电力企业档案管理模式探讨

电力企业档案管理模式探讨

文/桂立振，国网安徽省电力公司经济技术研究院

在经济快速发展时代，电力企业档案规模迅速增大，本文从档案管理模式的角度出发，结合电力企业档案的特点，探讨如何利用信息时代带来的便利，有效解决档案资料的存储与利用问题。

单轨制；双轨制；档案管理系统

1 电力企业档案发展背景

随着社会经济的快速发展，人民生活水平不断提高，社会各类企业如雨后春笋般迅速崛起成长，奠定了我国电力企业进入快速平稳发展时期的基础，进而推动了电力各行业管理制度更加健全、管理方式更加规范。电力企业的快速发展带动了电力各相关行业业务的广泛交融，档案管理制度更加健全，电力企业档案数量几乎以几何形式快速增长，并涵盖电力行业各门类档案，种类繁多，数量巨大、整理复杂，保存困难等问题随之而来。

2 做好电力企业档案管理的必要性

档案是客观形成的历史记录，记载着企业各项工作的情况、成果、经验和教训，能有效反映企业发展的历史进程，是企业最真实的记忆。

档案工作是一项重要的专业事业，是实现企业平稳发展的重要保证和进行各项工作的必要条件。档案在企业发展中提供最原始的信息源，同时也是可供学习的知识源。无论是信息源还是知识源，档案在企业发展中地位举足轻重，不可忽视，企业档案作为一项无形资产在企业管理中彰显了其重要的地位和作用，其潜在价值是企业固本强基谋发展不可或缺的基石。做好企业的档案工作，有助于促进企业全面改革工作的进行，为电力企业效益提升提供保障。

3 电力企业档案双轨制管理现状及存在的问题

进入90年代以后，随着现代化办公模式的兴起、与普及，缩微技术及传统纸质档案数字化等技术的发展，电子档案和胶质缩微品档案大量出现，这就出现了同一内容存在两种不同载体的档案文件是否都要同时保存的问题，也就是近年来档案学界不断讨论的档案双轨制管理问题。“双轨制”即是对同一份文件，在归档保存纸质文件的同时保存一份电子文件。纸质档案是以纸质为记录载体的档案，与电子技术生成的电子文件有本质的区别。由于纸质文件不易修改、伪造，其内容与载体不能分离，使得纸质档案具有电子文件不可比拟的原始性和凭证作用，相比电子文件，具有更好的保密性。但也存在占用存储大及不利于信息共享的局限。电子档案和纸质档案无法取代的各自优缺点使得双轨制管理模式在档案管理的历史中始终占据重要位置。

然而，随着近年社会经济快速发展，电力企业科技档案、管理类档案及会计档案等日臻完善，电力企业档案规模日渐庞大。按照现行双轨制档案管理模式，档案管理所需的人力、物力及财力远远无法满足快速增长的档案的需要。同时，各类电子文档软件的普遍使用，造成电子文件更新速度较快，无法及时保证纸质文件同步更新，导致电子文件与纸质文件无法对应问题出现，双轨制管理模式运行矛盾日渐凸显。

4 电力企业档案单轨制管理可行性探究

4.1 单轨制档案管理含义

所谓单轨制，最核心的是按照档案产生的形式保存，尊重档案的原生状态。是电子形式的就保存电子档案，是纸质形式的就保存纸质档案。单轨制档案管理并非否定纸质档案数字化。

4.2 单轨制档案管理可行性探讨

4.2.1 档案管理的技术成熟性

由于现行档案产生的形式主要来源于电子形式，因此，不同于双轨制档案管理，单轨制档案管理对档案管理系统的技术成熟性提出了更高的要求。

随着信息技术的成熟，办公自动化系统功能上已基本涵盖了电子文件从出生到消亡的整个生命周期。其中，档案管理系统实现了档案的日常管理、分类、查询，通过计算机录入大量的档案信息并编制各种专题目录,真正实现档案资料方便快速检索,实现手工检索向计算机检索的全面过渡,从而大大提高了档案检索的效率；部分企业甚至已经建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统,实现档案信息资源社会共享,最大限度地发挥档案的社会服务功能。

4.2.2 档案管理的安全性

档案的完整与安全是档案发挥凭证及情报等作用的前提，没有完整、安全的档案原始资料，档案发挥的作用就毫无价值。尤其是面对日益严峻的网络安全威胁，档案管理系统的安全可用更加不可忽视。

档案管理系统的安全性主要决定于档案管理工作者的工作水平和系统设计安全性两方面。现今，在各企事业单位中，部分工作人员文化水平参差不齐、业务素质偏低、专业性不高，精通档案管理并熟悉管理操作流程的人员严重缺乏，不能有效适应信息时代档案的需求，很可能导致部分有价值的档案流失，因此，档案工作和档案功能的发挥最终都落实在高素质的档案人员这个重要因素上。人是管理活动中最重要的因素，这就要求档案工作在抓专业知识业务的同时要重点提高档案人才自身能力，建立一批高效的档案管理人员队伍。档案管理人员要运用档案学科新理念、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。在对档案人员的招录，还要充分了解应聘者的计算机水平和档案管理的基础知识，要求档案管理人员具备很强的专业档案管理能力，能做到精确分析归类，注重电子档案的接收、保管等方法的学习，从而在根本上提高档案管理队伍的工作水平。

4.2.3 档案相关资源利用率

单轨制管理模式不同于双轨制思想的最大之处在于单轨制仅按照档案资料的原生状态保存，因此对于电子软件生成的大幅面图纸等资料无需打印备份，这就大大节省了纸质资源，且磁盘等电子设备占用面积远远小于纸质占用面积，可大大减少所需存储空间，提高库房使用率。

5 结语

综上所述，单轨制管理模式虽然具有许多双轨制管理模式无法比拟的优点，但是鉴于信息化时代网络安全威胁的严重性，电子文件的安全性保障始终是一大难题，人们历来已久对纸质文件的信赖感将长期存在。因此，双轨制管理模式到单轨制模式的转变将是一个循序渐进的过程。

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