对档案信息化建设与档案管理的探索

高靓

摘 要：档案管理工作是一项具有重要价值的管理性工作，为了将管理效率提升很多全新的档案管理方法与技术被添加到档案管理活动之中，信息化技术将全新的生命力注射到档案管理这一行业之中，新型的信息化管理技术改变了档案资源的原有形态，使管理工作更为便捷，同时也使管理人员在档案建设活动之中消耗的精力变少，可以有更多的注意力投入到构建新型管理体系的工作之中，本文根据对档案管理这项社会性的管理活动的认识，对建设信息化档案管理系统的基本情况进行研究。

关键词：档案信息化建设；档案管理；管理方法

现代档案的种类繁多，除了一般的记载了个人信息的个人档案，还有实物档案等其他极具保存价值的档案材料。档案管理系统被不断扩建，以便于实现更多类型的档案管理需求，我国各个单位之中相关部门使用的新型管理档案的方式也到了较好的管理效果，信息化档案管理技术给相关人员的工作提出了更多的发展性要求，管理人员需要不断地根据自己管理的档案的种类来优化管理方法，本文对信息化的档案管理工作的建设方式进行研究。

1 档案信息化建设工作的主要特点分析

档案信息化是档案管理工作发展的必然趋势，在这个建设条件的影响之下，管理人员需要将网络、计算机等现代科学信息技术进行融合，将其融入到档案管理活动之中，在同一个信息化的平台之上，同时进行管理、保存以及手机档案的基本任务，同时还能在有限的范围之中实现档案材料共享的使用目的，加强档案材料的功能性。

这项建设工作主要有以下几个特征：首先当那管理工作变得更加多样化，管理对象也不仅仅是纸质的材料，管理形式也更为多变，传统的档案管理工作获取了优化机会。很多档案都被公布在特定的平台之中，档案共享工作被以最大限度实现，人们可以对原有的功能单一的档案进行开发使用，同时档案检索工作也被优化。计算机这种设备也在档案管理系统之中也被有效应用，管理人员的大部分信息化档案处理活动都是以计算机为基础而开展的，同样获得应用的还包括存储技术以及多媒体技术。档案管理工作突显出了数字化特点，与管理活动相关的数据库也被逐渐建设起来，档案数据更为全面，人们还可以借助专门的档案网站来查找档案，电子文件的重要性逐渐超过了纸质文件。

2 实现信息化的档案管理工作的基本方法

2.1 有效整合档案资源

在日常的档案管理工作当中，档案信息资源工作散发着其特有的优势。首先，要实现档案信息资源的共享，就必须以档案资源工作为前提。通常而言，档案信息不仅能够折射出我国社会历史发展的宏观方向，同时，还能够反映出人们日常生活的点滴细节，将社会当中存在的整个集体与个体的发展都能够完全展现在人们面前。要做好档案信息资源工作，就需要以纲领性的档案信息管理制度为指导，并结合档案分级管理制度的相关要求，实现对国家资源的合理配置与高效应用，实现社会资源的共享。此外，实现档案信息资源管理的整合主要可以通过两种途径，即分组整合方式和整理方式。在进行整理的过程当中，档案的系统化和编目发挥着十分积极的作用，此外，为了提高档案信息的固有使用价值，还需要对相关的档案进行编纂和加工。另外，信息资源的组合则是指通过行政或是者技术方法，对整合的目标进行档案资源的结构管理。

2.2 提升归档水平

在接收到各相关资料与信息之后，档案管理工作人员需要对此类信息进行数字化转化。而要实现这一点，就需要对资料和信息按照方式和类型的不同进行分类。这主要涉及到以下两个方面：纸质信息的电子化形式转化；照片、录像、录音信息的可用信息转化。此外，还需要对不同的信息进行使用价值的鉴别，并在此基础之上进行分类和归档。值得注意的是，一定要确保有价值信息的真实性、完整性、有效性和可用性。同时，还需要依据国家制定的档案管理办法对档案信息化管理进行规范，不断提升档案信息化管理水平。

2.3 改变档案管理人员的原有工作理念

作为档案信息化建设工作的主体，管理人员的服务意识必须也要被改造，管理人员要具有更为强烈的服务意识，只有管理人员先具有这种意识，才能充分地将档案材料的服务价值发挥出来，对于管理人员的培养工作内容如下：

传统而言，我国的档案管理工作将过多的精力放在了“保管”资料之上，而没有对资料进行充分的“利用”，这制约了档案资源价值的实现与发挥。因此，需要转变这一观念，集中注意力到资料与资源的利用之上。此外，我国传统档案管理还存在着过于重视档案信息资源的安全性与可靠性的价值取向，在档案信息化建设时期，一定要转变这一理念，推进档案信息管理的全面发展，提升档案管理人员服务大众的思想意识。除此之外，档案管理人员还需要不断提高自己的专业知识水平和综合素质能力，使自己从单纯的档案资料管理人员向着档案信息管理的方向不断发展。档案管理人员一定要铭记于心，档案管理工作并不仅仅是对档案的保存，更需要综合性的人才对档案信息进行分析和归纳，为社会经济发展提供信息支持。当然，相关领导也需要立足长远，充分发挥出档案对国家发展的积极作用。

2.4 创设完善的网络化的档案管理系统

除了前面几种方法之外，管理人员还需要对网络发展等管理理论知识进行学习，使新建的档案管理系统具有更高的网络化程度，不仅通过这个新型的管理系统可以实现查询档案数据的目的，同时还能将系统与公众化的服务凭条与内部服务性档案有效结合，根据档案的使用需求建设宣传窗口与服务窗口，对各类可应用的档案信息进行接收，再通过宣传窗口完成宣传任务，在对这种系统进行建设的时候，需要将网络防护工作做好，防止有危险因素侵入到档案信息系统之中。在系统之中不断地对档案资源进行更新，避免系统之中出现具有滞后性的档案材料。

结束语

本文首先对信息化的档案建设工作的主要特点进行了研究，信息化的档案建设工作是建设在计算机等先进技术的基础上的，在借助信息手段实现管理目标的时候，需要以计算机平台作为主要载体，在这个信息平台上对档案进行查看与处理，信息化档案管理系统虽然可以实现快速查找档案材料等管理任务，但是信息化管理方法的劣势也是较为明显的，包括档案材料的安全度比较低，对于管理人员的技能水平要求等。因此参与档案管理工作的相关人员不仅需要加强对档案材料的保护，同时还需要不断地对全新的管理技术进行學习。

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