医院声像档案管理中现存问题及对策探讨

文/郑州市第七人民医院 王雨

医院声像档案管理中现存问题及对策探讨

文/郑州市第七人民医院 王雨

声像档案是指在医院发展中对一些重大事件、医疗技术等进行摄录，最终形成的具有一定价值的照片、录像、录音等资料。作为医院档案中不可或缺的一部分，声像档案能否被顺利收集、管理具有重要意义。本文针对现阶段医院声像档案管理中存在的问题进行分析，并提出一些针对性举措。

医院；声像档案管理；现存问题；对策

声像档案具有客观性、形象性等特征，能够对医院的一些重大事件进行真实记录。虽然声像资料在整个档案系统中占据的比例较小，但是其佐证作用是不可替代的。加强对声像档案管理的重视有利于声像资料的保存。

一、医院声像档案管理中现存问题

（一）存在声像档案缺失现象。信息技术的迅速发展使得医疗行为中产生越来越多的照片与影像资料。这些资料中的大部分由个人保存，并且形成规范的声像档案。一些临床科室都配置有数码设备，在进行大型手术与学术会议等活动中科室人员进行拍摄，并未对这些资料的拍摄时间、地点等进行必要说明，有的甚至不会移交到声像档案管理部门，造成声像档案的缺失。没有配置数码相机的科室，在进行活动之前，并没有通知宣传人员进行拍摄，影响资料的收集。另外，人员进行调动与离职时，会将个人拍摄的声像资料带走，并没有移交给档案管理部门。由于这些现象的存在，导致声像档案流失、缺少，不利于声像档案作用的发挥。

（二）记录与制作不完整。社会的发展与医疗水平的提高使得医院医疗、文化活动逐渐增多，记录这些活动的声像资料并不完整。例如，在进行医院基础项目建设记录中，需要将工程建设之间的原貌、项目立项、可行性研究、奠基、竣工等全过程进行记录，但是在实际拍摄中，只对开工、竣工等仪式给予重视，其他环节缺失。久而久之，导致医院声像资料记录与制作并不完整。

（三）档案管理不规范。现阶段一些医院的声像档案只是储存在宣传部门或者临床科室中，并未对其进行集中管理，导致声像档案不能进行归档。随着时间的推移，有关人员对声像资料的记忆逐渐模糊，造成时间与地点、事件的混乱。有些照片的底片已经丢失，并且没有必要的文字说明，给规范管理带来很多麻烦。另外，科室为了使用上的便利，不会主动将声像资料交付档案部门进行管理，自行保管。此外，有关人员对声像管理的制度并不重视，都是在一段时间进行工作总结时才将声像资料进行整理，提交给档案部门。在此期间，需要进行的工作事项比较多，归类、文字说明工作并不完善，日后难以补齐。

二、医院声像档案管理中现存问题的对策

（一）各司其职，划定收集范围。由于医院声像管理意识不强，许多科室按照自己的作风行事，并不了解具体的声像档案提交范围，导致声像收集冗余或者不完整。划定收集范围具有必要性，具体包括：党政。该种声像资料主要对医院发生的重大事件、举办的重大会议、领导视察、涉外活动等进行记录；教学、科研。主要对医疗技术大赛、新技术引进、医疗技术培训、健康教育活动等进行记录；重大活动。主要对院庆、更名、大型文艺活动等进行记录；获得荣誉。对奖牌、感谢信等进行记录；历史照片。记录重点建设项目的关键环节、医院发展过程等；其它有价值的声像资料。

（二）保证声像档案收集的完整性。具体措施包括：安排拍摄水平较高的职工辅助进行声像档案的管理；医院中各个部门要通力合作，互相配合；相关管理人员要进入科室尤其是产生声像资料比较多的科室进行工作指导，督促声像资料的整理与提交；针对一些重大活动的声像资料，管理人员要提前参与其中，保证拍摄的完整性与交付的及时性；制定完善的声像档案管理制度，将其功能作为依据进行整理与归档。

（三）保证声像档案被集中、统一管理。我国《档案法》明确规定，无论哪种载体的国家档案，需要无条件提交给档案部门。所以，医院要完善声像档案管理中的规章制度，提高管理的规范化，做好收集与整理工作。使用集中与统一管理的方式能够为档案资料的完整、安全提供必要保障；对声像档案的保存、出借、使用进行明文规定；建立内部开放性数据库，为各个科室使用下载资料提供便利；使用分级管理制度，将珍贵资料划定等级；保证档案保管室具有恒定的温度与湿度；对于录音与录像等资料使用防磁柜进行保存。

（四）加强声像管理人员的培训。作为声像方案管理中的主体，管理人员对于档案管理能否顺利进行具有重要影响。科技的发展对管理人员提出了更高的要求，医院要提高人员聘用门槛，并且定期举行档案管理相关知识的培训，提高管理人员的综合素质。另外，加强有关职业道德的培训，增强人员责任意识，用高度的责任心投入工作，保证工作顺利进行。

三、结语

由上文可知，声像档案管理中存在诸多问题，保证声像档案收集的完整性以及声像档案被集中、统一管理对于提高其管理水平具有积极意义。医院决策层要认识到声像资料的重要作用，完善管理制度，提高部门之间的配合度。

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