高校毕业生档案转递工作探析

摘 要：高校毕业生档案转递方式由原来的机要转递改变为EMS标准快递，EMS标准快递给高校毕业生档案管理工作带来了丰富的变化，同时也提出了许多新的挑战，高校档案管理部门应积极应对这一转变过程，不断提升毕业生档案管理服务水平。

关键词：毕业生档案；档案转递；档案寄送；转递方式

高校毕业生档案转递方式自2015年开始由中国邮政机要通信机构转变为经EMS标准快递的方式进行转递。经过三年的高校毕业生档案转递实践，从变化最初带来的紧张忙碌，到现在的平和稳定，EMS标准快递给高校毕业生档案转递工作带来了丰富的变格与影响。

1 EMS给高校毕业生档案转递工作带来的积极变化

原来通过机要局转递毕业生档案的程序复杂，速度慢，耗费时间长，一般需要两周左右，毕业寄送高峰期有时超过一个月，毕业生普遍反映档案寄送效率低，有时候甚至会影响学生去单位正常报到注册。改用EMS标准快递寄送高校毕业生档案后，这一情况大有改观。对于寄送方，工作方式由机要寄送时的在固定时间专人去机要局寄送，改变为邮政快递员根据高校需求提供上门取件服务。对于学生，原来的机要寄送方式无法查询寄送进度；如今，可以根据快递单号在线查询物流信息，随时掌握档案的在途信息和派送进度。对于接收方，也不需要再像过去一样去层层签领机要档案了，派件员直接会把档案派送至档案的接收单位，工作人员直接办理快件签收手续即可。由此可见，通过EMS标准快递转递档案的方式，使得整个档案转递工作流程变得更加方便、快捷、透明，极大地提高了毕业生档案转递工作效率。

2 通过EMS寄送高校毕业生档案存在的问题

1.需要全面适应新的转递方式。高校毕业生档案转递工作一直以机要转递的方式进行，无论从规章制度，还是工作流程，过去的老的方法已经不再适合新的工作方式了，都需要全面向EMS寄送的方式转变。两种不同的寄送方式转换的过程中，必然存在着老规矩不能适用于新事物的问题。工作人员在处理业务过程中，工作经验明显不足，需要时间去适应EMS寄送的流程，需要不断完善EMS寄送的规章制度。

2.EMS有着传统快递业的弊病。尽管EMS有着服务范围广、寄送速度快等优点，但是其同样有着整个快递行业的弊病。一些快递员没能按照公司的规范化流程操作，分拣、运输过程中简单粗暴，造成快件的损坏；防火防盗等安全措施不完善，导致快件发生意外或丢失；代签、代放、签收不规范等现象时有发生，导致各种各样的扯皮问题突出。而高校毕业生档案不同于普通的快递物品，一旦造成档案的损坏或者丢失，档案的内容是无法完全复制和恢复的，也是无法具体预估其价值的，将会对学生的未来产生巨大的影响。而EMS按照普通快件丢失赔偿标准，最高不超过邮费价格的三倍。因此，传统快递业运营过程中的一些弊病严重影响了高校毕业生档案寄送工作的质量。

3.社会整体档案意识薄弱。无论是毕业生还是档案接收单位，在处理毕业生档案工作过程中都存在着档案意识薄弱的问题。由于档案意识的欠缺，毕业生在离校时没有意识到档案对其自身发展的重要性，填写档案寄送信息不完整，导致档案无法送达被退回；不了解就业单位是否有接收档案权限，以为找到就业单位就可以把档案寄送至就业单位；也不关心档案是否确认被单位接收；还有选择自带档案的，单位不接收档案，也没有存放在人才服务中心，最终导致需要档案时却发现档案不知所踪。用人单位档案管理制度缺失，导致在接收、管理档案过程中操作不规范。EMS在投递档案过程中，他人代签、门卫代收、放置在传达室等现象普遍存在。甚至有用人单位在收到快件后直接拆封，结果开封发现是毕业生档案后，才意识到自身并无档案保管权限的越权拆封现象。社会整体档案意识薄弱不仅给毕业生和用人单位带来许多不便，同时也给高校毕业生档案转递工作带来诸多问题。

3 提升高校毕业生档案转递工作水平的建议

1.及时调整管理办法，完善毕业生档案管理制度。

合適的管理制度和管理办法，是保障工作顺利开展的重要依据。高校应根据毕业生档案转递实际情况，制定利用EMS进行学生档案转递工作的规章制度，明确EMS转递档案的工作细则、流程、责任，如明确与邮局的移交手续、学生自取的手续、转递适用范围等。细化的、完善的毕业生档案转递制度是档案员开展工作的准则，可以更好地保障该工作的顺利开展。

2.做好档案的宣传教育工作，提高毕业生档案意识。

目前，大学生在校时对档案的认知始终停留在“不了解、不关心、不在意”的状态；离校时，部分毕业生对自己的档案的去向也显现出毫不关心的状态，给高校毕业生档案转递工作带来了诸多的困难。高校应充分利用学生在校期间的各个时间段，通过新生入学教育、课堂教学、就业指导等环节，向学生介绍档案的基本知识，包括学生档案材料内容、学生档案材料填写要求、学生档案价值、学 生档案转递流程、学生档案转递注意事项等内容，以增进学生对档案知识的了解。可以在6.9国际档案日期间，通过体验档案工作、组织广场活动、发放宣传资料、张贴宣传海报、举办档案展览和讲座等多种形式，充分发挥大众传媒特别是网络、微博、微信等新媒体的优势，提升宣传活动的针对性和实效性，吸引更多学生关注档案、走近档案，帮助学生认识档案价值、增强档案意识，关心自身档案的良好氛围。只有让学生能够充分认识到档案对其未来人生旅程的重要性，不断提高学生的档案意识，才能有效地促进高校毕业生档案管理工作，给高校毕业生档案转递工作带来便利。

3.规范毕业生档案转递过程，确保毕业生档案安全。

毕业学生档案整理完毕后，应及时与EMS工作人员取得联系，约定时间，现场交接。必须经过登记备案，规范密封，双方审核无误后签订档案交接单。严格落实“责任到人”的管理制度，确保毕业生档案在交接过程中不出现纰漏，争取做到万无一失。同时，还要要不断加强与EMS方面的沟通，督促对方不断提高服务水平，能够通过专用信封、邮袋和交接袋等提高大学生档案的辨识度，最好用寄高考录取通知书的方式专人投递，严格执行收件人本人签收的规定，确保毕业生档案寄送安全。建立完善的毕业生档案查询系统，及时上传档案快件单号，方便毕业生查询寄送进度。做好档案接收回执管理工作，及时更新毕业生档案接收情况统计，能够为毕业生提供方便、快捷的查询服务。

4 结语

提高高校毕业生档案转递水平需要根据社会经济的发展变化，结合高校档案管理的实际情况，同时考虑学生就业工作的需要，通过不断加强管理，改进工作流程，创新服务，从而促进高校毕业生档案转递工作不断向前发展。

参考文献

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[2]佟川，潘岩.高校毕业生档案转递工作问题研究[J].兰台世界，2016，（20）：50-52.

[3]刘珊.浅谈高职院校毕业生档案管理转递及查询工作[J].信息化建设，2016，（03）：227-228.

作者简介

胡沈，男，汉族，西安交通大学城市学院。endprint