培养，如统筹能力、沟通能力和协作能力等，以便于更好胜任自身工作。

（四）激励机制的合理构建

为了做好高职高专院校系教学秘书工作，要求院校正确认识到此项工作的重要性，同时根据其工作能构建相应激励机制，通过有效措施进行教学秘书培养与教育。针对优秀秘书应予以鼓励，如提高相应待遇等，确保教学秘书工作行为得到有效规范，在提升教学管理整体水平的同时，还能有效提高高职高专院校的教学效率，进而促进教学管理工作的更好发展。

结束语：

对于高职高专院校来讲，若要成为优秀教学秘书，需要院系领导予以重视的同时，还应该通过自身努力与学习，使其工作水平得到显著提升，在高职高专院校系教学秘书工作中，教学管理属于院校主要管理内容，同时也是提升办学质量的关键。因此，对教学秘书工作给予正确了解，重点加强教学秘书的综合素质，不仅可以发挥其在教学工作的价值，而且还能为教学管理工作的发展起到促进作用。

参考文献：

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