试论医院文书档案管理的办公自动化应用

文/连云港市中医院 顾豪

试论医院文书档案管理的办公自动化应用

文/连云港市中医院 顾豪

在新形势下，医疗卫生体制改革日渐深入，对医院文书档案管理已提出全新的要求，需要在加大管理力度的基础上，提高办公自动化水平。因此，本文从不同角度客观阐述了医院文书档案管理的办公自动化应用。

医院；文书档案管理；办公自动化；应用

在医院档案方面，文书档案是不可忽视的重要组成部分，传统管理模式已无法满足新时期医院文书档案客观要求，急需进一步优化完善。在文书档案管理过程中，医院要客观分析存在的问题，多层次正确认识办公自动化，科学管理文书档案，提高文书档案信息的利用价值，提高医院文书档案管理的工作质量。

一、医院文书档案管理中办公自动化应用的重要性

在医院文书档案管理过程中，办公自动化的应用利于弥补传统管理模式的缺陷，降低文书档案管理难度，简化管理流程，利于档案管理人员科学分散工作量，避免出现积存大量文书档案的现象，提高文书档案管理工作的效率与质量。办公自动化的应用利于降低医院文书档案检索查找方面的难度，促使海量的文书档案得到合理化利用，充分展现文书档案多样化价值，避免出现严重的资源浪费现象。同时，办公自动化的应用利于实现文书档案资源共享。在新形势下，医院档案体现在多个方面，会计档案、人事档案、实物档案等，文书档案是重要组成元素之一，档案资源共享显得尤为重要。在办公自动化作用下，医院档案卷级进一步细化，档案管理得以优化，系统化管理顺利实现，文书档案可以和其他各类档案相互作用，科学整合的基础上，共享档案信息资源，档案管理人员能够随时了解文书档案及其档案管理中存在的问题，采取针对性措施科学解决，科学管理文书档案。

二、医院文书档案管理中办公自动化应用的有效途径

（一）优化文书档案管理制度。在日常运营过程中，医院要根据文书档案性质、特征、作用等，结合办公自动化具体要求，优化完善文书档案管理过程中制定的制度，将办公自动化内容融入其中，比如，文书档案的收集制度、编目鉴定制度、统计检索制度，使其相互作用，处于统一的网络体系中，确保办公自动化作用到文书档案管理，有重要的制度保障，促使文书档案管理更加规范、合理。医院要根据文书档案管理制度，明确办公自动化要求，科学调整相关岗位工作内容，优化文书档案管理方法、手段等，坚持相关管理原则，科学开展文书档案管理工作，对各类文书档案进行自动化、系统化管理，最大化提高文书档案管理水平。

（二）构建全新的办公自动化系统。从某种角度来说，在医院文书档案管理过程中，办公自动化水平的提高和管理信息系统紧密相连。医院要根据自身发展目标、发展方向等，客观分析文书档案管理中出现的各类问题，加大信息化管理力度，要优化利用先进的技术，构建全新的办公自动化系统，实现文书档案信息数字化采集，在扫描仪器的作用下，科学扫描并识别文书档案，以数字化形式呈现出来，出现在医院档案信息系统中。同时，医院要借助构建的办公自动化系统，优化文书档案管理流程，促使文书档案分类鉴定、排序、归档等合理化，促使文书档案检索以及办公输入具有鲜明的信息化特征，为信息使用者检索并使用文书档案信息提供便利。在实现文书档案资源共享的基础上，提高文书档案信息利用率，巧妙利用互联网技术，优化办公自动化系统，构建全新的信息集中处理系统，对文书档案进行合理化归类，并对其进行合理化处理，确保文书档案归档、保管等一系列工作顺利开展。此外，在构建办公自动化系统中，医院要根据内外网运行情况，合理设置物理隔离，以路由器为核心，将屏蔽的IP地址、IP服务过滤掉，科学保护办公自动化系统，要巧妙利用防火墙技术，动态监督办公自动化系统网络内容，禁止非法访问，促使办公自动化系统处于安全、稳定的运行中，充分发挥自身多样化作用，科学管理医院文书档案。

（三）提高档案管理人员的综合素养。在应用办公自动化方面，医院文书档案管理已被提出更高的要求，档案管理人员已有的综合素养已无法满足其客观要求。医院必须高度重视档案管理人员培训工作，将其落到实处，根据文书档案办公自动化要求，对档案管理人员进行系统化培训，掌握必要的文书档案办公自动化理论知识，掌握多样化技巧，比如采集、整理、归档，能够熟练操作计算机，在多样化实践中不断提高档案管理人员办公自动化能力，科学管理文书档案，具有较高的自动化管理水平。在此基础上，医院要注重先进档案管理人才的引进，借助多样化形式，留住优秀人才，科学调整档案管理人才结构，实现文书档案自动化管理，提高文书档案管理工作效率以及质量。

三、结语

总而言之，在日常运行过程中，医院要高度重视档案管理，将文书档案自动化管理放在关键性位置。医院要客观分析文书档案管理中出现的各类问题，根据新时期办公自动化要求、功能作用等，优化完善文书档案管理制度，科学构建办公自动化系统，提高档案管理人员综合素质等。以此确保在办公自动化作用下，医院文书档案处于高效管理状态，提高医院文书档案管理效率与质量，具有较高的自动化管理水平，将文书档案灵活应用到实践中，确保日常相关工作的顺利开展，促使医院不断向前发展，走上长远发展的道路。

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