加强电子档案管理 确保档案的安全利用

文/河北省任丘市华北油田公司数据中心（档案中心） 王洪蕊

加强电子档案管理 确保档案的安全利用

文/河北省任丘市华北油田公司数据中心（档案中心） 王洪蕊

伴随着我国社会经济的不断发展，我国的科学技术水平得到了进一步的提升，我们已经进入到了电子信息时代。由于电子网络技术在各个行业中不断融入，企业或者单位中的各种文件档案存储方式逐渐由传统的纸质形式转变为电子档案形式。本论文通过对电子档案的优势以及不足进行论述，列举了加强电子档案管理，确保档案安全利用的相关措施，以供广大研究人员参考。

安全利用；优势；不足

一、电子档案的优势

（一）易于内容保管。与传统的纸质文档资料相比较，电子档案解决了纸质档案在存储阶段中容易遇到的各种问题。例如，纸质档案非常容易受到外部环境的影响，温度过高或者湿度过大都会对纸质资料造成一定的损害。而随着计算机技术的不断发展，企业以及单位在存储文档阶段，逐渐舍弃了纸质的资料存储方式，而采用电子文档的方式存储各种资料。通过将电子档案放置到互联网中，更加容易地实现了对资料内容的保存，当然也不会因为存储时间过长而导致出现内容缺失的现象。

（二）易于传送查阅。因为电子网络技术具备互联的特征，这就意味着电子档案在保存到电子网络之后，企业或者单位的各个部门都能够通过访问互联网实现对该档案的使用，较大程度地解决了档案在传输过程中受到各个部门之间空间环境的影响，而造成传输速率低下的问题。不同部门在使用档案时，可以直接在网上下载打印，提高了部门员工的工作效率。

（三）保证传输安全。对于传统的纸质资料来说，其在各个部门之间的传送过程中，需要各个部门员工手动借阅，然后到打印室打印之后再到相关部门盖章，整个过程较为麻烦，不利于提高员工的工作效率。而通过电子档案的形式进行资料的传输查阅，则只需要两台电脑进行信息文档的传输，而后在自身的部门中完成打印盖章，不会造成档案资料在传输阶段出现丢失或者延误的情况。

二、电子档案的不足

（一）缺乏真实性。由于电子档案在上传至互联网的过程中，并不带有电子公章。当需要上传的文件是扫描文件时，因为扫描文件需要占据的空间比较大，并且在扫描的过程中会受到外部环境的影响而造成内容出现缺失或者多次扫描的情况。电子文档在传输的过程中，也会受到不同工作人员根据自身需要而进行修改，因此不能保证上传的电子文档内容的真实有效。

（二）缺乏安全性。近年来，科技的高速发展以及互联网技术的不断普及，为电脑黑客提供了更加便利的环境。黑客通过传输病毒等手段，能够通过互联网窃取企业或者单位中的各种电子档案信息，同时将这些信息作为商品公然在网络上叫卖，对于电子档案的安全性造成了严重的威胁。

（三）要求专业性。当今时代，电子档案的兴起对档案管理人员提出了更高的要求，需要其不仅要掌握传统纸质资料文档的分类、录入等操作，也需要具备相关的计算机软件处理能力。为适应时代的发展，需要档案管理人员不断学习新的知识，提高自身的专业素质，进而提高其工作效率。

三、加强电子档案管理，确保档案的安全利用

（一）制定电子档案使用制度。企业或者单位为保证内部电子档案在使用过程中的安全性，规范企业员工对于电子档案的使用行为，需要制定科学、合理的电子档案审批制度。即企业员工因工作任务的内容需要查阅或者利用相关电子档案的时候，需要向档案管理人员进行报备，并且在获得上级领导审批的情况下，才能完成该电子档案的获取。另外，需要结合企业自身的特点，建立电子档案的管理制度，加强对企业员工档案使用阶段的管理，保证档案内容的保密性以及安全性。通过档案管理制度，将传统纸质档案与电子档案的管理内容相结合，提高企业或者单位的档案管理效率。

（二）规范电子档案保存原则。企业或者单位针对一些非常重要的档案文件进行保存时，为了避免档案在保存过程中出现丢失或者内容缺少的情况，可采用电子档案与纸质档案共同保存的方式进行档案的提交管理。伴随着科学技术水平的不断提高，电子档案为企业存储资料信息系带来便利的同时，也存在一些网络方面的安全问题。因此，为最大限度地降低电子档案在网络中的安全风险，可采用纸质记录的方式对相关资料进行二次存储。通过将电子档案以及纸质档案共同存储的方式，确保档案保存的资料更加安全、有效。

（三）提高管理人员专业素质。随着企业或者单位对于资料的利用方式逐渐复杂化，为保证企业的档案管理人员能够正常地管理企业或者单位的电子档案以及纸质档案，需要及时提高企业档案管理人员的专业素质。一方面，需要档案管理人员树立正确的人生价值观，认识到档案管理工作对于企业发展的重要性。另一方面，需要档案管理人员学习相关计算机技术，从而满足日常电子档案的相关处理工作。对于一些专业素质较高的人员，企业可以培养其相关的网络安全知识，从而保证电子档案在存储阶段的安全性。

四、结束语

综上所述，随着科技的不断进步，电子档案的出现以及使用顺应了时代发展的潮流。相比较传统的纸质资料档案来说，电子档案有使用方便、易于传输、易于保存的优点，当然也存在网络安全风险等不足之处。企业或单位为保证电子档案的高效管理以及安全使用，需要制定电子档案管理制度以及电子档案使用制度，规范企业员工电子档案的使用行为，保证电子档案的真实性。另外，加强档案管理人员的专业素质，不断学习新的计算机技术，从而满足企业或者单位日常工作的需要。

[1]于建光.浅议电子档案的安全管理与利用[J/OL].企业改革与管理,2016(08):48.