县级档案馆资源建设的几点看法

文/山东省临沂市沂南县档案局 杨世秋

县级档案馆资源建设的几点看法

文/山东省临沂市沂南县档案局 杨世秋

文章分析了当前加强档案馆资源建设的紧迫性，并有针对性地提出了加强县级档案馆资源建设的一系列创新性举措，为政务公开、社会信息化建设打下了坚实的基础。

档案馆；资源建设；举措

档案资源建设是档案馆对档案信息资源进行合理配置、分类加工，形成具有一定价值的档案信息资源的活动。这一具有系统性、创造性的工程，对于处于基层的县级档案馆而言尤其重要。

一、加强县级档案馆资源建设的紧迫性

加强县级档案馆资源建设，对发展档案事业、实现政务公开、促进社会信息化建设有着重要意义。

（一）加强档案馆档案资源建设是发展档案事业、为社会民生提供服务的需要。档案是人类文明的真实记录，这些原创的、真实的信息资源，通过系统开发、挖掘、整合、编纂才能满足社会各界的利用需求，并最终体现档案记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的价值，档案事业才能得到社会的认可和支持。

（二）加强档案馆档案资源建设是实现政务公开的需要。随着政务公开、行政公开的不断深入，档案馆需要及时为广大人民群众提供各类政务信息，便于人们了解和监督政务。档案馆工作从封闭、半封闭走向公开，走向民众，这不仅增加了人们的知情权、监督权，也最终实现了党和国家民主政治公开的目的。

（三）加强档案馆档案资源建设是促进社会信息化发展的需要。我国要不断发展社会主义经济，促进社会和谐，必须拥有大量的档案信息资源，只有这样才能实现社会的信息化。档案作为一种信息资源，具有独特的优势：一是作为党和国家的档案信息源，占据了社会信息资源总量中的绝大多数。二是档案信息资源是人类活动最真实的记录，具有可靠的实用价值，是一种不可替代的信息资源，同时还能开发出新的信息源，因此，档案的这种重要的信息资源地位，必将对我国社会信息化发展起到促进作用。

二、重视档案资源体系建设

加强和完善档案资源体系建设是县级档案馆资源建设的基础，是新时期档案事业实现科学发展的前提。建立覆盖人民群众的档案资源体系，需要从以下三个方面努力：

（一）扩大档案资源总量。要树立“大档案”意识，即所有记载历史信息的东西都叫档案，都有必要接收进馆。要大幅度扩大进馆档案的范围，大幅度缩短进馆档案的时限，打破关于范围和时限的限制，大幅度增加综合档案馆的资源总量。这是档案资源体系建设的重中之重。

（二）优化档案资源结构。为了适应经济社会多元化发展的要求，档案资源必须要在“多元化”上做文章，在“综合”二字上下功夫，大幅度增加新型载体档案门类，丰富馆藏内容，优化馆藏结构，建设内涵丰富、门类齐全的综合档案馆。这是档案资源体系建设的当务之急。

（三）优化空间布局。要科学划分综合档案馆、专业档案馆和部门档案馆（室）的职能，完善档案的形成机制和运转程序，要科学划分各级综合档案馆的职能，明确各级综合档案馆的任务及相互关系，使各级综合档案馆成为反映本地区历史全貌的名副其实的综合档案馆。这是档案资源体系建设的根本之策。

三、将地方特色融入档案资源建设中

档案馆加强档案资源建设，离不开地方特色档案资源的融入，只有建立起内容丰富、配置合理、具有地方特色的档案资源，才能满足社会各方面的需要。沂南县作为智圣故里和红嫂家乡，有着丰富的历史人文资源，在档案资源建设的过程中，沂南县档案馆就一直有针对性地注重对这类资源的收集整理。

（一）从档案形成的源头抓起，加大地方特色档案接收力度。做到凡能接收的档案资料早接、多接，打破接收时间、范围的界限，对移交档案有困难的单位和个人，派出工作人员帮助解决困难。

（二）加大特色档案征集力度。为了进一步开展特色档案征集工作，沂南县档案馆明确专职档案征集人员，主动寻找特色档案征集线索。例如跟踪收集我县举办的“诸葛亮文化节”等重大节会活动材料，并及时对材料进行分类整理。

（三）优化地方特色馆藏档案结构。针对过去特色馆藏档案门类单一、内容匮乏的状况，沂南档案馆先后建立了名人、重大活动、人口普查、家谱族谱、照片档案等全宗，初步形成了多种类型、内容丰富的地方特色馆藏体系。

四、加强档案资源的利用

（一）有计划地整合开发档案资源。保存档案资源的根本目的是为党和政府、为社会发展提供利用。档案馆有计划地开发整合档案资源，是加强档案馆档案资源建设的需要。在这方面，青岛市的一些档案馆作出了有效的实践：一是计划性地汇编党委、政府的重要文件。二是与新闻媒体联合开发馆藏档案资源。三是利用馆藏优质档案资源举办各种展览。

（二）建立多种有效的档案检索体系。建立多种有效的档案检索体系是加强档案馆档案资源建设的有效措施。县区档案馆为给广大利用者提供准确、便捷的服务，一方面将馆藏档案检索工具进行有效整合编制多种门类的专题目录。馆藏开放档案案卷目录全部实现计算机检索，一些重要全宗档案实现文件级目录检索。另一方面，在利用方式上，除来馆查阅档案外，还可以开展来电、来函查询，电子邮件查询，印制利用咨询卡向社会发放，定期在档案信息网上公布开放档案目录和已公开现行文件等方式，使档案的利用工作由被动变主动，利用方式由单一变多样。经过这一系列努力，必将提高查阅档案的满意度，从而赢得社会各界的认可。

[1]唐家彬.对企业档案数字化前鉴定的思考[J].四川档案,2011(05).

[2]孙红芳.网络环境下的档案创新服务[J].办公室业务,2011(S1).