高校基建档案管理存在的问题与对策

文/安徽建筑大学 张良；安徽广播电视大学 郭玉娟

高校基建档案管理存在的问题与对策

文/安徽建筑大学 张良；安徽广播电视大学 郭玉娟

本文对高校基建档案的特点进行了分析，总结了高校基建档案管理中存在的四个主要问题，并针对这四个问题提出了改进高校基建档案管理，促进高校基建档案管理科学化的方法与途径。

基建档案；管理；改进

近年来，教育教学的改革与发展，给我国高等教育事业带来了发展契机，高校基建工程建设也大力开展起来，硬件基础设施得到改善的同时，高校档案特别是基建档案管理工作迎来了一系列新的挑战。

高校基建档案是档案管理的重要内容之一，它是学校发展建设历程的真实历史记录。完备的高校基建档案为学校在不同阶段的建设、决策、修缮、拆并、使用和改造等项目提供了原始的凭证和依据。高校基建档案对加强和改进学校基础设施建设，保障高校可持续发展，增强学校档案整体工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。

一、高校基建档案的特点

基建档案是按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套、系统的基建资料，是在工程项目建设活动中创造的知识成果。基建档案分类管理错综复杂，形成领域和内容性质具有专业性的特点，是工程项目形成的一系列成套性的材料。基建工程项目从立项到竣工验收完成需要较长周期。伴随建筑物的长期存在使得基建档案的保存具有现实意义。正是基建档案自身专业性、成套性、周期长、现实性等特征，使得基建档案管理具有复杂性，成为高校档案管理工作的难点与薄弱点。

二、高校基建档案现状

（一）基建档案收集不齐全，归档质量不高。基建档案的现实性等特征决定其需要永久保存，亦对归档材料质量提出较高要求。由于有些基建部门认为材料放在自己的部门查找方便，便于保管利用，不乐意向档案馆移交材料，造成高校档案收集不齐全，相关材料缺失严重。从档案馆已归档的档案来看，有些归档图纸被随意涂写，有些甚至是复印件，普遍存在归档材料质量较差，不符合归档要求。

（二）管理方式落后、硬件不达标、制度不健全。许多高校没有独立的档案馆，而是作为学校辅助部门。因此在一定程度上档案馆建设不受重视，硬件不达标，制度不健全，亦使基建档案管理受到了影响。另外基建档案信息化程度普遍较低，基建档案的管理效率低，工作强度大，大都沿用传统的纸质档案管理模式，档案资料磨损状况严重。即便使用档案信息管理系统也只能检索到基件档案的目录，而没有相应的电子文件。

（三）管理人员基建专业知识欠缺。高校档案工作人员大多不熟悉基建业务或缺乏基建专业知识。然而，高校基建工程的档案管理工作倘若由基建部门的工程管理人员负责，由于工程管理人员主要的工作重心在工程过程管理，没有经过正规的档案培训，档案工作实际操作技能较弱，缺乏基建档案的收集管理经验。档案管理人员主要负责基建档案的收集、整理、立卷、归档和利用等一系列管理工作。所以高校基建档案管理存在薄弱环节就不难理解。这种情况严重影响了基建档案的利用效果。

三 、提高高校档案管理科学化的对策

（一）加大档案工作宣传力度，增强对基建档案重要性的认识。对基建、档案等管理相关部门人员进行主题宣传，通过各类途径、各种形式提高包括学校领导干部及各级管理工作者对档案管理工作重要性的认识。让基建档案管理的重要性深入人心。依靠主管领导在人力、财力及资源配置等方面的支持，依靠各级管理工作者的配合，为基建档案管理工作奠定基础，创造一个积极健康的环境。

（二）完善制度与管理体制，制定明确的约束检查考核机制。要建立和完善基建档案管理规章制度，细化基建档案的收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等业务工作中的各项制度，明确各档案管理工作的岗位职责。完善管理体制，在学校层面设有档案管理机构和专职人员，基建工程的参加单位均应该建立档案机构和专兼职档案人员，构建校企一体的基建档案管理网络体系。学校的纪律检查部门也要针对档案管理工作制定明确的检查考核制度，对档案工作进行专项的监督管理、定期考评，责任落实到人，对于发现的整理滞后、遗漏等问题及时发出预警并进行处理，基建档案管理水平才能在制度制约和监督下大幅度提升，使基建档案管理纳入学校系统化、规范化、科学化的管理中来。

（三）加强建设单位与档案管理部门之间衔接。基建部门是基本建设材料的形成、汇总部门，需注重对各阶段建档工作实施有效监督。基建档案工作要与各项工作做好两个同步，即档案工作一开始就与工程建设的布置、检查、总结、验收同步进行；基建档案工作的竣工材料的积累、整编、审定要与施工的进展同步进行。另外，加强档案部门与学校基建部门，城市城建档案馆与建设单位之间的配合，有利于高校基建档案工作的顺利完成。

（四）提高档案管理的专业化、数字化管理水平。各行各业分工日益精细化和专业化。要提高档案管理水平，很关键的一个要素就是要引进专业的基建档案管理人才，或者从基建工程管理队伍中抽调人员作为专职的档案管理员，这样才能做到责任落实到人，术业有专攻，提高基建档案管理的专业化水平，才能提升基建档案的归档管理水平。现代化管理模式对档案管理提出新要求，传统的纸质档案管理特别是基建档案也应顺应时代潮流。对扫描仪、传真机和服务器等相应的硬件基础进行完备，实现档案的全文扫描。使用先进的档案管理软件，利用数据库技术，实现网络远程查询、保管和归档，这样充分发挥了档案信息的作用，提高了基建档案的查询、检索和应用效率。在自动化网络办公的条件下，各高校运用OA办公系统对学校的基建档案进行归档处理，再将文件上传到档案管理软件，形成数字档案，以逻辑化归档形式通过网络运行实现文档一体化。这样以电子文件管理基建档案既节省了基建档案实体的存储空间，也增进了档案管理数字化水平。

四、结语

如上所述，影响高校档案管理工作的因素很多，只有给予充分的认识、高度重视，对管理中好的做法及时总结、提炼、推广，才能从基础上提升基建档案管理工作，促进学校档案整体管理水平，为学校发展建设保驾护航。

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【该项目是安徽省教育基本建设学会2016-2017一般课题，课题名称：高校基建档案的科学化管理与应用，项目编号：1612-5；该项目是安徽省高校档案工作协会基金2016年一般研究项目，课题名称是高校档案从业人员培训模式研究，项目编号：2016yb22】