浅析电子档案在高校人事档案管理工作中的应用

文/魏娟 仲英涛

浅析电子档案在高校人事档案管理工作中的应用

文/魏娟 仲英涛

高校档案管理工作中，人事档案管理是十分重要的一环。现代自动化办公、无纸化公办的不断发展，为传统人事档案管理带来了诸多考验。相较于传统纸质管理，电子档案有着独特的优势，但同时，互联网环境下电子档案管理的推广同样面临一系列问题。由此可见，对电子档案在高校人事档案管理工作中的应用开展研究，有着十分重要的现实意义。本文通过阐述电子档案在管理和使用中遇到的情况，分析现阶段高校人事档案管理工作中存在的主要问题，对电子档案在高校人事档案管理工作中的应用策略展开探讨，旨在为如何促进高校人事档案管理工作有序开展研究提供一些思路。

一、电子档案管理概述

电子档案，指的是依托计算机磁盘等设备进行存储，与传统纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案管理与计算机网络技术有着十分紧密的联系，换而言之，电子档案管理最终是为了推进传统管理手段不断朝电子化方向发展。同时，还要有序推行档案材料归档工作，包括资料收集、存储等。电子档案管理一方面可缩减人力、物力投入，另一方面可更好地完成档案管理工作，提高人力资源的使用效能。

二、现阶段高校人事档案管理工作中存在的主要问题

（一）人事档案管理工作内容繁杂

由于人事档案数据每年都会发生变化，如人员增减、学历学位、职务职称、工资等情况的变动数不胜数，再加上人事档案本身就存在相应的区域形式，因此，要想开展好高校人事档案管理工作，需投入大量的人力、物力。

（二）人事档案管理工作人员专业素质不高

电子档案具备便捷、管理效率高等优势，是一种值得推行的管理手段。然而，由于管档人员对信息技术掌握不够熟练、对软件功能的使用不够熟悉，使档案信息更新完善不够及时，软件功能无法实现最大化，制约了高校人事档案信息化管理。另外，由于软件开发者对使用情况调研不足，导致部分功能模块无法利用，也制约了档案管理信息化水平的提升。

（三）人事档案管理制度有待健全

由于各高校内部人事制度和人员情况存在差异，使人事档案管理工作跟不上高校管理进程。除了上级主管部门的规章制度和要求外，各高校一般会结合实际制定相应的管理规定，但由于这些规定更新不够及时，跟不上学校发展的实际，如电子档案信息化的创建受到经费、场地、配套政策等因素限制，无法全面实现档案信息化管理。

三、电子档案在高校人事档案管理工作中的应用策略

在新形势下，高校应紧随社会发展脚步，不断改革创新，在先进技术、成功发展经验的支持下，逐步强化电子档案在高校人事档案管理工作中的科学应用，促进高校人事档案管理有序进行。

（一）强化电子档案存储设备和网络安全性

首先，要确保电子档案存储设备的安全以及特定设备的特定使用，及时对软硬件设备更新升级，并做好设备检修维护工作，进一步保障电子档案存储设备的安全有序运行。其次，为了防止电子文件意外丢失，要定期对存档文件予以备份。最后，可依托网络防火墙、身份验证等方式，提高电子档案在高校人事档案管理中应用的安全性，防止电子文件被非法访问或恶意篡改，为电子档案的使用提供安全保障。

（二）提高人事档案管理人员专业素质

高校应当加强对人事档案管理人员专业素质的培养，定期组织工作人员进修学习，使其及时了解国内先进的人事档案管理、计算机网络技术等知识，掌握信息化管理技术，从而促进电子档案在高校人事档案管理工作中的科学合理应用。

（三）分类开展人事档案信息化管理

要以高校制定总体规划为前提，充分结合高校实际情况，构建起科学合理的分期方案。与此同时，要加强对人事档案管理各个环节的有效控制，基于人事档案管理工作的特殊性、安全性要求，不断推进人事档案系统平台的建设。除此之外，还应建立健全完善的人事档案管理模式，进一步实现高校人事档案管理全面电子化、信息化。

四、结语

综上所述，在当前信息技术迅速发展的背景下，依旧沿用传统管理方式必然难以满足人事档案管理需求。鉴于此，相关人员必须加强研究、总结经验，掌握电子档案管理内涵，全面分析现阶段高校人事档案管理工作中存在的主要问题，结合实际情况，积极促进高校人事档案管理工作的有序进行。

（作者单位：滨州学院）