新时期高校办公室工作若干思考

文/常州纺织服装职业技术学院 董裕乾

新时期高校办公室工作若干思考

文/常州纺织服装职业技术学院 董裕乾

高校办公室是党委和行政的综合办事机构，主要发挥领导的参谋助手、学校的信息枢纽、部门的综合协调、决策的督促检查等作用。笔者结合工作实际，从认真学习、踏实做事、加强修养三个方面对做好办公室工作进行了探索和思考。

办公室；工作；思考

习近平曾在谈办公室工作时说：“办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室工作做好了，各项工作的顺利开展也就有了可靠保证。”笔者系常州纺织服装职业技术学院办公室人员，通过对办公室的工作经历和实践经验进行分析，总结了几点体会和思考，仅供参考。

一、认真学习，提高政策理论，修炼自身素质

“人有知学，则有力矣”——东汉王充。高校办公室是一个特殊的岗位，只有勤学、善学，才能不断适应形势发展和工作岗位的更高要求。学是手段，用是目的，要不断提高自身的思想素质和业务水平，扎实学习，做到知行合一，努力达到三方面学习效果。一是学以立德。笔者通过学习王阳明的“知行合一”和“致良知”，收获很大，“从‘心’出发，明‘理’行事，心上成就一分，事上成就千百分”；心大了，事就小了，明理了，事就顺了；若想获得能量，就从改变自己开始，以德为先，宽以待人。二是学以增智。平时多注重知识积累，不论多忙，每天都要给自己安排固定的时间学习充电，还要结合工作需要，钻研经济、法律、多媒体、大数据等现代知识，不断开阔自己的视野，丰富知识结构，不断提高参谋水平、综合协调能力和处置复杂问题的能力。三是学以致用。学的最高境界，是用于指导实践。王阳明在《传习录》说“知者行之始，行者知之成：圣学只一个功夫，知行不可分作两事。”意思是知是行的开始，行是知的完成，圣人的学问只有一个功夫，知和行不可以分开看作两样事情。知与行就其本意来讲是互相包含的。《明朝一哥王阳明》的作者吕峥对“知行合一”有个更通俗理解：“知道了不去做等于不知道”。

二、踏实做事，认真履行职责，扎实做好工作

办公室具有工作责任重、任务急、节奏快、事情杂等特点，稍有大意，便影响工作。所以，笔者一直坚持使用知名企业家李践总裁在《行动日志》中倡导的“行动工作日志”常态化记录方法：“每日、每周、每月及时录入新工作和任务，及时总结、反思，做到上班补录，下班查阅，保证不遗漏，工作效果极佳。”同行常用“山阴道上，应接不暇”来形容办公室工作的量，一点都不为过，办公室这么多工作如何处理好，笔者认为，主要是做好这以下三个方面：

（一）谋好政务工作。办公室是学校的枢纽，做好政务性工作是办公室的核心。习近平曾提出办公室有“决策的参谋、智囊作用”。校领导的主要任务是决策，然而领导班子一般都是分管多块工作，难以对方方面面的工作做细致的了解。校领导也会受到自身专业背景、工作阅历、工作经验、工作精力的局限，难以做到对职责的工作了如指掌，洞察一切。因此，办公室要有积极的参政意识和能力，参在工作的关键点、参在工作的为难点，深入调查研究，拿到一手资料后，建议要有针对性，分析要有全面性，措施要有可行性。一是完善建章立制。“无规矩不成方圆”，规范是科学工作的基础，是统一认识，统一行动的准绳。所有工作内容均需制定一定的规范和程序，按章办事，才能高效运转。否则，工作极容易受到人为因素的影响，产生不必要的矛盾和内耗，这也是为领导提供公正有序的工作环境。二是推进政务公开。高校办公室应该积极推进党委会、院长办公会、专项会议的会议纪要等学校政策、决策、决定及时公开。这样做的作用主要体现在：1.贯彻国务院办公厅在2016年印发了《政务公开工作要点》的通知要求，有利于让群众参与监督，并参与权利行使的过程。2.回应干部群众关切，也有利于党风廉政建设。3.明确工作责任，有利于推进工作的执行和落实。三是增强办文质量。办公室工作无小事，特别体现在办文上，如起草文件、整理会议纪要、工作报告，计划总结、领导讲话、重要协议、通知简报等文字材料，哪怕一个标点都不能出差错，否则，影响深远，责任重大，办公室发出的文件材料代表着单位，必须严格把关，高标准、高质量完成。四是做好日常办公。办公室要把握每个时段的工作重点分别应对，笔者主要参照管理学家史蒂芬·科维提出的四个象限去划分轻重缓急：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。工作中按处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。这样可以科学地安排好各类重要会议、领导日程、学校大事等工作。注意提高校领导的工作效率，尽量避免琐碎细杂的小事干扰校领导，他们小事处理多了，势必影响谋划全局和深入调查研究的精力。新形势下，办公室还应积极发挥OA办公自动化系统规范化、信息化和无纸化办公，大大提高工作效率和管理水平。在办公室工作，特别需要严守政治纪律和工作纪律，说话办事必须保密，遇事深思熟虑，切忌乱发评论。

（二）搞好服务工作。办公室是高校总管，做好服务是办公室工作的宗旨。办公室处于高校管理的重要位置，要充分发挥桥梁和枢纽作用，在各项活动中甘当配角，主动补台，提供全面优质的服务。一是为高层服务。高层即校级领导，办公室几乎所有工作都是围绕领导展开的，领导“走”到哪里，办公室就得“跟”到哪里，办公室工作人员必须有超前的服务意识，积极主动，不能“掉队”，领导谈到“一”，办公室就得想到“二”，努力做到比领导查得早、想得多、谋得细；对领导交办的事必须件件有着落，事事有回音，即便是没有办结的重要工作，其进展过程也要时常汇报，让领导时刻掌握工作进度。二是为中层服务。中层即部门和中层干部，处于承上启下，联系左右，是高校推进事业发展的关键部位，必须为其提供良好的服务，以确保整个学校有序运转。1.搞好部门政务服务，对下级的请示、报告和下发的文件和指示，第一时间办理，坚决不滞留。2.做好部门咨询查档服务，及时准确提供各类报表数据、档案资料。3.强化主动服务，全过程做实细节工作，提升会务服务品质、指导下级处理好公文，文件、档案工作。4.积极服务协调，帮助相关部门牵线搭桥，密切合作，解除误会，破解隔阂等工作。三是为基层服务。基层即师生员工。为人民服务是党和国家的宗旨，高校的办学核心工作就是人才培养，因此，服务师生就是服务学校中心工作，服务师生员工分为间接服务和直接服务两种，直接服务就是通过信访、接待、盖章等工作，善于倾听师生呼声、建议和要求，及时向学校领导和相关部门反映，争取在职责范围内主动帮助解决。间接服务就是通过为学校、领导、部门的综合服务，促进学校事业发展。

三、做好事务工作

办公室是高校的窗口，做好事务性工作是办公室的基础。应积极协助领导处理好日常党政工作和机关日常事务。办公室的事务工作主要包含三个方面：

（一）日常性事务工作。办公室的日常工作，无法用具体的数量计算，但忙碌的状态可以用“天天起早摸黑”来形容，如文书处理、文件收发、印信管理、机要通信、公务接待、会议安排、督促检查、信访接待、车辆安排、工作值班、信息通知等，千头万绪，都是幕后工作，不易出成绩，倒易出差错，这要求办公室工作人员必须具有细致、勤快、耐劳、稳妥的品质。要做好此项工作，首先必须依规办理，及时做好登记和台账管理。如，公章审批登记、公务接待、车辆安排等。其次，“好记性不如烂笔头”，必须列单备忘，办结一项标记一项，以防漏办。最后，明确责任，做到事事有人管，人人有专职。

（二）突发性事务工作。事务总是变化发展的，这个规律在办公室工作中的体现最为显著，因为事情多，变化多，集聚效应突出，这是由办公室的工作性质和统计概率决定的。如，领导临时交办、原计划工作突然改变等工作，这需要办公室工作人员思维敏捷、沉着应对，切忌怨声载道。“事必有法，然后可成”，首先临变不惧、勇于承担，按照正常工作的程序去处理。其次，预先备案、留有余地。根据领导交办的工作内容和性质的不同，尽可能控制在不影响正常工作的情况下留有弹性空间，提前预判其变动的概率，善意地延迟执行时间，以防计划有变。如，提前2天敲定接待中的座谈会时间，需要工作人员在落实人员通知，便可待最后一天上午落实，因为活动时间常有变数，否则，在接到任务后立即执行，若产生多次变化，就会出现反复通知更新，影响办公室工作形象。

（三）领导交办事务工作。做好领导交办工作，注意以下几点：首先全面弄清任务要求，做什么，什么时间完成，工作有何具体要求和注意事项等，在没弄完全明白要求之前，切忌因担心领导认为自己理解能力差而不愿和领导复核确认，而去推测和填空没有听明白的信息点，这是极其严重的，尤其办公室新人要注意。其次，把握工作效率节奏。领取任务后，迅速根据急缓程度排序，抓住工作的主要矛盾和矛盾的主要方面，切忌眉毛胡子一把抓，要尽快完成。再次，及时汇报工作进展。管理学理论认为，下属汇报的信息远远少于领导所期盼的。短期不能完成的工作，其进度要经常汇报，让领导知晓，以显示工作人员办事稳妥。最后，工作遇阻及时报告。工作中遇到困难，尽最大努力选择多条方案尝试解决，实在不行，则向领导如实汇报，请求帮助和支持。另外，在工作中也会有意外导致无法完成的情况，切勿主观地把困难包装放大，要如实汇报。

四、加强修养，以身作则，时刻注意自我约束

办公室工作与上下左右及社会各界联系非常广泛，办公室工作人员要始终记牢自己是学校的一员，是领导身边的一兵，多听、少说、多做，言行举止必须约束自己。为人表率，清正廉洁，严于律己，努力实现“清心为治本，直道是身谋”的立身纲领，决不能利用职权谋取政策法规以外的任何好处，只要留下种子，早晚会有开花的一天，所以，务必给自己划清底线。

[1]史蒂芬科维.高效能人士的7个习惯[M].中国青年出版社,2008(05).

[2]肖玉梅.高等教育行政管理学[M].中国人民大学出版社,2006.

[3]高伟娜.提升和改进高校办公室工作研究与分析[J].长春理工大学学报,2012(10).

[4]廖金华.谈如何做好办公室事务性工作[J].理论导报,2013(11).