大学人事档案管理的有效措施和方法

【摘 要】在高校管理工作中，人事档案是其中非常重要的组成部分，科学、规范、合理的档案管理，能够有效推动高校档案事业的发展。因此，本文将对高校人事档案管理中存在的问题进行分析，并探索有效的管理措施与方法。

【关键词】高校人事档案管理；有效措施；方法

一直以来，高校人事制度实现了不断地深化和改革，工作方法发生了变化，对于档案管理也提出了更高的要求。但是，在很多高校中并没有重视人事档案管理，存在着很多问题，我们将深入对这些问题进行认识，并探索高校认识档案管理的科学方法。

一、高校人事档案管理中存在的问题分析

（一）材料结构不够完善

一般来说，高校人事档案应包括学历学位证書、专业技术资格任职材料、生源地资料、进修结业材料、获奖证书等等，但是在实际高校人事档案收集当中，依然存在着材料结构不完善的现象，很多人事档案不够完善，大部分都没有将资料完全收集到档案部门，从而使得档案管理在日后工作中受到档案不全的制约。

（二）档案内容没有进行及时更新

随着高校的发展，高校中教师、学生、管理人员的资料和情况也不断发生着变化，但是在很多高校的档案管理中，缺乏主动更新档案的意识，没有主动将进修培训的资料、新学生的资料、退休教师的资料等进行收集和整理，使得人事档案的内容比较陈旧，有时候是教师在职称晋级需要查询档案的时候，才将档案进行完善，影响了日常人事管理工作的顺利落实。

（三）档案管理质量迟迟得不到提升

在档案管理中，做好数量上的充实只是其中一方面，更重要的是对质量上的审查。有的教师和学生在提供档案资料的时候，存在着虚假内容，档案管理人员并不进行甄别和核实，从而使得档案存在着虚假成分。还有的资料在收集的过程中，存在着张冠李戴的现象，从而使得档案管理的质量存在不足。

二、如何对高校人事档案管理实现创新和发展

在高校日常管理中，人事档案的重要性不言而喻，但是并不是所有档案管理人员都能够认识到其重要性。对于高校人事档案管理工作中存在的问题，我们应积极进行思考，从而不断完善人事档案，提高人事档案管理的质量，对高校人事管理工作起到辅助作用。

（一）健全高校人事档案

人事档案的完善性、真实性，是高校人事档案管理的重点内容，缺乏了完善和真实的档案，档案管理也无从说起。因此，我们应不断对高校人事档案进行完善，尤其是在每年干部晋升、选拔时期，要格外注重对档案的收集和更新工作。一般而言，高校档案的教师材料有个人基本情况、学历、学位证书复印件、工作经历、学习经历等，学生的材料档案主要有优秀干部证书、入党申请书、学习经历、生源地信息、高考成绩、专业成绩等。其他材料主要有优秀教师证书、其他获奖证书等。通过对各类档案的健全和完善，能够为高校管理工作提供更加全面、科学的信息。

（二）利用现代化的信息技术

当前，信息技术在各行各业实现了应用，在高校的应用也非常广泛，不管是教学、考试、选课，都使用了信息技术，使得工作效率大大提升。在高校人事档案管理中，信息技术也得到了广泛的应用。例如，很多高校都建立了属于自己的人事管理数据库，将所有人员的档案都录入到数据库中，能够很便捷地进行调取，班主任和专业主任能够在数据库中调取自己学生的档案，为教学和学生管理提供科学依据。不过，有的高校的信息化程度依旧得不到改善，我们应不断完善高校信息化建设的软件和硬件，将高新的信息、网络技术与人事档案管理工作互相渗透，从而有效提高档案管理的效率和质量。

（三）提高档案管理人员的综合素质

在高校人事档案资源的开发过程中，档案管理人员的专业素质与人事档案的管理效果有着直接联系，如果档案管理人员具有较强的专业素质，就能够科学对人事管理工作进行分析和处理，从高校的未来发展出发，围绕高校的生产管理目标，对重点教学项目进行跟踪了解，有针对性的开展人事档案管理工作。并且，档案管理人员还应具备较好的心理素质，能够从全局的角度来思考高校在人事方面的需求，主动对教师、学生的具体情况进行了解，从而围绕教学、学校管理有关的问题合理收集和整理人事档案，从而有效发挥人事档案的服务保障作用。因此，提升人事档案人员的专业素质和心理素质是非常重要的，作为高校的管理人员应重视对档案管理人员日常培训，是其基本素质能够符合高校人事档案管理的需求，保障人事档案管理的效果。

三、结语

总之，高校人事档案的收集和管理是尤为重要的，决定着高校人力资源的未来发展，也对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。因此，我们应对当前高校人事档案管理中存在的问题进行分析，并探索有效的管理措施和方法，从而推动高校人事档案向着信息化、专业化方向发展。

作者简介：石晶（1983-），女，河南郑州，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。

参考文献：

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