高校办公室人员素质提升探析

文/江阴职业技术学院 蒋敏

高校办公室人员素质提升探析

文/江阴职业技术学院 蒋敏

高校办公室在高校日常工作中起着关键性的作用，在新时代背景下，我国高等教育越来越大众化，信息技术应用越来越广泛，高校办公室的工作性质越来越注重系统性、专业性和综合性等等，要求办公室人员具有较高的综合素质。然而，就目前的情况来看，我国高校办公室人员由于忙于各种日常事务，加上缺少系统性的培训，导致能力和素质都得不到提升。高校办公室人员应该顺应时代的发展潮流，积极提升自身的综合素质，提高业务水平，从而推动学校的发展。

高校；办公室人员；素质提升

高校办公室主要工作内容为参与决策、协调事物、处理信息、接待来访、督办检查等等，关乎着学院是否能正常运转。在新时代背景下，高校在不断进行着行政管理改革，高校行政管理服务工作中，越来越重视对外交流、来访者的满意度等，提升学校自身的整体形象，因而办公室人员应该不断提升自身的能力素质，不仅促进高校的正常运转，提升学校的整体形象，也有助于实现自我价值，提高自身生活水平。

一、高校办公室的工作特点

（一）地位重要。办公室的工作影响着学院的全局工作，作为学院的窗口科室，其影响大、涉及广。办公室需要有效联系沟通校部机关职能部门，有效联系兄弟院校，有效沟通学院师生，因而，办公室人员代表着学院的形象，对于学院来说，办公室的作用是非常重要的。

（二）事务繁杂。办公室工作事无巨细，宏观来说，办公室需要参与学院的重大决策、发展规划等。微观上来说，办公室需要处理师生矛盾、办公用房的维修等；往上需要接待院士来宾，往下要关心退休老教师；要了解保密文件，师生舆情等等。另外，对于其他没有明确相关工作，办公室都需要兜底负责，必须带头贯彻落实。

（三）工作辛苦。办公室事物繁杂，尤其是突发事件多，需要及时解决，同时，对质量要求高，这样就形成了办公室工作的高强度特点，工作人员是非常辛苦的。和其他职能科室相比，办公室工作不具有独立性，相反，对协调性要求非常高，需要经常性地应对突发性事件，所以，办公室人员必须具备较高的反应能力、应激能力。所以，办公室工作很多时候是无法准时准点下班的，一般需要加班加点，工作非常辛苦。

（四）难度很大。办公室工作具有开放性、全方位的特点，需要面对领导、师生、同事以及访客等不同的工作对象，有时候很难分出轻重缓急。因为在同一时间内，不同领导会给出不同的指示，这个时候，就考验办公室人员的协调能力了，不仅要尊重每位领导的意见，又不能产生矛盾。一旦发生问题，办公室很容易成为矛盾的焦点，还有可能代人受过。

二、高校办公室工作人员的素质要求

（一）科学理论素养。高校办公室在工作中首先要坚守党性原则，贯彻落实国家的发展策略，遵守政治纪律，运用科学方法处理各种问题。高校办公室工作会涉及学院的重大决策，其工作人员会帮助领导人讲话起草文稿、拟定党政工作计划，或者分析总结年度报告等，做这些工作的时候，都需要按照科学发展观的理念，结合党中央以及政府的相关指示以及高校的发展特点，从而促进学院的可持续发展。如果办公室人员不具备较高的科学素养，在工作中就可能脱离党的路线、方针和政策，不利于人才素质的培养。

（二）实事求是的工作作风。高校办公室工作人员在日常工作中，必须坚持实事求是的原则，在汇报情况、辅助参谋、拟定文件的时候需要坚持科学严谨的态度，一切从实际出发，不能颠倒黑白，弄虚作假。办公室的工作特点中已说明，办公室工作人员有很多机会可以接触上级领导，因而，在接受领导指示的时候，也要保持实事求是的态度，如果领导指示确实和实际情况不符，应该及时汇报给领导，并提出相关意见，尤其是关于全局的意见，必须坚持实事求是的原则。办公室工作人员对于事情应该要敢讲真话，既不能夸大，也不能故意缩小，要根据实际事物如实报告，对待上级不卑不亢，对待下级不能盛气凌人。为了获得学校师生和领导的信任，高校办公室人员应该谦虚谨慎，才能发挥高协调作用，保证办公室工作有效地开展。

（三）奉献精神和较强的事业心。高校办公室工作涉及面广，比较复杂，任务重，比如需要接听很多电话、接待不同人员、查看很多文件、参加很多会议等，这就需要办公室工作人员具备奉献精神和较强的事业心。这些精神是看不见的，但是在日常工作中可以明显地体现出来，也体现了办公室工作人员的思想品质，是提升高校办公室工作人员的重要推动力。

（四）业务能力。高校办公室工作对业务能力具有较高的要求，办公室人员的业务能力直接关系着各项工作的顺利开展。在日常工作中，办公室人员大都通过文字来实现，所以，一个合格的工作人员必须具备较高的公文书写能力，比如书写报告和通知等。同时，办公室人员还需要言语表达清晰和得体。办公室人员需要面对不同的工作对象，对于领导，需要具备一定的领悟能力，能够准确传达领导的思想；对于师生，需要一定的开解能力，帮助师生处理问题。另外，办公室人员需要学习相关的公关礼仪知识，掌握运用现代化设备的能力，呈现个人的良好素质，提升高校声誉。

三、高校办公室人员素质提升的策略

（一）通过自主学习提升思想素质。高校承担着引领先进文化的责任，高校师生相对来说，具有较高的文化素质和较强的政治敏锐性，而办公室工作人员的政治觉悟直接关系着政策贯彻落实的力度，直接影响着引领先进文化的实现。思想政治素质不是一蹴而就的，需要进行系统的长期培养。在新时代背景下，信息科学技术不断发展，知识更新日益加快，学习是任何年龄段都要坚持的事情。所以，对于高校办公室人员来说，也要不断提高自身的自学能力，制定科学合理的学习计划，利用空余时间进行学习。第一，通过系统地学习马列主义、毛泽东思想以及我国社会主义建设理论等等，提高自身的政策水平。第二，学习现代科学信息技术，现代法律法规、教育政策以及高等教育管理知识等。通过加强学习，让自身的思想符合社会的发展需求，成为懂政治、经济、文化的管理者和服务者。同时，在日常工作中，办公室人员要充分体现政治信念，坚持原则、立场坚定。第一，在日常工作中，运用唯物主义和辩证法处理具体问题。第二，面对大是大非的问题时，要运用全局观念，保持清醒的头脑，不畏强权，坚持原则。第三，对于上级的指示和精神，要保持较强的政治敏锐性，准确把握和传达领导的意图，做好参谋工作，充分发挥办公室职能。

（二）组织专题培训，促进业务水平的提高。业务素质是办公室人员工作的基础，关系岗位工作是否能顺利完成。由于高校办公室的重要作用，高校对办公室人员的业务素质要求也越来越高。高校办公室人员需要结合高等教育的规律以及高校日常工作特点，具备一定的高教管理知识，同时，需要具备较高的组织协调能力、文字处理能力、现代化办公设备的运用能力、综合分析能力等，才能促进高校办公室服务质量的提高。高校领导应该重视办公室工作，加强对办公室人员的培训力度。在新时代背景下，高校作为新知识、新思想、新文化的引领高地，办公室服务的对象一般来说都是知识分子，所以，办公室必须不断更新和提高管理手段和方法，办公室的功能和作用才能有效地发挥，并且提高服务对象对办公室工作的满意度。因此，为了提高办公室人员的业务素质，提升学院形象，高校应该制定科学合理的培训计划，具体来说，包括两方面：一方面，学校可以采取“走出去”的方式。高校应该组织办公室人员参加专业的培训班等。就目前的情况来看，教育主管部门组织了统计业务专项培训等，但总的来说，这样的专题培训还是不多，工作人员的培训大都依靠行业学会。例如，由中国高等教育学会秘书学专业委员会对办公室人员的写作培训、管理培训等。还有其他机构组织的培训班，但是这类培训班总体来说，缺乏一定的科学性和权威性，需要进一步规范管理。所以，教育行政主管部门应该对高校办公室人员的培训加强重视，为办公室人员提供更多专业性强、层次高的专题培训机会，切实提高高校办公室人员的业务能力。另一方面，学校可以采取“请进来”的方式。高校可以定期邀请专家或者有经验的办公室人员，开展专题业务培训讲座，并且加强办公室人员和他们的交流，切实解决一些工作上的实际问题，提高工作效率。

（三）强化基层一线工作，提高综合能力。办公室人员应该多深入一线了解实际情况，这样可以收集到第一手信息，为将来的领导决策和问题处理提供科学的依据，可以和师生打成一片，营造和谐的工作氛围，便于办公室日常工作的开展，充分发挥协调职能。所以，高校办公室人员应该合理安排工作时间，利用空余时间深入了解各部门、各处室的实际情况，做到知实情。办公室人员的身份比较特殊，首先，办公室人员作为离学校领导最近的人，可以将最新的一线情况转达给相应的领导，提升决策的正确性和可操作性。其次，办公室人员并非学校领导，对于师生来说，没有太大的距离感，这样便于了解到师生的实际问题，获得第一手资料。在这个过程中，办公室人员需要面对领导和师生，需要处理好基层师生的关系，也需要向领导汇报梳理过的一线情况，所以，办公室人员的综合能力可以得到进一步的提升。

四、结束语

总而言之，提升高校办公室人员素质不仅是高校发展的需要，也是现代社会发展的需求。所以，高校要给高校办公室人员提供良好发展机会，办公室人员也要加强自身学习，不断提高思想素质，坚持终身学习的理念，不断通过学习提高业务能力，这样不仅有助于办公室人员实现自身的价值，也促进了高等院校的可持续发展。

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