军工科研单位文书档案管理

梁 旭

（中国船舶重工集团公司第七一二研究所，武汉 430064）

军工科研单位文书档案管理

梁 旭

（中国船舶重工集团公司第七一二研究所，武汉 430064）

文章从军工科研单位文书档案管理的特点和重要意义出发，具体分析了军工科研单位文书档案管理中存在的一些问题，并提出了相应的对策，以期为改进文书档案管理水平提供参考。

文书档案；档案管理；科研单位

0 引言

文书档案一般由办理完毕的具有保存价值的文书转化而成，是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为相互联系和处理事务等实际需要，用文字和图表等方式直接记录下来的有完整体式和处理程序的各种信息材料[1]。军工科研单位的文书档案是反映军工科研单位的行政管理活动、党务工作和相关科研活动等的档案，其管理具有政治性、保密性、规范性、系统性、实践性和工具性等特点，是衡量与评价军工科研单位管理水平的一个重要标准，也是档案管理工作的重要内容。

1 军工科研单位文书档案管理的特点

1.1 存在涉密军工型号项目的文书档案，保密性强

军工科研单位大多承担了国家的一些重点军工型号项目，文书档案中不可避免地存在一些涉及军工型号项目的信息文档材料，对其文书档案管理工作中的一些文件材料的保密性和安全性要求很高。这就要求文书档案管理工作者要有一定的政治觉悟，要有高度的责任心、进取心和事业心，要细心且严谨认真，增强自觉性，提高管理文书档案的保密技术能力，努力做到无疏忽、无泄密隐患，以保证涉密的军工型号项目的文书档案管理工作万无一失。这是搞好涉密军工型号的文书档案管理工作的前提，对维护国家安全和集团军工工作发展有着重要意义。

1.2 存在信息多样的文书档案，程序繁杂[1]

军工科研单位的文书档案，不仅包括党群工作、行政管理等方面的信息材料，还包括经营管理、科技研究、科研生产等方方面面的信息材料，内容多样。文书档案工作包括清点、收集、分类整理、装订、案卷组合、卷内文件排列、编号、文件材料数字化和信息化、综合加工编研、销毁等方面的工作，程序繁杂。

2 军工科研单位文书档案管理的重要意义

军工科研单位文书档案管理是做好本单位其他各项业务工作的信息基础，是不可缺少的环节[2]。

军工科研单位的各种工作、科研、事务活动，都是由许多工作环节组成的巨大链条，文书档案管理工作是这个巨大链条中不可缺少的环节。从文书档案工作与军工科研单位工作活动的关系来说，其文书档案管理工作处于服务地位，是条件性的工作，即为军工科研单位的政治、经济、科研、生产、文化活动提供必要的资料，创造必要的条件。

军工科研单位文书档案管理工作是维护军工科研单位的真实历史面貌的必要手段，在维护军工科研单位的历史真实面貌方面具有特殊的功能。要实现这种特殊功能，只有通过文书档案管理工作活动才能实现。文书档案管理的一个重要任务是保护军工科研单位的文书档案历史财富，只有把文书档案保存好，才能长远地起到维护军工科研单位历史真实面貌的作用。

军工科研单位文书档案具有参考价值或情报价值，其价值是潜在的，是可以增值的。这种价值不会自动实现价值转换，只有通过军工科研单位文书档案管理的工作活动，把文书信息材料整理好，提供给单位使用，才有可能产生社会效益和经济效益。

军工科研单位文书档案产生的效果是指在科学研究、科研生产、宣传教育、机关日常工作中所产生的效果，都是通过军工科研单位文书档案管理工作来实现的，然后才有可能对军工科研单位产生各种各样的效益。军工科研单位文书档案管理工作的意义，归根结底在于实现军工科研单位文书档案的价值。这种价值既有当前的、现实的意义，也有长远的、历史的意义[2]。

3 军工科研单位文书档案管理中的问题

3.1 不够重视，存在片面认识

员工对档案管理不够重视。在一些员工的心里，文书档案管理工作喊起来重要、搞起来次要，口头上喊喊，实际行动则是能少做则少做。文书档案管理工作被想象得太单纯，认为就是收集、整理、建目录。因为文书档案管理工作的经济效益和其他各项效益在短时间内见效不明显，见效慢，所以文书档案管理工作常常得不到有关职能部门的配合和支持，经常需要多次催要，制约了文书档案管理水平的提高，影响了文书档案价值的发挥和利用。

3.2 归档时效滞后或者不归档

单位各部门现实工作与文书档案归档工作存在相互衔接脱节的问题。一些涉密文书信息材料常常在保密检查之前才突击查询、归档。一些部门的员工为了工作方便，不愿意适时归档。有一些员工自身归档意识薄弱，没有主动归档的想法，思想主观上对文书档案管理工作缺乏能动性，事情不急到眉梢不归档。这使得单位的文书档案的清点、收集工作上有较大的漏洞，有时清点多次，该归档的文件信息材料还是不能及时到位、归档。一些相对重要的文件信息材料随着时间的拖延，容易散落丢失。等到追究相关责任时，会出现互相推诿，又记不清相关细节的现象。归档不及时或不归档，大大降低了文书档案的利用价值。一些比较重要的文书信息材料由于不能及时完整地归档、整理，导致无法及时有效地增加潜在价值。

3.3 编研工作欠缺

军工科研单位文书档案编研工作是指适应单位的各项科研、生产、党群、行政管理等活动需要，对文书档案信息内容进行整理和加工，并以编研成果的形式提供给单位服务的一项工作。它可以高效率地揭示本单位的历史沿革和现状，为开展各项实际工作和科学技术研究工作提供证据和情报价值的服务，切实发挥依据作用。

军工科研单位文书档案工作往往缺乏对文书档案的内容进行研究和编研整理，文书档案的内容经常没有得到充分的编研、开发和利用，制约了文书档案信息资源的有效和高效利用。

4 改进军工科研单位文书档案管理的对策

1）转变思想[3]。持续地提升领导和员工对文书档案管理工作的意识，积极地争取他们对文书档案管理工作的支持，着力使军工科研单位的文书档案管理工作融入到本单位的总体战略规划中。

2）规范融合。做好具体工作与文书档案管理工作的有效承接，强化各部门之间的分工协作，积极搞好文书档案的及时收集、整理工作。培养单位各部门较强的档案意识，培养相关员工在工作中变被动提供有关文书档案资料为主动参与，做好文书信息材料的立卷归档工作。及时有效地收集、整理，保证文件信息材料的完整详实、分类归档。当各部门人员都有了较强的档案意识时，文件信息材料的收集工作才会完整、系统，才能为归档立卷工作奠定扎实的基础。

3）用心整合。本着存真求实、编以实用、立足库藏的原则，充分发挥库藏优势，积极有效地推进军工科研单位文书档案信息功能的充分发挥，不断地拓展丰富、分析综合、加工编研文书档案。努力及时地把握本单位在不同时段的工作任务重点，找准主题，充分发挥编研工作的研究性、主动性和针对性，自觉以服务大局的眼光来计划、思考、编研文书档案，力求将文书档案管理工作汇集融合到服务于本单位大局的综合实力中去，通过各种渠道丰富军工科研单位文书档案管理工作的编研经验[3]。

5 结论

综上所述，军工科研单位的文书档案是军工科研单位在从事军工科研生产活动和社会管理活动中形成的具有保存价值的文献，其管理工作是档案管理工作的重要组成部分。针对军工科研单位文书档案管理的特点，改进其在工作中出现的问题，将更有利于健全军工科研单位的文书档案管理体制，可以使军工科研单位的文书档案更好更有效地服务于军工科学技术研究工作。

[1] 孙晓. 论新形势下如何做好文书档案管理工作[J]. 北京: 机电兵船档案, 2016(4): 20-21.

[2] 陈兆祦, 王信功, 刘振淮. 档案工作实务全书[M]. 北京: 中国三峡出版社, 2000: 487-489.

[3] 李道逸. 浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].广西: 经济与社会发展, 2008(6): 173-175.

Document File Management of Military Scientific Research Units

LIANG Xu

(No. 712 Research Institute of CSIC, Wuhan 430064, China)

From the characteristics and significance of document file management of military scientific research units, the existing problems in the document file management of military scientific research units are analyzed. The corresponding countermeasures are put forward so as to provide reference for enhancing the management level of documents.

document file management; file; scientific research unit

G275.2

A

10.14141/j.31-1981.2017.03.014

梁旭（1969—），女，硕士研究生，工程师，研究方向：档案管理。