军工企业电子文件管理现状分析及对策研究
——以上海航天技术研究院为例

文/上海航天技术基础研究所 谢敏；上海机电工程研究所 武志鹏

军工企业电子文件管理现状分析及对策研究
——以上海航天技术研究院为例

文/上海航天技术基础研究所 谢敏；上海机电工程研究所 武志鹏

本文以作者所在的单位为研究背景，结合了在电子文件管理方面的实际现状，分析了该院在电子文件管理过程中遇到的问题，并就问题的原因作出阐述，针对这些原因提出了加强电子文件管理的思路。

军工企业；电子文件；生命周期

上海航天技术研究院又称航天八院，简称八院，是我国国防科技工业的骨干力量，下辖23家企事业单位，同时也是一家集设计、生产、制造、加工为一体的大型科研生产联合体。作为一家“老字号”的科研生产单位，特别是在近几年随着国家对国防事业和航天事业加大投入的基础上，航天八院承担了众多的型号科研任务，设计水平和生产技术取得了突飞猛进的提高，各类设计系统和业务管理系统在日常工作中得到应用，随之而来的就是电子文件的数量呈现出几何倍数的增长，电子文件的管理也成为目前一个不可忽视而又亟待解决的问题。

一、电子文件管理现状

（一）电子文件的来源、数量、类型以及速度都在不断地增长。随着信息化技术的快速发展，信息技术在型号任务研制过程中得到了广泛的应用，型号研制过程中产生的技术文件早已脱离20世纪手工编写和手工绘图的年代，几乎所有技术文件的产生都依赖于计算机，CAD软件技术在型号研制过程中的应用率已经达到相当高的比例，CAD电子文件的形成、管理和利用已经是非常普遍的事实。受经济利益的驱动，在型号研制过程中，设计制造一体化也在不断地推广，各种设计辅助软件在设计平台中的集约化程度越来越高，如八院目前所应用的设计平台PDM系统中就包含了多种设计软件。除了CAD电子文件以外，三维数据的产生、管理和利用也是一个不容忽视的问题。在增量电子文件产生的同时，八院下属的部分企业已经开始了对存量纸质档案的数字化扫描工作，馆（室）藏档案的数字化工作也在很大程度上促进了电子文件数量的增长。为了工作效率的提高，以及无纸化办公观念的推行，企业内部的办公自动化系统的建设也取得了长足的发展，如OA公文管理系统、合同管系统、财经管理系统、保密管理系统、涉密信息综合管控系统等等，已经是企业内部日常工作所依赖的重要管理系统。一些事务性的工作通过管理系统的应用形成了电子版的文件，而且类型具有多样性。

（二）电子文件管理具有较好的软硬件环境。在硬件上，八院各军品单位的档案部门都已实现了现代化的办公手段，有专门的档案管理系统，同时配备了打印机、复印机、扫描仪等设备，甚至部分单位为档案管理系统配备了独立的服务器。各军品单位的档案管理系统与企业内部的设计平台系统和部分业务管理系统实现了系统的对接，可实现电子文件的实时在线归档。良好的硬件环境为电子文件的管理提供了物质基础。在软件上，整个八院的军品单位采用了同一套档案管理系统，这为八院在电子文件管理的顶层设计提供了有利的条件，也为各单位之间在电子文件数据采集、保管、利用等方面的交流和学习提供了极大的便利。

（三）档案部门已经参与电子文件管理过程。型号档案是八院各军品单位馆（室）藏档案的主体，在型号档案的管理上也非常重视。八院的各军品单位档案部门都已经参与型号现行文件的管理，最为通常的做法就是电子文件在进入档案管理系统之前，档案部门人员在AVDIM设计系统中对电子文件的基本属性信息进行把关控制，如对电子文件的格式、页码、编制日期、编写者信息、文件摘要以及文件的签署信息等基本属性信息进行控制，这就在很大程度上保证了电子文件在进入档案管理系统前属性信息的准确性。同时在文件输出方面，几乎所有单位都采用“集中输出”的方式，技术文件的输出都必须有档案部门控制输出，档案部门承担了技术文件蓝图的复制、分发工作，这对于技术文件归档的规范性、准确性、完整性起到了很好的推进作用，前端控制思想型号现行文件的管理中得到了很好的体现。八院档案管理部门介入型号现行文件管理的模式有两种：一种是纵向的管理模式，即在型号研制开始之时就设定了专门的档案管理人员负责整个型号研制过程中技术文件的管理，一直到型号研制结束后型号档案提供利用管理以及库房管理，也就是对文件整个生命周期的管理。这种管理模式的好处在于档案管理人员对整个型号比较了解，对型号技术文件的了解比较深入，在工作分工上职责分明。缺点在于在档案人员数量有限的情况下，型号任务增多，会直接影响工作效率，如果发生人事变动，由于彼此业务不熟悉，工作效率更难以保证。另一种是横向管理模式，根据型号文件管理工作的时间顺序分为现行文件管理、档案组卷整理以及型号档案的提供利用管理等环节，每个人负责不同的环节。这种管理模式的优点在于每个档案管理人员在各自的环节上发挥各自的优势和专长，保证各个业务环节工作的高质量、高效率，一个人可以负责多个型号的文件，并且各环节人员具有可替代性，人员的变动不会对工作效率造成直接的影响。缺点在于对于同一个型号，各个业务环节上可能会出现不相衔接的现象，参与型号文件管理的人员对整个型号的研制过程无法做到整体的把握。在八院的内部单位中后者的管理模式居多。

二、电子文件管理中突显的问题

（一）依旧重视纸质文件管理。八院在档案管理方面经过几十年的发展，对于纸质文件的归档管理已经形成了一套成熟的、规范的管理体制，但是电子文件的管理与纸质文件管理已经存在很大的差距。目前八院在型号研制过程中几乎所有的技术文件都是通过设计软件产生，并在设计系统中经过流转批准有效的文件。但出于多种原因，这些电子文件依旧是以纸质文件归档为主。一是出于安全的考虑，安全因素是双套制并存的首要因素，相对于纸质文件，一来电子文件在计算机系统中的信息内容皆以二进制代码的形式存在，是一种纯粹的数字化信息，它对计算机系统具有很强的依赖性，同时电子文件的信息具有易更改性，在管理的过程中数据丢失、无法存取、无法还原等问题存在比率还是比较高的。二来从电子文件载体特性来看，电子文件又具有载体与信息的可分离性、信息存储的高密度性和载体的不稳定性等特点，电子文件在技术上仍然存在难以长久保存的问题，上述原因导致了八院在电子文件归档上具有保守的做法而更依赖于纸质归档。二是传统的利用习惯难以在短时间内改变，八院在型号的研制过程中实现了高度的信息化，但仍然存在实际工作业务环节的不配套，特别是在生产制造环节，大部分工作人员还是习惯于以纸质的图纸指导生产，只在极少数的生产环节实现了无纸化加工，同时，也存在大量的大幅面图纸难以在较小的计算机屏幕上清晰显示，利用过程中更倾向于纸质文件，这也是实际利用中非常典型的例子。三是异地异质备份的需要，像八院这样类似的传统军工企业，在型号研制结束后，上级机关有明确的要求对在型号研制过程中产生的重要技术文件向上级档案管理部门或军事主管部门进行移交，并且以纸质文件为主。

（二）电子文件缺乏统一管理。如前文所述，八院在型号研制和日常业务办公中已经采用了多种设计系统和业务管理系统，如PDM系统、TDM系统、TDS系统、OA系统、合同管理系统等，经过调研，除了型号研制过程中的技术文件最后一般都有相应的纸质文件输出，其他管理系统中产生的电子文件，大都存储在各自产生的系统中，也进行相应的离线归档或其他形式的归档。大量的电子文件处于分散管理的状态，缺乏集中统一的管理，这些电子文件简单地依赖于服务器而存在，一旦依赖的软硬件环境失衡，电子文件的风险性就大大增加，甚至造成无法挽回的结果，电子文件这种分散状态既不利于电子信息资源的积累和共享，又不利用档案信息资源的开发利用。

（三）电子文件管理缺乏顶层设计。在八院的下属单位中，档案管理部门绝大部分已经介入到了电子文件的前段管理，在电子文件形成阶段就已经对电子文件的基本属性等几大要素进行控制管理。而且部分单位也实现了技术文件设计系统AVDIM与档案管理系统的对接，技术文件在AVDIM系统中批准生效后，自动进入档案管理系统，实现了电子文件的实时在线归档。同时OA公文管理系统也实现了与档案管理系统的对接，在文书的年度归档中，电子文件与纸质文件可一并完成归档。在八院的推动下，OA公文管理系统、AVDIM技术文件设计系、瀚海之星档案管理系统等几大系统已经成为各军品单位的标配。在这有利的软硬件环境下，在整个八院层面上，仍然缺乏对于电子文件管理的顶层设计，各家对于电子文件的管理仍然是各自为政，电子文件管理范围的多少和管理的标准各不相同。缺乏电子文件管理的统一标准和规章制度，所以也就造成了各家档案管理部门参与各系统前期部署时对电子文件归档要求各不相同。

三、电子文件管理的对策

（一）强化电子文件全生命周期的管理。八院各下属单位档案管理部门在介入电子文件前期管理上已经承担了大量的工作，比如电子文件完整性和准确性的审查、电子文件的分发管理以及更改的管理等等。这些工作使得档案部门在保证电子文件准确性、利用的时效性上发挥了重要的作用，在前期利用上，电子文件的利用率远远超越纸质文件的利用率。但同时又存在另一普遍的现象就是，当电子文件在线自动归入档案管理系统时经常会发生数据无法导入或数据丢失的现象，又因为存在双套制的管理模式，电子文件在原生系统上也仍然存在，档案人员在接收纸质档案时，管理的重点往往又转移到了对纸质档案的管理上，对一些无法归入档案管理系统的电子文件也就不了了之，档案部门在电子文件生命周期维护阶段并没有发挥更好的作用。档案部门应当强化电子文件管理思想，提升电子文件长期保存的能力建设。档案管理部门与加强应信息系统管理部门、业务管理部门的沟通与统一协调，在制度层面做好体系化建设和规划，在电子文件管理上建立健全资源的共享机制，真正加强对电子文件全生命周期的管理，扩大电子文件后期的利用范围和利用效率。

（二）加强电子文件管理制度化建设。2002年以来，国家从法律、行业标准、国家标准及行政规章制度四个层面出台了各类电子文件归档与电子档案管理相关的规范性文件，如《电子档案移交与接收办法》《电子文件归档与管理规范》《电子文件管理暂行办法》等等。制度的建设是根本，八院在整个层面应充分利用良好的软硬件环境，本着统筹规划、资源共享、安全可靠的原则，在严格执行相关标准规范的基础上，确保电子文件收集齐全、格式规范、元数据合理有效，应与各单位档案管理部门及信息技术部门共同制定最优化的电子文件归档方案，包括符合企业实际的电子文件管理办法、建立电子文件管理的综合高效的管理体系。

（三）建立电子文件管理评价机制。俗话说无规矩不成方圆，电子文件的规范管理离不开制度规范的保证，更依托于通过管理激励手段来促进电子文件管理水平。电子文件管理评价对象一是电子文件管理系统，通过技术指标特点对电子文件管理系统进行测评，进一步强化信息系统对电子文件管理的支撑作用，完善对这些信息系统的评估标准。二是对电子文件管理本身进行测评，加强对电子文件管理各环节的监管，从技术及管理等方面，评价要素需包含电子文件从概念阶段到设计阶段最后到维护阶段的三方面内容，通过评价机制从而保障了电子文件管理的各项工作得到落实，从企业角度来说其成本投入也产生了效果。

[1]杨国庆.大型央企电子文件管理探索[J].石油化工管理干部学院学报,2013(01).

[2]屠跃明,张梦霞.从生命周期视角探寻电子文件长期保存的影响因素与对策[J].档案与建设,2016(11).

[3]刘越男.在夹缝中成长的幼苗——关于改制企业电子文件管理情况的调研报告(续)[J].山西档案,2002(02).