论精准扶贫档案工作的科学管理

文/佛山开放大学（佛山社区大学） 何颖燕

论精准扶贫档案工作的科学管理

文/佛山开放大学（佛山社区大学） 何颖燕

本文以扶贫档案的普遍特点及困难为切入点分析成因，结合所在地区扶贫的真实事例，提出精准扶贫档案工作要纳入行政工作规划及计划、融入大数据和云技术、严格执行《精准扶贫档案管理办法》、兼职档案员要参与入户调研等具体措施进行科学管理，并以此建立长效机制。

精准扶贫；扶贫档案；长效机制

贫困问题是当下全社会乃至全球所共同面临的重大难题，它不仅仅是一个经济问题，还涉及政治和社会的稳定、各方面的和谐发展。扶贫工作的宗旨就是扶助贫困户或贫困地区发展生产，改变穷困面貌。

一、扶贫档案的普遍特点及困难

由于扶贫工作周期性强，其档案材料相应的针对性也较强，一般三年一个周期。材料收集具有流动性、分散性、随机性、艰难性，易被忽略，重视程度普遍不高，基层农村尤其是贫困村的档案意识整体较为淡薄，除单据须报销保存外，不少工作做过却没留下痕迹，甚至上报的重要表格办理完毕后也不留底存档，应保存归档的扶贫材料凤毛麟角；所产生的档案系统性差、材料间的内在必然联系被割裂，某些档案资料只是盒子工程，材料没有进行科学管理，充其量仅是“合订本”。

农村基层组织要么没有档案兼职人员，要么身兼多职，难以集中精力建档，加上人员更换频繁，只能过度依赖驻村干部或大学生村干部等“外援”，这样就会陷入一个恶性循环：扶贫档案管理缺少本村人员参与，扶贫档案极易出现断层管理现象，每一周期的档案管理情况只有在这一时段的帮扶人员才清楚，当他们回到原单位时，又轮到新一任的人员去重新摸索、熟悉档案，而本村管理人员是常住人口，对本村实际情况和扶贫工作较了解，他们的“缺席”，一来是人力资源的浪费，二来也会延误后继者对各种情况的了解和判断。

二、扶贫的新形势及对其档案的要求

过去传统的扶贫模式属于粗放式扶贫，贫困居民基数不清，扶贫对象、扶贫村情况的数据存在推测估算，这源于贫困居民数据是通过抽样调查后逐级往下分解的，正因源头不精确，导致应扶未扶、人情扶贫、关系扶贫等不公的现象，挤占浪费大量的国家扶贫资源，甚至滋生腐败。原有的扶贫体制机制必须修补和完善，要解决资金和政策用在谁身上、怎么用、用得怎么样，扶贫必须要有“精准度”。

“精准扶贫”的重要思想最早是在2013年11月，习近平到湖南湘西考察时首次作出了“实事求是、因地制宜、分类指导、精准扶贫”的重要指示。2014年1月，中办详细规制了精准扶贫工作模式的顶层设计，推动了“精准扶贫”思想落地。同年3月，习近平参加两会代表团审议时进一步阐释了精准扶贫理念。2015年6月，习近平在贵州就加大推进扶贫开发工作又全面阐述“精准扶贫”概念。同年10月16日，习近平在2015减贫与发展高层论坛上强调，中国扶贫攻坚工作实施精准扶贫方略。

档案工作应适应精准扶贫工作的新形势、新特点、新要求，积极配合党和国家打好扶贫攻坚战，充分发挥档案在精准脱贫中的作用，国家档案局、国务院扶贫办于2016年印发了《精准扶贫档案管理办法》。精准扶贫档案是指在精准扶贫工作中形成的，对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体的历史记录 。从此，精准扶贫档案的管理工作有了理论的依据。

精准扶贫档案工作应结合扶贫开发工作实际，确保精准扶贫档案的真实、完整、系统和安全，严格按照《精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。归档文件材料应当齐全完整、分类准确、排列有序；归档文件目录或者卷内文件目录明晰、准确；备考表填写真实、清楚；归档的文件材料中有照片或者复印件的，应当图像清晰，注明复印件；装订结实、整齐。

三、建立档案管理长效机制，做好精准扶贫档案工作的对策

（一）领导重视，政策保障。以本校挂钩扶贫对象——广东省云浮市郁南县建城镇东坑村为例，学校成立校级领导任组长的扶贫工作领导小组，具体负责学校的扶贫工作，在年度财务预算中单列扶贫开发专项经费，结合党的群众路线教育实践活动，将扶贫开发“双到”工作贯穿于其中。以“争先创优”为动力支持扶贫工作，出台学校帮扶工作意见，实行“一对一”结对帮扶责任制，由各学院、各部门主要负责人牵头，动员所辖学院、部门教职工共同参与，共同负责。学校领导多次前往扶贫村深入实地调研，分析研究扶贫工作，制定针对性的帮扶措施，及时解决扶贫工作中各种问题和困难。

（二）精准扶贫档案工作做到三同步、四纳入。借鉴高校综合档案管理的三同步、四纳入的成熟做法，学校持续将扶贫、精准扶贫档案工作列入行政工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收扶贫档案工作。扶贫部门密切联系档案部门，档案部门积极配合扶贫部门，定期或不定期进行业务指导，要求在精准扶贫工作中产生的档案资料要及时收集分类、规范整理，并结合实际进行实时归档或预立卷，完整有序地建立起精准扶贫档案，充分发挥扶贫档案的凭证作用。在项目验收或财政、审计等部门重点对审核帮扶资金的合理运用和安全管理监督中，充分发挥了精准扶贫档案的凭证作用。

（三）依托大数据和云计算，助推精准扶贫档案科学管理。要在精准扶贫、精准脱贫上下更大功夫，首先要使扶贫对象信息精准，从而确保扶贫档案资料翔实、准确。我校在云浮市郁南县建城镇东坑村扶贫时，结合新农村档案工作示范区的科学做法，依托大数据和云计算，实现贫困人口识别的量化、分析掌握致贫原因的系统化和贫困程度深浅的可视化，严格根据“八进十三出”精准识别贫困户的标准和要求，2016年5月经入户精准识别核实，东坑村全村总人口313户1155人；全村贫困户为82户227人。针对实际情况，实现数据对扶贫开发工作的精准管理、动态管理、科学管理，使精准扶贫有了翔实的电子档案，扶贫信息公开、透明。

（四）精准扶贫档案要做到应收尽收、应归尽归、及时鉴定。与其他档案收集的方式和渠道相异，精准扶贫档案的收集往往要建立在调查的基础上，不少档案兼职人员会同驻村干部等通过进村入户、逐一走访和调查，在扶贫管理系统上为贫困村和贫困户建档立卡：村中贫困户的数量以及每个贫困户的家庭组成成员、收入来源和水平、有多少劳动力、致贫主要原因、发展的潜力等基本情况，并进行一一登记造册。只有建档立卡，摸清情况，才能收集到第一手可靠的档案材料，才能研究并实行“一村一策，一户一法”的扶贫措施。这就是收集应归档材料不可或缺的步骤。几年来，我校驻村干部（兼职档案员）收集、统计、分析完成了该村全部贫困户入户精准核查和村基本情况调查，建立一式三份的帮扶卡，一份属帮扶对象，另一份属被帮扶对象，还有一份在管理人员手中，到期归档；对每一批款式的支出和使用的票据、凭证与文件都进行严格归档，对照《精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表》的归档内容逐一收集和归档。正因为做到精准扶贫档案材料应收尽收、应归尽归，这些翔实、完善的扶贫档案有力推动、完成了多项任务的完成。

（五）做好声像档案的收集工作。声像档案反映的客观事物直观形象，给人以强烈的时空感和真实的客观感。精准扶贫工作纸质档案与声像档案有着密切的联系，它们是相互依存、相互补充的，是对历史的相互印证。作为展示扶贫前后对比、彰显扶贫成就的重要表达方式，声像档案发挥着纸质载体档案所不能替代的的作用。除重点帮扶贫困对象外，精准扶贫工作还包括健全村级产业配套设施、公益基础设施等。兼职档案人员或扶贫干部要养成边走边拍边录的习惯，及时将村庄的原貌和变化记录下来，这是做好声像档案工作的关键，因为乡村的原貌旧容一去不返，不及时拍摄以后追悔莫及。在各项建设项目开工前，要及时进行拍摄，使扶贫工作各时期的声像档案材料收集得比较完整。必要时还需进行航拍，如荒山、养殖场、山林、鱼塘等大面积的改造；借助航拍技术拍摄乡村的全景照，可更精准掌握整体地理地貌、土地、生态旅游资源等情况，特别是传统村落建筑群、百年大榕树、古寺古院等可挖掘的、具有文化底蕴的乡村旅游资源。实施帮扶措施后，原来泥泞不堪的村道现已成水泥路；破旧的教学楼变得焕然一新；许多危楼危房被新楼代替；荒芜的山地建成了综合种养基地，还为村修建完善了农田灌溉水渠、综合服务站、卫生站、净水工程、文化长廊、运动场地、路灯、垃圾池等大量基础设施。我校对该村在三年扶贫后制作了一本图文并茂的扶贫画册，内容分为情系热土、旧貌新颜、致富奔康、乐助扶困、风劲帆满五部分，均取材于完善的声像档案，该画册还成为校方进行校标交流的材料，也成了扶贫工作的成绩表。

（六）积极鼓励建立农家档案。农家档案分为两种形式：一是村办帮建，另一种是农户自建。村办帮建农家档案大致可分为三类：综合（文字）档案类，如证件（结婚证、户口簿、学历证、各类证书等）、票据、医疗病历保险、家电设备使用说明等；声像档案，其按时间顺序排列，配上照片说明，其中不乏珍贵的老照片；实物档案类，如一些奖杯、锦旗、奖牌、有价值的纪念品等物品。每户一个档案编号，统一存放在村办公室。此举为村民办理各种证件、手续等提供了方便；也成为每户后辈留下自家的发展史。农家档案既是社会工作、家庭生活的需要，更是构建和谐社会的需要。兼职档案员还指导各农户自建档案，详细记载了饲养牲畜、育林或其他经济作物的过程，包括种源、产地、买卖时间、养殖或种植面积、播种、施肥、成长指标、运输、生产成本、产量等方面。通过记录，农户们有了每年投入与产出的原始数据，便于来年有针对性地选择种植、养殖项目和改进生产方法，从而扬长避短，更好地规避风险，争取更大的收益。村建和农户自建的农家档案既丰富了档案的种类，也提高了他们自建档案的积极性，更提高了农民朋友的生产效益。

（七）兼职档案人员应有相应的固定性和连续性。村办要设立精准扶贫兼职档案员，避免过度依赖驻村干部或大学生村干部管理档案，本村的兼职人员不宜频繁更换，要通过政策留人、感情留人，档案管理人员能相对固定和长期使用，可消除档案管理人员的临时思想，有利于村档案工作的长远发展。充分利用本村人力资源，助力新驻村干部尽快熟悉扶贫档案，减少摸索时间，有助后面工作的开展和判断，亦可避免扶贫档案出现断层管理现象，促进档案制度的健全和落实。2017年两会上的政府工作报告提出2017年目标，确保再减少贫困人口1000万人以上，完成易地扶贫搬迁340万人。这是一个实实在在的目标，也体现出了党和国家打赢脱贫攻坚战的信心和决心。消除贫困、改善民生、逐步实现共同富裕，是社会主义的本质要求。做好精准扶贫档案工作，建立档案管理长效机制，让广大帮扶对象享受到政策的优惠和成果，切身感受到变化，生活质量的提升，是档案工作者崭新的使命！

[1]习大大最揪心的事儿.[Z].中国经济网,2016年2月22日.

[2]国家档案局、国务院扶贫开发领导小组办公室.精准扶贫档案管理办法档发〔2016〕13号[Z].2016-9-30.