档案信息化建设与档案管理的几点思考

文/寿光市史志办公室 杨娟

档案信息化建设与档案管理的几点思考

文/寿光市史志办公室 杨娟

随着信息化时代的全面发展，社会各行各业都充分运用着网络设备和互联网数据，这同样也不排除事业单位的档案信息建设。由于传统的档案信息建设与管理比较繁杂和老旧，并且在个人信息的查找上耗时耗力，所以运用信息化来加强档案的管理工作是非常有必要的。因此，本文将从档案信息化建设的特征出发，探究其在事业单位档案管理中的运用现状，并思考如何提升其有效运用的力度，保证档案管理工作的顺利进行。

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一、档案管理信息化的主要特征

档案管理信息化相较于传统的档案管理模式有很大的区别，所以也就逐渐形成了自身独有的特点，主要可以表现在以下几点：

（一）数字化。与传统的档案资料管理不同，信息化档案管理都是将这些档案信息转换为数字化电子信息，不再以单纯的纸质材料作为查找的唯一方式。数字化的档案管理主要是将相关信息都建立在一个数据库中，并对这些信息进行有效的分类和整理，最后只需通过简单的搜索就可以查到与之相关的所有信息。

（二）网络化。网络化是档案管理信息化建设中最关键的一环，因为档案中的所有信息都是通过网络这一载体进行传输的，让人可以随时随地获取所需的信息材料。这种管理模式可以帮助事业单位提高档案信息管理的工作效率，让需求者和档案工作人员可以顺利地交接信息资料，发挥出档案管理信息化的价值。

（三）智能化。智能化是档案管理信息化的附加特征，因为信息化档案管理具有数字化和网络化，这就让其也具有更为人工智能的搜索能力和筛选能力。对比传统的人工查找和检索会更加的快速便利。例如，想要查找某份文件，只需将几个关键词输入进去，就会出现想要查询的档案内容。这样有助于档案管理者节约工作时间，提高效率。

（四）简易化。档案管理信息化还有一个突出的特点则是简易化。在以前的档案管理中，人员更新较快，通过人工进行资料的查找会比较浪费时间，并且也不方便管理。而通过信息化的管理后，在网络平台上只需简单地检索就可以查到与之相连的信息，快捷迅速，不需要在大量的纸质资料中去逐一寻找。

二、档案管理信息化的运用现状

（一）重视程度不够。虽然目前很多的事业单位跟随互联网发展趋势，引进了档案信息化管理模式，但是实际运用效果非常不理想。最关键的是单位领导和档案管理者意识上的缺乏，对其运用不够重视，同时也没有清楚地了解其对档案管理的重要性和便利性，很多档案信息都没有及时地进行归档处理，导致信息的遗漏。并且由于很多事业单位的档案管理人员不是青年人群，其思维观念比较老旧，对档案的管理依然采取纸质的方法，并没有意识到网络技术的实效性，也就无法谈及信息化的档案管理模式了。

（二）管理员综合素质不高。部分事业单位的档案管理人员对档案管理的工作没有很深入的了解，所以整体档案管理操作只是按部就班地通过最传统的方法进行。而不像专业的档案管理人员，有丰富的理论知识和实践能力，学习过较为先进的档案管理方法，明确档案信息化建设的重要性。此外，还有部分档案管理员对于工作并没有太多的热情，安于现状，不思进取，不主动学习新的档案管理方式。由此看来，目前很多管理员的综合素质不强。

（三）档案检索效率不高。从目前的档案管理信息化运用情况来看，大多数事业单位还是采取传统的检索摸索，即通过人工手工检索。这种检索模式效率低，即使是经验丰富的档案管理员也需要一定的时间才能够正确检索。虽然单位档案管理人员在原有的检索方式上有所调整和改进，编制出各类别的检索工具，但始终在效率上不如信息化档案管理模式。

三、档案管理信息化的完善措施

（一）高度重视档案管理的信息化建设。要想全面地实施档案管理信息化，就需要向所有的档案管理员普及信息化管理档案的重要性和优势，重视意识培养，建设好档案信息化管理工作。档案室需要投入一定的资金成本，购买先进的设备设施，建设综合化的网络系统，做好硬件设施的准备工作，这也是档案信息化建设的前提条件。只有塑造了这一层次的意识形态，才能够让档案管理工作顺利地开展和实施。

（二）提升档案管理员的综合素质。档案管理信息化同样也是需要人工控制和操作的，而由于目前很多档案管理员并没有掌握计算机操作内容，影响着档案信息化的开展。因此，档案室可以定时定期组织开展档案管理员的业务水平提升培训公开课，并结合课程知识，考核管理员的掌握程度。另外，还需要检测管理员的实践操作能力，保证档案管理和检索的质量和速度成正比。

（三）提高档案检索效率。对很多档案管理人员来说，检索是日常工作内容之一，而检索工作效果的好坏与否主要涉及两个方面：一是做好档案信息的收集工作，保证信息资料的全面性。二是提高检索的效率，快速获得档案信息。只有做好这两个方面，才能有效地提升检索的实际效率。

四、结语

综上所述，通过对档案信息化建设和完善措施的探究，发现其远比传统的档案管理方式更加高效，可以节省人力和物力，减少不必要的经济支出。虽然目前档案信息化管理的运用现状不太理想，但是随着网络化的全面覆盖，这将会是未来档案管理的发展趋势。而且档案信息化确实具有传统手工检索等方面不可比拟的优势，有助于档案管理的正确、安全和高效。

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2014.