浅议基层纪检监察档案管理工作

文/中共山东省郓城县纪律检查委员会 杨珞

浅议基层纪检监察档案管理工作

文/中共山东省郓城县纪律检查委员会 杨珞

基层纪检监察档案管理是纪检监察工作的重要内容，档案管理效率会影响纪检监察工作的顺利开展，从而影响反腐倡廉效果。因此，需要加大基层纪检监察档案管理工作的力度。但是，就基层纪检监察档案管理目前的情况来看，仍然存在许多问题，阻碍着档案管理工作的有序推进。本文对基层纪检监察档案管理工作的意义及存在的问题进行分析，并就相应的管理策略进行探讨，希望能够推进基层纪检监察档案管理工作的发展。

基层；纪检监察；档案管理

基层纪检监察档案是纪检监察单位在日常工作中所形成的各种文件资料，这些文件资料都有其重要的价值。基层纪检监察档案主要包括案件、文书、巡视巡察、信访、人事、廉政等档案，每类档案都是对纪检监察单位工作的真实记录，能够反映工作情况。

一、重要意义分析

中国社会还处于社会主义初级阶段，计划经济体制还没有完全消除，而市场经济体制正在建设中，还需要一段较长的时间才能够完成市场经济体制的建设工作。以国有企业的基层纪检监察档案管理工作为例，主要表现在以下几方面：首先，市场能够对资源的基础配置发挥相应的作用，但这部分作用没有充分体现出来，如对经济活动的调节作用。所以，一些非市场经济行为还普遍存在，如政府干预、地方保护主义。其次，国家针对维护市场经济秩序的相关法律法规并不完善，其执行力度也不够，使得违法乱纪、扰乱市场经济秩序的行为得不到有效的控制。再次，许多企业在运营过程中所采用的制度仍然会受到计划经济的干扰，其法人治理结构还不完善。尽管我国许多企业在进行改造，但却很少有企业按照现代企业制度运作。不管是董事会的决策行为，还是经理层的执行行为，都没有得到有效的监督。所以，大部分企业的董事会都没有发挥真正的作用，职工对董事会的监督作用也没有发挥出来。最后，国家在对国有资产进行监督管理时，对人、物、财的管理是相对分散的，这就会降低国有资产的管理效率。此外，由于社会中介机构并没有得到完善的建立，所以在对企业进行审计时，难以将企业的经营情况客观地反映出来。再加上企业没有建立起完善的分配体制和激励机制，所以国有资产流失和腐败现象十分严重。因此，需要加强基层纪检监察档案管理，为查考和服务工作提供参考依据，并对办案质量进行有效的监督，从而改善反腐倡廉的效果。

二、问题分析

（一）档案信息化管理水平低。在基层纪检监察档案管理中，大部分档案是纸质形式的，其中所记录的信息不仅多，还比较杂乱，所以在需要利用档案信息进行交流时，查阅信息就会耗费大量的时间，需要携带的纸质文档也会比较多。在交流之前，还需要对这些信息进行整理，并对其中的信息进行校对。而这些工作基本都是通过人工的方式进行的，收集、分析、核对、查找档案信息，都需要消耗较多的人力和物力，时间成本也很高，还容易出现错误，档案管理效率不高。比如，办案材料的档案管理，需要收集、分析、整理检举材料、揭发材料、申诉材料、领导审批材料、会议决定材料，以及后续在办案过程中所产生的一系列材料和结案材料。这些资料比较冗长，涉及的内容多，耗时长，完全依靠人工操作，就会大大降低工作效率。如果能够采用信息化管理平台对档案进行管理，不仅能够提高档案管理的规范性，还能够确保数据的完整性，能在很大程度上提高管理效率。

（二）档案的开发利用不足。许多基层纪检监察档案管理人员没有认识到档案的价值，不重视档案管理，只是简单地将纪检监察资料进行归档，以便需要的时候能够快速地查询到即可。基层纪检监察档案可为单位内部决策提供参考依据，可帮助决策者对单位过去的发展情况进行分析、总结，找出其中存在的不足，并在后续的决策中加以改进，从而促进单位更好地发展。比如，调查报告、审理报告等包括的内容比较全面，记录的是案件处理的全过程，对这些资料进行分析，有利于决策者制定更加科学合理的决策方案。因此，需要加强基层纪检监察档案的开发利用，将档案的价值充分发挥出来。

（三）部门管理不够严格。目前，许多基层纪检监察档案部门的管理比较松散，使得档案管理工作的效率低下，难以确保档案的完整性和可靠性。比如，没有对档案的存放位置作出明确规定，导致档案的存放不规范，在查找档案的时候就很困难，严重影响着档案管理的效率。并且，大部分的档案管理部门没有定期对档案进行整理和检查，即使有档案遗失，也没有及时发现。由于对档案管理的监管不力，还会导致一些档案被意外销毁。再加上基层纪检监察档案管理的资金投入不足，使得有些单位没有专门的档案管理室，往往随意将档案存放在库房中，阴暗潮湿的环境容易使档案损坏。还有的单位甚至将档案存放在堆放易燃易爆物品的地方，严重威胁着档案的安全。因此，需要加强对部门的管理，以提升基层纪检监察档案管理的质量。

三、策略分析

（一）明确档案的归档要求。要提高基层纪检监察档案管理的规范性，首先就应明确其归档要求，包括装订要求、封面内容的填写要求和标题格式要求等。以装订要求为例，案卷既要有案卷封面，又要有卷内目录和备考表，装订目录中所填写的内容要符合卷内的材料。在装订案卷时，要依次填写页号，不管单面还是双面，要在有文字的每页材料上统一将页号填写在正面的右上角和背面的左上角。备考表的内容应该包括卷内需要说明的情况、立卷人姓名、检查人姓名、立卷日期。如果文件材料的装订线以外有字迹，或者文件材料有破损，应进行加边和托裱处理。如果纸张太大，要将其折叠好。如果文件材料上有金属物，应将其拆除。文件材料中不允许用圆珠笔和铅笔填写，也不能出现复写字迹和热敏纸。封面应包含以下内容：第一，立卷归档单位。第二，卷宗标题，包括作者、内容和文种。第三，卷内文件的起止日期。第四，卷内文件的份数。第五，卷内页数。第六，保管期限。保管期限有三种，分别是永久；长期60年；短期15年。根据卷宗类型的不同，其标题格式也不同。如果是调查卷，其标题格式应为：XX纪委调查XX单位XX人XX问题的案卷；如果是审理卷，其标题格式为：XX纪委审理XX单位XX人XX问题的案卷；如果是信访卷，其标题格式应为：XX纪委批转XX单位XX问题调查结果的案卷。封面要用毛笔或者书法类笔书写，颜色只能选用黑色。

（二）提高档案管理的信息化水平。提高基层纪检监察档案管理的信息化水平，首先就需要加大对档案管理工作的资金投入，最大限度地还原纪检检查系统档案的纪检监察历史面貌，促进反腐倡廉的建设。因此，在对基层纪检监察档案进行管理时，要引进自动化的办公软件，通过信息管理系统对档案进行管理。比如，将纸质档案的内容转化为数字信息档案、电子信息档案，刻入硬盘中，将各类档案信息都录入信息管理系统。只要有新的文件资料形成，就及时更新到系统中，这样不仅能够确保档案信息的完整性，还能提升查询效率。传统的基层纪检监察档案是通过人工进行管理的，管理效率低下，还容易出现错误。而信息化管理则能降低出错的概率，大幅度地提升管理效率。基层纪检监察档案的信息化管理所包含的内容比较多，首先要对档案信息进行整理，然后是要加强对数据库的建设，并对数据库中的信息进行有效的利用。此外，每项工作都应该有相应的规范和标准，以提升基层纪检监察档案管理工作的现代化水平，实现档案信息的数字化管理，提升档案信息的共享性，为国家反腐倡廉工作提供数据支撑。

（三）加强对档案管理人员的培训。基层纪检监察档案管理人员的管理水平，影响着档案管理的质量，单位要加强对管理人员的培训，使其掌握专业的档案管理知识，实事求是地对自己的工作负责。通过培训，增强档案管理人员的责任感，提高其思想道德素质，时刻将单位的利益放在第一位。比如，在培训过程中，要为档案管理人员讲解案件档案的卷内排列顺序、案卷档案的保管期限、案件材料的归档范围、纪检监察档案的归档原则等内容，使档案管理人员能够对档案管理相关工作有全面的了解。在培训过程中，培训者还可对档案管理的相关操作进行演示，被培训者则可跟着一起操作，以提升自身的业务能力，从而提高档案管理效率。同时，在对档案管理人员进行培训时，还应使其了解基层纪检监察相关工作。比如，基层纪检监察的作风建设，某地区以暗访的形式加强效能督查并增加曝光力度，以深化作风建设。在一年的时间内总共开展4轮效能督查，通报了工作作风和工作纪律中存在的问题。区上的公务接待费为58.9万元，同比下降16.5%；车辆运行费用为184.85万元，同比下降1.6%。在重要的节日强化监督检查，对送年货、公款吃喝等进行控制，有利于基层的廉政建设。通过对档案管理人员的培训，能够帮助其了解档案信息的来源，从而更好地对基层纪检监察档案进行管理。

（四）加强单位内部的管理。基层纪检档案的保密性很强，在一些案件中会涉及举报人的信息和被举报人的信息，所以要加强单位内部的管理，以提高档案管理工作的保密性。比如，某区纪委接受的信访举报有70件次，包括来信来访举报22件次。上级交办的举报有38件次，重信重访15件次，署名举报38件次。经过初步核实，违纪线索为29件，涉及11件11人，结案8件8人，对1人给予行政降级处分，1人给予行政记过处分，6人给予行政警告处分等。在这些案件中都涉及当事人的隐私，都记录在档案中，如果内部监管不严，就可能将这些信息泄露出去。因此，要建立严格的档案借阅制度，如果要借阅相关档案，需要领导审批签字，并记录在台账中，以确保档案信息的安全。

四、结束语

综上所述，基层纪检监察档案管理工作的开展情况，直接关系着反腐倡廉的实际效果，需要基层纪检监察档案管理人员给予高度重视。因此，在对档案进行管理时，首先需要明确存档的各种要求，合理运用现代化信息技术，提高档案管理的信息化水平，并加强单位内部管理和档案管理人员的培训，以提高基层纪检监察档案管理的效率，从而促进反腐倡廉工作的顺利开展。

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