档案信息化建设与档案管理的几点思考

魏乃玉

摘 要：在现代档案管理工作当中，档案信息化建设是一种必然趋势，更是提升档案管理水平的最有效方式和最重要的保障，先进的信息化建设能够帮助我们不断提升档案信息资源的丰富性和多元化程度，确保档案采集与管理工作的高质量，与此同时，还大大提升了档案信息的精确性和真实性，因此，我们必须要对档案信息化建设做出进一步的规划，促进档案信息化建设的健康发展。

关键词：档案信息化；信息化建设；档案管理

1 档案信息化建设的主要特点

1.1 档案信息化建设的革新性

档案管理信息化建设是以改变传统档案管理模式，弥补以往管理工作中的不足为目的，优化与改进不合理的管理行为，这就是档案信息化建设中最为明显的优势之一。现代信息化档案管理模式与传统管理模式相比具有革新性，体现在以下几个方面：首先，档案管理部门利用电子信息技术能够及时收集信息资源收集，能够减少以往人工信息收集过程中的很多麻烦；其次，档案管理信息化建设实现信息自动处理，能够对收集的信息进行真假分辨，并且结合信息的使用范围进行分类，提高内容的可靠性，实现快速处理；最后，档案管理信息化建设为信息资源的存储提供无限空间，信息处理完毕后，自动归档，并存储在虚拟的库房中，省去实际空间占用的问题，提高存储安全性。在信息化的建设下，档案管理要实现全面革新，迎来更好的管理模式。

1.2 档案信息化建设的时效性

档案信息化建设内容十分繁杂，所以档案完善建设阶段需要较长时效。在新时期，档案管理部门在加强建设内容的同时，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步将建设内容细化、分化、消化。档案信息化建设的时效性主要指，建设时期对时间观念的有效掌控，为避免建设时期过长，建设时间要以保障信息化建设档案的质量为前提。在档案信息化建设的过程中，档案管理部门要逐步更新旗下原有系统软件及设施。此外，信息化管理系统应具备实时性准则，建设途中至建设结束都应严格遵守时效性原则。

2 档案信息化管理方法

2.1 建立健全的信息化管理工作机制

档案部门建立健全的档案信息化管理工作机制，是顺利完成档案信息化建设任务的基础，档案部门可以以此来指导信息化建设工作。目前，档案信息化管理工作机制包括以下内容：首先，管理体制与运行之间的建立。档案部门应该构建相应的电子管理机制，使各个部门实现互联，以便对电子文件进行有效的全程管理，并要认真贯彻落实国家针对档案信息化管理出台的相关条例。其次，在电子政务的建设中，档案信息化建设也占有一定的比重，但所占比重并不是很大，相关部门应有意识的提高档案信息化建设所占比重，尽可能同时对两者进行建设，最后，要加强绩效评估体制的建设。

2.2 注重档案数字化建设，实现档案资源共享

对档案进行信息化建设是为了实现资源共享，提高档案的利用效率。由此可见，数字化建设是档案信息化建设的重点所在。建设者要在对用户的使用需求进行了解的基础上，构建对应的数字化目录，以此做到不会浪费建设资源。

2.3 健全技术支撑和资金保障体系

一方面应完善信息化建设的相关基础设施，可在财政预算中纳入档案信息建设的资金，并且对其投入基础设施建设和运维费用。同时，可采取一系列其他方式来创新档案信息化的投入机制，如：合作开发，服务外包等。另一方面应强化软硬件设施建设，为了给档案信息化建设的开展提供好的工作环境，要对现有设备进行及时更新，并配备与其相关的设施与设备，在全国范围内构建统一的技术标准，加大对档案信息化管理与应用软件的研发力度，还要对技术开发企来进行资质的分级认证。

3 如何有效推动档案信息化建设

3.1 强化档案信息管理人员的现代化意识

档案管理现代化的灵魂便是档案管理信息化，因此，当前最重要的任务便是实现管理服务的专业化和管理思想的现代化，作为一名档案信息管理人员，一定要不断审视自己的管理理念和管理工作，适时适度改变自己管理档案的态度，紧跟时代发展的形势，确立现代化的档案管理意识，提高自身管理工作的开放性，从自身做起，不断审视自己的工作，全面提高自身的服务意识，真真正正将为大众服务作为自己的重要责任。

3.2 积极壮大档案信息管理队伍

要想加快档案信息化建设的步伐，就必须要依靠优秀的专业团队和高质量的专业人才，所以，我们必须要高度重视起档案信息管理队伍成员的选拔、培训与考核，建立科学合理的竞争机制，激发档案信息管理工作人员的责任意识和进取心，与此同时，更要加大对档案信息管理人员的专业知识培训力度，无论是在管理电子文件还是管理电子档案等方面都要加大培训的力度，全面提高工作人员的计算机系统网络安全防护知识，积极致力于提高档案信息的安全性与完整性。

3.3 将电子文件的管理工作做到位

我们都知道，在档案信息化建设工作中，最关键的工作内容便是要维护好电子文件的真实性、全面提高档案信息的可识别性、存储系统的可靠性以及载体的兼容性和完好性。所以，我们必须要进一步加强档案信息化硬件设施的建设力度，将现代科技和缩微术的重要作用充分发挥出来，与此同时，也要加快通用软件的研制力度，全面推进档案信息数字化的处理速度，实现档案信息化建设与档案管理工作的可持续发展。

4 完善我国信息化的建设和档案管理的措施

4.1 对档案信息化工作的体系进行完善

对档案信息化的建设进行完善，就要对其中的管理体系和监管体系以及绩效评价的体系进行完善，并且从多个方面来保证档案管理的工作能够科学的进行，从而能够形成网络状的立体管理，全方位的对档案的管理实行信息化，在绩效评价的体系当中，也要对员工的日常表现进行详细的记录，并且要制定相关的激励机制，从而促进员工的工作的积极性，来对传统管理工作当中的疏忽进行弥补，从而对管理的办法进行创新，最终对现代化的需求进行适应。

4.2 推进数字化的建设和资源的共享

为了能够实现档案信息化的管理，就必须要对数字化的建设进行加强，在相關的工作单位，也要对电脑的使用和管理进行普及，以及培养人员的专业的数字化的管理技术，也要针对其中的重点和难点进行科学的培训，从而保证每个档案的管理人员都能对管理的软件进行规范性的使用，从而对工作的效率进行不断的提高。

4.3 加大资金和安全的建设

在档案管理的信息化建设当中，相关的单位要对资金的投入进行逐渐的加大，从而对管理软件的升级和开发进行逐渐的促进，也要对操作人员进行定期的培训，将信息化管理的技术和人才的实现进行平衡的发展，并且对现代化的需求进行提高和适应，同时还要对信息资源共享的资金播放进行加大，从而实现单位之间的信息网通，也为经济建设提供了强有力的支持。

4.4 创新档案信息服务的手段

要不断的对档案信息的远程查阅能力进行提升，对于可以进行公开的信息，要由相关的部门发布到指定的网站，各个级别的档案部门都可以采用链接的形式来对信息进行处理和整合，并且通过用户的注册来为用户提供远程的服务，并且还要对内部信息查阅服务的能力进行不断的提升，对于不能进行公开的信息，应该对信息使用者的身份进行合理的确认，并且还要分别在各级的档案馆之内对查询服务进行提供。

5 结束语

对于新时期的档案管理来说，档案信息化是非常有必要的，研究人员应根据档案工作的实际发展情况，准确掌握档案管理体系标准，配备专业的档案管理设备，针对档案信息化发展进程，制定应对方案，提高档案资源的整体利用率，从而达到促进社会多元化发展的目的。

参考文献

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