试论如何改进办公室档案管理

文/山东鱼台经济开发区管理委员会 卢伟

试论如何改进办公室档案管理

文/山东鱼台经济开发区管理委员会 卢伟

随着科技以及社会经济的快速发展，用传统的管理方式来管理办公室档案已经不能顺应时代发展的需求。办公室档案是企业以及学校的重要档案，现在档案资料大部分运用网络信息技术进行管理，网络信息化技术运用在办公室档案管理工作，可以集管理便捷、快速查询、系统管理的功能于一身。办公室档案管理的效率关系到企业单位和学校内部工作部门工作的顺利开展，如何改进办公室档案管理工作已经成为办公室管理工作急需解决的问题。本文针对办公室档案管理存在的问题进行分析，并提出解决问题的策略。

办公室；档案管理；工作效率

档案数据的收集、整理和保存是办公室档案管理主要的任务。纸质档案是档案的普遍形式，而这也是问题所在，纸质档案保存占空间较大，容易破损、查询起来麻烦，档案数据庞大，给管理者的工作带来不便，这就要求办公室档案管理工作改进工作方式，以免造成不必要的麻烦，也促进其他部门工作的高效开展。

一、完善的办公室档案是改善管理的基础

作为核心部门，办公室的档案管理制度不完善，结果会使单位内部其他工作部门不能顺利工作，对单位整体运行形成不良影响。要改进办公室档案管理工作，单位的领导者或者管理者就要高度重视，积极研究和推动办公室档案管理机制工作，健全办公室档案管理制度。要将成立的资料单独放在一个文件室里，按照不同类别有序排放，将类别和顺序写在标签上贴在档案袋便于查看的地方。如果不严格按照制度存放，对档案的管理人员要实施惩罚，工作表现较好的人员可以得到适当的奖励，以此来约束管理人员依照制度行事。有些单位档案管理制度比较完善，可是缺乏执行力度，仅仅制定档案管理制度而不强调实际执行是不靠谱的，是对单位极度不负责任的行为。单位不能只是对管理档案的人员进行管理知识培训，还要对他们的执行方法进行指导，使得管理人员能将管理档案的工作运作自如。

二、加强档案管理人员的管理意识和管理技能

“打铁还需自身硬”，要想改进办公室档案管理制度，最主要的因素就是工作职员的本身素质和意识。随着时代的快速发展进步，人的意识和素质也必须跟上，单位要经常开展档案管理培训，对社会上出现创新的管理档案方式要及时吸收以及传授给管理档案人员，一年至少安排三到四次档案管理人员出外学习的机会，不能与时代脱节。另外要不断加强档案管理人员对档案的存放管理和保密意识，对档案管理人员进行定期的保密法制知识普及，单位内部其他工作人员有查看、调动档案的行为都要对档案的管理保密工作进行到底，并且要和办公室档案管理人员的管理档案工作相协调、配合。

在培训中提高档案管理人员的管理能力，以及增强法律知识，进而增强档案管理的责任意识。还要引进高素质人才，改进办公室档案管理工作，必须要具备良好的管理专业知识和技能，现代网络信息化被各个单位引用到工作中，如果不引进高素质人才，单位的发展会遭到阻碍，办公室档案管理工作无法高效运行。因此要对专业水平高、能力强的档案管理人员开展学术研讨会和交流会，寻找如何高效提升档案工作的方法，寻找当前工作中的问题以及构想今后奋斗的目标方向，为办公室档案管理工作推波助澜。

三、紧跟时代发展，运用网络信息化管理档案

现在是互联网的时代，网络信息化之前的管理档案以手抄和转录加工为主的方法早已不能顺应时代潮流，这就要求档案管理跟进时代的发展，不断创新管理档案的方法，很多领域都强调“互联网+”，网络信息可以跨时间和空间进行资源共享，不但可以加强保密，还可以系统管理，做到管理有条不紊地进行，能够减轻档案管理人员的负担，也为档案管理工作有条不紊地进行形成保障。运用网络信息化管理档案不仅可以做到无纸档案，还可以对档案进行补漏和修改。还可以减少办公室档案占用空间，避免了纸质档案霉变、损坏带来的不便，纸质档案要专门有几个空室进行存放，占用用地资源，档案管理人员查找时也不方便、快捷。借助网络信息化技术的优势，着手进行档案管理建设，在高素质管理人员的操作下，将各项新技术运用在管理上，推动档案管理工作顺利发展。在网络信息化技术改革引进单位使用时或许有些艰难和阻碍，管理人员不适应，或者系统不会运用，以及管理档案系统会需要专业的团队进行维护和维修，但是为了跟进时代的发展，不得不改变自己的现状而得到更多的发展机会。在网络信息技术和档案数据库的协作配合下，形成单位共享式的档案数据，做到切实改进办公室档案管理工作的管理方式，切实为单位的需要而服务。

四、结语

单位内部部门的核心部位是办公室档案管理，提高办公室档案管理工作的效率，不管在商业领域还是教育领域以及行政领域都越发重视，因此，必须从档案管理制度、加强管理人员的专业素养、管理理念、信息网络技术化系统等方面实施，改进办公室档案管理工作的工作质量和速度。只有改进了办公室档案管理工作的工作速度和质量，才能为其他部门工作提供更多的便利和质量更好的服务。将传统的档案管理方法和现代创新的信息网络化管理方法相结合，形成全方位的管理模式，同时使档案得到有效的保护和查询利用。

[1]马丽.新时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务,2017(10).

[2]张丽波.互联网时代信息化建设上面临的问题及对策——基于档案管理工作[J].现代商业,2017(18).

[3]吴芸.浅谈档案管理工作的重要性[J].办公室业务,2017(09).