对新形势下加强事业单位会计档案管理的思考

黎海容

摘要：对于事业单位来说，会计档案非常重要，直接影响着事业单位的进步和发展，但在新形势下，会计档案管理面临多种问题，使事业单位发展受到阻碍，所以事业单位应针对会计档案管理中的薄弱环节，强化管理力度，使会计档案对事业单位发展的基础作用充分体现出来，促进事业单位的进步和发展。

关键词：事业单位；会计档案管理；问题；措施

会计档案管理是事业单位重点关注的内容之一，同时也需要事业单位必须要做好的一项工作。在新形势下，事业单位会计档案管理形式得到一定发展和变化，同时也产生了一系列问题，要想更好地发展会计档案管理，则需要从其中问题着手，将会计档案管理工作落实到位，为事业单位会计档案管理稳定发展奠定基础。

一、新形势下事业单位会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案管理意识淡薄

由于事业单位对会计档案的认识程度不足，加上事业单位负责财会工作的人员数量缺乏，且工作繁杂，使得部分工作人员并未认识到会计档案的重要性，因思想认识上的淡薄，使得其在实际工作中存在应付现象。一些工作人员认为事业单位会计工作内容简单，建立或不建立会计档案不会有严重影响，也有部分人员认为事业单位会计工作中包含帐薄、凭证以及报表核算类信息，而这些信息资料可以代替会计档案，这也使得事业单位基建、工作规划、合同协议以及预决算等资料并未及时归档，甚至个别工作人员将其占为已有，在人事调动时将其带走，这也使得会计资料出现不齐全问题。

（二）对电子数据档案管理的重视程度不足

现阶段，在一些事业单位的会计工作中，手工记账工作模式已经逐渐被淘汰，并向会计电算化方向转变，从而从根本上变革了会计核算模式。电算化工作模式下的会计档案管理主要是对计算机硬盘中数据信息、书面形式的会计数据信息以及其他介质下保存的会计数据信息的管理。对于此，事业单位应做好防潮、防尘、防火、防磁等管理，尤其是重要档案，应作备份处理。而实际上，部分事业单位并未对会计档案储存工作予以重视，仅将书面形式档案进行保存，但对电子形式及其他介质下档案的管理予以忽视，或仅保存于计算机中，一旦计算机出现故障，则难以恢复数据信息，严重影响着会计档案的完整性和实效性，使得数据流失，使事业单位发展受到一定阻碍。

（三）会计档案管理職权不明确

尽管国家财政部门联合档案局发布了会计档案管理相关的管理办法，但实际落实中，事业单位会计档案管理工作仍缺乏规范性，且很少真正落实专项检查和培训工作。在每年的档案业务培训过程中，档案管理部门很少将管理工作纳入培训范围，使得会计档案并未形成真正的管理政策。在财务部门定期开展的会计档案继续教育活动中，尽管对会计人员进行培训和学习，提升了会计人员从事会计工作的能力，但其中所涉及到的会计档案内容则侧重于理论讲解，并未涉及到会计档案标准化操作和规范化管理内容，使得会计档案整体质量无法得到提升，并且封面内容、装订、排列分类均相对混乱、不清晰、不明确，使得会计档案管理工作无法按照规范要求进行，影响了会计档案管理的效率和质量。

（四）会计档案管理人员业务素质参差不齐

由于人员编制的限制，部分事业单位将一些关系户或无法胜任其他工作的工作人员安排在档案管理岗位，使得会计档案管理人员业务素质参差不齐，无法与工作需求相适应，特别是在电算化操作上，部分会计档案管理人员专业知识掌握程度不足，无法按照规定保存系统外资料，无法正确检查和备份电子文档，容易出现人为失误而导致数据破坏和丢失问题，使会计电算化系统工作受到影响。

二、新形势下加强事业单位会计档案管理的措施

（一）提高思想认识

思想作为行动的先导，只有思想认识提高，才能作出相应的行动。事业单位要想做好会计档案管理工作，则需要对以往管理观念进行变革，将过时的、陈旧的思想剔除，对会计档案管理正确认识，这不仅是对党和国家负责，也是对本单位负责，针对会计档案需要依照法律和规定进行处理。同时，事业单位领导应对会计档案管理工作予以支持，并予以积极、正向的引导，为会计档案管理工作提供良好的环境和氛围，保证会计档案管理工作的顺利开展，并为其发展奠定基础。

（二）建立会计档案电算化管理模式

会计档案电算化管理模式的建立主要包括以下几个方面：第一，保管制度建立。针对电算化保管方式，事业单位应对保管条件及相关人员责任进行明确，并按照要求执行。一般情况下，会计档案若要想采取电算化保管，则应建立双套并行管理机制，即纸质形式档案与电子形式档案并存，这样才能有效落实工作职责，使纸质档案有效性得到保障。第二，检查与复制制度建立。因电算化保管方式下的会计档案具有光磁介质特性，因此要求管理人员对其进行定期复制和检查，防止其销毁或损坏，通常情况下，每间隔1-2年需要进行1次大清理，若发现纸质档案有损坏现象，则需要及时修补，同时每年复制1次光磁介质档案，避免数据丢失。第三，使用权限及借阅制度建立。为确保会计档案电算化保存严密，用于保管会计数据信息的光磁介质等不允许向无权限个人或单位发送文件，同时也不允许工作人员私自拷贝，另外还应实行严格的借阅制度，对于借阅数据信息的个人和单位均需要经过管理层批准，并详细登记好访问查询的具体内容，避免会计档案泄露。

（三）建立完善的会计档案管理制度

对事业单位会计档案管理制度进行完善，可以使人事档案管理建设水平提高。档案管理作为一项相对复杂的工作，只有对其管理制度进行完善，才能使档案管理水平得到提升，进而提升管理效率。对于此，会计档案管理层级人员应以本单位实际情况为依据，并与社会现状相结合，进一步完善档案管理制度，对档案收集、档案转进、档案归类、档案转出等一系列工作进行严格要求，并借助现代科技手段辅助会计档案管理工作，使会计档案管理向现代化方向发展，提升会计档案的应用效率。

（四）提高工作人员业务素质

要想提高会计档案管理人员的业务素质，则需要强化学习，使会计档案管理向信息化、网络化方向发展，实现资源共享，所以会计档案管理人员应主动、积极参与技术与业务的学习培训活动，使自身的思想认识得到提升，并强化会计档案管理能力，尤其是对计算机及网络技术的学习和实践应用，将理论知识与实践操作结合起来。事业单位应培养复合型、高素质人才，以更加专业的态度和能力来管理会计档案资料。同时，对档案管理人员进行严格要求，不仅要做到廉洁、自律，还应具备良好的管理素质，为科学化、高效化地会计档案管理工作贡献力量。

三、结语

对于事业单位来说，会计档案管理非常重要，不仅影响着本单位的进步和发展，同时也会对国家经济效益产生一定影响，因此需要提高领导人员的思想认识、建立会计档案电算化管理模式、完善会计档案管理制度、提高工作人员业务素质，这样才能为会计档案管理工作的顺利开展提供良好条件，将会计档案的作用和价值体现出来。

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（作者单位：佛山市高明区杨和镇财政结算中心）