档案管理在大数据时代背景下的探讨

文/郑义，山东省济宁市鱼台县交通运输局

档案管理在大数据时代背景下的探讨

文/郑义，山东省济宁市鱼台县交通运输局

在当今社会，随着信息技术的飞速发展，档案管理信息化建设显得尤为重要。档案管理是一个单位的顺利发展的必要条件。通过档案管理，可以查阅历史资料，记录历史功绩。档案管理科学规范，能够将工作系统的历史档案显示，让领导及时了解工作情况，为下一步提供理论依据，使工人可以在实际工作中参考，少走弯路，提供有效的工作条件，也有利于提高社会认定单位的工作效果，为单位的长远发展奠定根基。而现如今全球进入大数据时代，如何在这样的背景下做好档案管理是本文将要重点探讨的问题。

档案管理；大数据时代；策略

档案管理工作对国家发展而言是不可或缺也是不可替代的，信息需要不断更新，并要对更新的信息进行再次储存，便于后续的利用。当前我国的档案管理工作中，存在一些问题，因此，要探究解决问题，提高管理水平的方法。

1 大数据时代的特点

近年来我国档案管理正在慢慢向信息化发展，并且获得了很好的发展成果。可是，伴随着国家的科技发展与进步，现在的档案管理方式已经慢慢暴露出了许多不足的地方。这个时候把国家的档案管理工作正确地投入到大数据当中，是我们国家将来档案管理在发展方面的主要因素。首先，在大数据的时代背景下，档案管理工作也慢慢从数字走向了数据。其次，档案管理的方式方法也从传统的人工操作升为更简单化的电脑操作，它不仅仅降低了人工操作容易出现的错误及漏洞，还能更加精确地把档案信息存入数据，这为档案管理的发展工作提供了极大的保障。

2 大数据的优势

大数据优势明显，能力突出，可以在短时间内完成对大量数据的准确处理，在档案工作中可以发挥巨大的作用。各种类型的主体，无论是组织还是个人，所产生出来的档案数量也都在不断增加，若是仍然使用传统的纸质档案对信息进行整理与保存，则需要大量的纸质资源，同时，要占据巨大的保存空间，其经济成本较高。若是利用充分利用大数据对信息档案进行整理与保存，则可以发挥大数据优势，将大量信息保存在信息库当中，在节约空间，减少工作时间的同时，还可以减少保存载体所需要的经济成本。与此同时，在传统的纸质档案管理下，档案的抗风险能力弱，容易受到外界因素影响，造成档案的损坏，甚至导致档案的丢失。若是档案保存地发生意外情况，如火灾、水灾，则会对纸质档案造成严重的破坏，与此同时，纸质档案在保存一定的时间后，不可避免的会出现字迹模糊，以及纸质老化损坏的情况，还会受到一些虫害的侵袭，遭到破坏。而大数据，则可以有效地避免上述问题，通过大数据对档案进行保存，只要通过数据存储空间就可以完成大量档案的保存，同时，档案保存的稳定性高，不易受到其他因素的干扰与影响，档案保存时间久，并可以切实提高档案的保存质量。

3 大数据背景下档案管理策略分析

3.1 健全科学化的档案管理机制

档案的管理机制，最重要的是要保证档案及时和完整收集，档案管理要满足大数据时代及社会发展的需要，要利于档案管理工作的可持续发展。在具体的工作中，要通过有关的规章制度和法律法规来通过立法完善管理机制，并在此基础上推动档案管理的自主创新。此外，还要加强对管理者思想上的重视，从根本上提高管理工作者对档案重要性的认识，设立相应工作机构配备合格的档案管理工作人员，并通过对档案管理工作不同环节管理制度的监督以及责任追究、业务考核和表彰奖励等来深化内部体制改革。

3.2 加强档案信息化管理

要促进档案信息化管理，首先必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。其次，要加快开发和利用现有信息资源，克服“等”的思想。不能因为档案管理要实现信息化便将现在的所有档案材料藏于“死库”，抛弃不用，一切从“零”开始，而要重视其继承性，要对现有的档案资源进行全面开发，如可分类检索拷贝、按类储存、试验传递，逐步地适应。同时，同时，利用现代信息处理技术对各类档案进行处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库的建设。当然，加强电子档案的管理和人员建设也是必不可少的。

3.3 建设企事业软件和硬件的设施

电子文件的管理以及数字档案的管理是档案信息化的主要体现，由于功能需求的不同，企事业必须建立出庞大的资料信息资源库，对不同用户的访问管理系统进行开发，并配置出高功率路由器、高效率交换机等对高性能的服务器进行处理，以便不断扩大各类系统。在此之外，建设企事业系统中的软件系统也是不可忽视的，其中计算机的设计者开发提供的一类程序软件，这些系统程序主要是使用计算机自身的逻辑功能管理其各种类型的资源信息。而第二类则是用户利用计算机所提供的编制软件，主要解决具体应用程序的问题。

3.4 保证档案信息的安全

信息技术的发展为档案信息的收集、存储、浏览、筛选、查找等工作都带来了极大的方便，使档案管理工作更加高效便捷，档案文化的建设也离不开信息手段。因此，档案管理部门应该加大在技术方面的投入，配备精良的信息化设备，加快档案的数字化进程。同时要对档案工作人员进行相关方面的专业培训，让工作人员能够掌握先进的信息技术，在对档案信息的管理过程中，能够有效操作，确保档案信息的完整与安全，及时进行备份，避免源信息丢失或损坏造成的损失。在管理的过程中，要对档案资源进行系统的分类，并建立相应的联系，利用信息技术实现资源共享。并通过网络，向社会提供专业性、系统性的档案信息，提高档案信息的利用率。

综上所述，在大数据时代，虽然，企事业档案信息的管理要比传统时代的档案管理方便了很多，但网上处理信息也会遇到很多意料不到的问题，如何在大数据时代下做好档案信息的保密工作，仍然是一件不轻松的事情，仍然需要面对很多问题，所以，企事业的档案人员要不断学习和提高网络安全技术和档案保密意识，按照相关的规定做好自己的基本工作。

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