电子办公环境下文书档案的管理分析

文/宁夏水利厅水土保持局 齐晓磊

电子办公环境下文书档案的管理分析

文/宁夏水利厅水土保持局 齐晓磊

电子办公环境下文书档案是利用计算机网络和通信等现代科学技术手段，实现管理自动化、高效化、合理化。现代通信技术不断发展，文书档案管理手段正在进行深刻的变革，档案管理如何实现现代化、在电子办公环境下合理进行管理，取决于是否能够认识到电子办公环境下文书档案管理存在的问题，并能够找出解决问题的相应措施。

电子办公环境；文书档案；管理措施

文书档案信息化是科技信息化时代的新兴管理模式。在于把电子技术融入档案整体的开发和利用中，实现档案管理的时代性和先进性，有效地缩短管理时长，提高管理工作效率。实际上，在档案管理工作中仍存在着一些问题，它影响着电子办公的效率，制约着办公自动化技术的发展，体现不出电子办公的优势，是需要关注和解决的主要问题。

一、电子办公环境下文书档案管理的优缺点

（一）电子办公环境下文书档案管理的优点。1.办公自动化系统主要通过信息处理实现档案的高效管理。以往传统档案管理工作从收发、归档、分类到编号、入库等都需要大量人力，花费时间大。而办公自动化技术可以使档案管理流程简化，使档案管理变得更方便快捷。2.传统的文件档案容易发生内容外泄、遗失等情形，文件因距离、天气、人员管理等因素，传送时长较长。而电子办公环境下的文书档案传递只需要在线完成即可，可以是电脑，也可以是手机，既快捷又省时。3.传统的文书档案保存受环境、气候影响，容易造成毁坏，而电子版文书档案受外因制约较小，保存更加方便，毁坏的可能性降低，具有显著的稳定性。4.传统的文书档案经过时间的累积会造成资源的浪费，使管理变得十分不易。应用办公自动化技术实施管理工作，建立完善的管理体系，实现信息共联，可以促进档案的信息共享，文书的合理利用。

（二）电子办公环境下文书档案管理的缺点。1.电子版文书档案的保密性问题是一大隐患。电子文书档案可以被修改，因条件通用，修改者可根据需求设置文书档案的字体颜色和大小，不会留下修改痕迹，遭到破坏难以辨别是原件还是复印件。因此，电子版文书档案容易被修改成为档案管理工作的一大挑战。2.因受传统档案管理模式的影响，档案管理员素质相对不高，无法完全掌握电子技能，即使引进办公自动化设备也不能发挥作用。所以，提高文书档案管理者的计算机技能是电子办公环境下文书档案管理工作面临的另一问题。

二、电子办公环境下文书档案管理存在的问题

（一）未能及时转变观念。信息时代人们开发信息的意识很强烈，但在实践中，电子文书档案管理起步比较晚，滞后于电子办公环境的改造，一直处于封闭及半封闭的状态，是个被遗忘的角落。单位对办公自动化技术文书档案管理认识还跟不上信息时代的变化要求，档案管理员还没有丰富的电子管理实践经验，导致电子办公环境下文书档案管理工作得不到及时更新和提升。

（二）未能克服电子信息技术阻碍。电子信息技术对文书档案管理工作的要求很高，需要专业系统保障，计算机知识涉及面广、技术密集和更新速度快给文书档案的管理工作带来了一定的难度。所以，为保证文书档案的真实性和完整性，信息安全技术是非常重要的，需要相关法律来保证其电子文件信息的安全。我国的相关法律法规尚未确立，因此暂时难以保证电子文书档案的安全。同时电子文书档案所涉及的个人隐私问题及信息管理、数据压缩的技术尚未普及，也成为电子文书档案管理工作中的阻碍。

（三）未能及时更新换代基础设备。电子办公环境下的文书档案管理需要获得最新计算机等电子设备的支持。在实际工作中，为顺应时代的发展，电子办公环境下的文书档案管理虽然配置了一些基础设施，但因经费影响，大多是单位淘汰的陈旧设备，其他服务器、终端电子文件管理系统的建设和使用根本没有更新换代，还停留在纸质文书档案管理时代，从而导致电子办公环境下的文书档案工作难以发展，管理工作效率低下。

（四）未能更新电子文书档案管理配套规章制度。为了确保电子文书档案管理的规范统一，国家层面要及时更新出台相关配套的电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全等方面的档案管理规章制度和技术规范。目前，我国虽然已经有成熟的文书档案管理标准，但已远远不能适用快速发展的电子办公环境下的电子文书档案管理模式，所以要通过调研，结合实践总结的经验，及时制定修改完善各项管理标准和技术规范，把电子档案管理过程的每一环节都纳入管理标准范围中，档案管理就会更具有科学性。

三、电子办公环境下对文书档案进行高效管理的对策

（一）将文书档案管理观念数字化。不同于传统纸质档案的管理，信息化时代的文书档案管理需要全面革新，全面升级改版，要树立信息化、数字化的文书档案管理观念，要适应并依托信息化社会日益增长的现代信息技术，数字化的文书档案管理建设要与电子办公、区域电子政务、单位信息化建设相衔接，不能脱离。同时，数字化的文书档案管理也应该是高素质的，各级档案管理部门对档案管理者应加大培训教育力度和频次，有效融合计算机网络技术，促进档案管理方式的改革和技术创新。

（二）制定适用于文书档案管理的标准和制度。计算机网络技术的发展使文书档案管理趋向科学高效，但同时文书档案载体的多样化，为电子办公环境下的文书档案管理完善相应法律法规创造了条件。首先，严格规范电子档案建立过程，使其规范化。其次，修订完善相关的制度配合文书档案管理工作逐渐程序化、制度化，以此来提高管理工作的有效性。

四、结束语

电子办公环境下文书档案的管理是新的改革契机，我国相关部门要牢牢抓住此次机遇，走上信息化管理的新道路，为今后的文书档案管理工作打开一个新局面。

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