信息化发展对实现高校档案科学化管理的探讨

文/重庆文理学院档案馆 李兴春

信息化发展对实现高校档案科学化管理的探讨

文/重庆文理学院档案馆 李兴春

高校档案涉及教职员工及学生、学校事务方面的信息，是对高校教育活动的详细记录，它客观而全方位地真实再现学校的运行状态和教育水平，对于高校的决策管理工作提供了不可替代的信息化资源和依据，在网络信息化技术快速发展的背景下，高校档案管理要实现自身的转变和突破，要由传统的纸质档案转变为数字化、电子化的管理，利用现代信息化技术高效、快捷的优势，更好地提升高校档案的科学化管理。

信息化；高校；档案；科学化；管理

高校档案是对高校教育活动的记录，具有内容丰富、种类繁多的特点，随着网络信息化技术的普及性应用，高校档案管理借助于现代信息化技术，加强自身的科学化管理，采用快速便捷的网络信息技术基础平台，提升高校档案的科学化管理质量和水平。

一、信息化发展下的高校档案管理内涵及特点

在网络现代信息化技术不断渗透和融入各个领域的过程中，高校的档案管理也正在发生改变，逐渐由纸质档案向电子档案的方向转变，注重于对高校档案的信息化采集、归类、保管、统计与编辑工作，对高校的档案信息进行完整而科学的管理，具有自身不可替代的特点，是国家档案的重要构成内容，对于高校的继续教育、科学文化教育、科研等工作有极为重要的基础性作用和意义。

信息化发展下的高校档案管理是由专门的档案管理部门或机构，结合信息化技术，实现对档案的合理归类与整理、保管等，并根据不同高校档案管理的现状及规律，进行科学化、规范化、制度化的管理，从而在转变高校档案信息管理手段、模式和载体的前提下，以信息电子的方式向需求者提供档案信息服务，更好地提升高校档案信息管理的科学性，实现档案信息管理的效益最大化。

二、高校档案管理中存在的问题和不足

（一）高校的档案管理制度还有待完善。高校的档案管理工作存在管理制度的迟滞性，没有根据时代的要求加以更新和完善，还仍旧依循原有的管理制度和流程进行操作，大多停留于档案的采集、记录等初期阶段，对于档案采集流程的制度化还存在欠缺和不完善的地方，导致高校档案资料在一定程度上的残缺，降低了高校档案管理工作的效能。

（二）档案管理工作存在一定的随意性。由于高校的档案管理系统存在于不同的管理层级之间，这些管理层级的档案管理工作还缺乏无缝对接的模式，存在工作上的随意性，这就使高校的档案管理工作出现了断层现象，难以充分实现档案管理系统的整合。

（三）档案管理存在不到位的现象。随着我国高校的扩招，高校的规模也随之不断加大，相应的，高校的档案管理工作量也随之增多。然而，与此相矛盾的是，高校的档案管理工作的基础设施建设却存在滞后的现象，由于高校的档案管理环境相对狭窄、设施陈旧和相对落后，缺乏科学的档案管理理念和相应的标准化措施，如防水、防火等。同时，高校的档案管理工作大多采用纸质档案作为载体，并未普及运用信息化技术，这也使档案管理工作存在不到位的现象，无法满足信息化时代的要求。

（四）高校档案管理人员的专业性还有待提升。在高校的档案管理工作之中，档案管理人员的队伍建设是极为重要的基础前提，然而，在高校的档案管理工作中存在队伍的专业性不足的缺陷，部分档案管理工作人员的工作积极性不高，对于档案管理工作不够重视，也不具备专业的档案管理知识和技能，这就使高校的档案管理工作的专业性相对偏低，对于档案的完整性、规范性管理带来较大的阻力。

（五）高校档案信息的采集范畴相对狭窄。在高校的档案管理过程中，大多局限于对纸质档案资料的采集和整理，而对电子信息的音视频档案资料的采集却相对有限，这就使高校档案信息的采集范畴相对缩小，无法完整地采集高校的档案信息，降低了高校档案管理工作的科学性。

三、信息化发展趋势下高校档案的科学化管理路径探索

（一）健全和规范高校档案管理制度。为了更好地促进高校档案的科学化、规范化管理，要从高校档案的科学化管理制度入手，具体来说，应当包括以下几个方面：1.正确地认识高校档案管理工作的地位和意义，树立客观、正确的档案管理观念和思想，并将档案管理工作纳入高校的工作规划之中，提升和增强高校档案管理工作意识。2.做好高校各部门、层级的档案管理协调工作，要在精简机构的前提下，明确各部门、层级档案管理工作的权责，健全档案管理机制，更好地提升高校档案管理的工作效率，使高校的档案管理工作在科学而完善的档案管理制度前提下，有条不紊地展开。3.完善高校档案管理相关制度。在高校档案管理的科学化、规范化建设过程中，要确立档案资料信息化采集和归档制度，实现对档案资料的信息化操作和管理；同时，还要完善高校档案信息资料安全制度体系，要及时更新高校档案信息管理系统，注重高校档案信息的安全与完整，不断提升高校档案信息安全体系的防护等级，避免高校档案信息数据的泄密和丢失现象。

（二）加大高校档案管理的基础设施建设力度。为了更好地实现对高校档案的管理，要提供基础设施的物质支撑和基础前提，要修缮高校档案管理的防火、防水等基础设施，建构和优化高校档案信息资料存放的场所及环境，为高校档案的科学化管理提供坚实的物质前提和基础。

（三）全面实现高校档案的信息化管理。在高校档案的科学化管理进程中，要全方位实现高校档案的信息化管理，要对高校档案信息加以有效的整合，不仅要注重档案信息内容的整合与优化，还要实现高校档案结构的整合与优化。同时，要实现高校档案信息的数字化，以计算机信息化技术为支撑和依托，形成涵盖高校档案所有信息的数字资源库群，完善高校档案信息化查询系统、下载平台，实现对档案信息的数字化管理。另外，还要实现高校档案信息的资料共享化，以信息的共享利用为终极目标，在保护个人档案资料隐私的前提下，实现档案信息资料的共享与开发利用，为高校的科研、教育等领域提供有力的信息支撑，并在标准化的管理模式下深化高校档案信息材料的共享化程度，增强和推动高校档案的社会服务职能。

（四）提升高校档案信息管理工作队伍的整体素质。在高校档案信息资料的科学化管理建设过程中，档案信息管理工作队伍的整体素质是极为关键的前提条件，要建立专业化的档案管理工作队伍，注重选拔和选取具有档案管理专业背景的管理人员，要求档案管理人员具有系统化的档案认知能力和工作管理的胜任能力，能够实现对高校档案的科学化、信息化管理。同时，还要培训和提升高校档案信息管理工作人员的计算机应用能力，增强档案管理人员的工作责任心和道德观念，加强对档案管理工作人员的思想道德修养教育，并采用科学而规范的考评制度体系，督促和促进档案管理工作人员的素质提升，为高校档案的科学化建设提供强有力的人才队伍支持。

四、结束语

综上所述，高校档案管理工作对于高校的科研教育有不可忽视的重要意义和功能，在当前信息化网络技术普及和发展的背景下，高校档案要与高校教育实践相结合，完善自身的档案管理信息化制度体系，加大对高校档案管理的基础设施投入，提升档案管理工作队伍的整体素质，更好地促进高校档案的科学化管理。

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