中文图书订单采购的三个制约因素

◎李宏伟

中文图书订单采购的三个制约因素

◎李宏伟

图书订单采购已经成为现阶段图书馆图书采购的主流趋势，如何利用订单采购的优势采购高质量的图书，已经成为迫切需要解决的问题。征订目录源的选择、订单组织形式的策略性调整、图书验收工作都是影响订单质量的关键因素。

随着新技术的运用，图书馆办公自动化程度的提高，高校图书馆的中文图书采购形式已经从早期的现采为主过度到现在的订单采购为主。因此如何制定符合自身需求的订单成为中文图书采购的关键因素，也直接影响图书馆馆藏质量与结构。对制约图书采购订单的关键因素，笔者通过我馆（阜阳师范学院图书馆）近年的一些数据作为参考，从如下几个方面来展开论述。

征订目录源的选择又称广度因素

书商提供的征订目录

书商作为图书供应的中间商，对图书资源的整合，流通，销售都起着关键作用。截至2015年年底，全国共有图书出版社584家（包括副牌社33家），其中中央级出版社219家（包括副牌社13家），地方出版社365家（包括副牌社20家）[1]。图书馆作为图书的购买者图书目录信息资源获取能力限，工作人员人数与精力有限，不可能跟如此多的出版社一一联系购买或获取征订目录。书商书目是征订目录最重要的组成部分。书商书目有如下特点：

书商书目的优点。书商作为专业的图书供给中间商，直接与出版社进行业务沟通，能及时掌握图书出版的最新动态，有专业人员对众多出版社的书目进行加工整理。书商提供的征订目录在准确性完备性上都是较好的，通常的一些必备项，比如书名，ISBN，出版社，出版地，出版日期，尺寸，页码，分类号，以及各种类型的附注（一般性附注、内容性附注、读者附注等）。通过这些项目，基本上能描述图书的出版及内容信息，满足工作人员及专业教师的选择需求。另一方面因为书商与大多数出版社都有合作，因此，他们所提供的征订目录品种的覆盖面很广，基本能满足图书馆的业务需求。

书商书目的缺点。书商的主要营运目的还是盈利，提供征订目录的时候总是要优先考虑自己是否盈利。大些的书商所合作的出版社一般都在500家左右，也就是大部分的出版社跟他们都有业务联系，但是每年我们跟他们要征订目录的时候他们所能提供的只是其中的部分出版社或部分出版物。根据图书的折扣率，加工要求，以及合同中的其他要求，他们经常针对性的删除一些有价值但折扣率低的图书目录。解决这种缺陷的办法我馆主要通过多家书商中标的方式，一般至少两家以上。比如2016年我馆招标，有三家图书公司中标，三家图书公司提供的征订书目条数不同分别是131516条，102819条，126551条。工作人员通过对三家目录进行整合，重复目录以及一些与我校专业不相关的目录的删除最后所得216538条。最后所得的目录条数比任何一家都要多的多。

直接联系出版社取得目录源

这里所说的直接联系出版社获取并不是所有的出版社，主要是一些知名的出版社。出版社书目尤其是预告性书目具有及时性，可靠性的特点。但是不同出版社所提供的书目质量参差不齐，格式极度不统一，有时候甚至会给我们库存清单，也许是因为业务联系不是很紧密，他们提供书目的积极性不高。很多书目必备要素太少，不具备完整的参考价值，另外因为格式的不统一，工作人员还必须花时间来进行整理。尽管有以上诸多的缺陷，直接联系出版社获取征订目录也是一个很重要的补充方式。

可直接形成订单的目录源

通过业务系统的云数据共享功能获取其他图书馆的订单数据。 我馆所用的业务系统为汇文图书管理系统，最新的5.5版加入了云数据共享功能，通过网络共享功能，可以下载其他使用汇文系统的成员馆的采购清单作为参考。这些订单中的图书都是其他馆工作人员精心挑选组织好的，可以根据本校专业设置，直接挑选一部分形成自己的订单。相类似的功能在其他的业务系统中也有体现。

通过读者荐购的方式获取目录源。随着技术的进步，多样化的图书荐购方式更容易实现，而且相比老的荐购方式更加方便快捷。通过Opac图书荐购系统，读者只需要填写几个必备项，就可以实现图书的在线荐购，另外征订目录也会在荐购系统中显示，并且可以为读者荐购图书提供参考，只需点几下鼠标就能实现图书的推荐。荐购系统的互动功能还能及时显示读者推荐的图书的到馆情况，工作人员可以通过在线自动发送E-mail的方式通知读者图书的到馆情况。

然而现实中我们发现读者推荐图书的积极性并不高，比如2013年全年的图书推荐总量只有531条。因此我馆积极宣传图书推荐的作用，并在图书馆主页上提供读者荐购指南，一步一步引导读者如何荐购。因此最近几年的图书荐购量有明显提升，2014年至今每年都有约1000余种的图书荐购量。

近年来我校对图书资源的投入进一步加强，每年的图书采购量都有15000种以上，因此读者推荐量仍显不足。针对这一情况我馆采取了更多的图书推介方式，比如，直接请专业教师到采编室用业务系统勾选征订目录的方式推荐图书，专业教师对其学科的了解更加深入，更能找出最符合专业需求的图书。鼓励同学们通过Opac或者E-mail的方式推荐图书，举办推荐图书的活动等各种方式来提升读者推荐的积极性。

现采目录及过期发订目录。尽管目前的采购方式基本都已订单为主，但现采作为补充仍是不可少的，书商经常会联合出版社举办一些新书展销会，工作人员可以通过这种展销会现场采集一些最新出版的图书作为订单的补充。

2016年全年我馆共计购进新书16157种，但是发送的发订目录有23619种，为定到的图书有7462种，占总量的约三分之一。这一部分目录经过进一步的甄选剔除，直接可做为2017年的订单数据。

图书征订目录源的选择是多样的，除了以上的几种之外还可以通过相关报纸，因特网比如，当当，卓越，亚马逊等来进行收集征订目录信息。每个馆可以根据自己的需求选择不同的收集方式。

订单组织形式的调整策略又称深度因素

图书采购的质量评估是图书馆的一项重要的工作，每年的图书采购质量决定了馆藏结构的变化。采购质量不仅体现在到书率还体现在各学科图书所占比例上，因此合理的调整订单的组织形式对图书采购工作十分重要。

订单组织的调整要符合学科的设置

高等学校图书馆是为教学和科研服务的学术性机构，它是高等学校的文献信息中心，是学校教学和科研工作的重要组成部分。因此每年的图书采购在兼顾馆藏结构的同时更要适应学校学科的调整。

为达到适应学校科研需求，我馆在这方面也进行了努力，将一些重点学科，新增学科，科研中心所需求的图书单独形成一个发订目录。在《图书采购合同》中明确规定了这部分图书的到书率。另外对于读者推荐的图书也单独形成一个发订目录并且规定其到书率。利用这种具有一定法律约束效力的文件中增加约束性条款来控制图书的到馆率，这也是防止低折扣中标的方法之一。

通过规定通俗类读物与科技类图书的比重来控制图书采购的质量

通俗类读物一般指发行量较大，读者群体较广的图书，比如I247小说，K大类的人物传记部分，B大类里面的成功学读物等。这些图书因为发行量较大书商从出版社拿书的时候折扣率很高，更能书商带来利润，因此每次书商在配送图书的时候都尽量多配送此类图书。科技类与其他一些参考研究性图书因为受众少，发行量低，书商获取的折扣率较低，利润空间较小，因此书商在提供征订目录的环节经常慎重提供此类图书，在衡量自己的利益的情况下删除很多有价值的图书。如果在《图书采购合同》中不加相关的限制条款就会出现科技类与参考研究性图书的到书率很低的情况，书商会大批量的配送通俗性读物。

在2013年我馆第一次以订单采集为主的时候，因为没有经验，在合同中的限定条款过少，最终5.9折中标，折扣很低，但是最后的到书的品种不能令人满意，在配送的过程中书商总是以各种理由推脱买不到科技类的图书，不断要求我们增加订单种类。最终验收过后发现，科技类图书只占总量的七分之一左右，而且多数是发行量较大的计算机类图书。鉴于这种情况，我们在后一年的合同中明确规定了几种通俗性读物不得超过总量的30%，科技类图书不能少于20%，这样第二年的折扣虽然提高到了6.9折，但图书的整体质量结构得到提升。通常情况下我们也会把这两种类型的图书单独形成发订目录。

制定的约束性条款越多，越细，对图书质量的影响就越大。更多的约束性条款也能让我们买到我们需要的书，而不是便宜的书，书的价值本不是能用价格来衡量的，一本有用的图书室无价的，因此我们不能追求图书的数量，避免低折扣中标的陷阱。

灵活多变的采购策略

多样化的采购策略，更多更细的限定性条款是为了提高图书采购的质量，然而通常情况下更多更细的条款并不意味着更死板的采购策略。对于读者荐购图书，重点与紧缺专业图书，规定较高的到书率，但是对于其他图书并不规定过高的到书率。图书的采购是个周期性的过程，订单一般不可能一次性配齐，通常订单的种数是要稍微大于实际采购量的，事实上在实践中即使订单种类大于实际采购量，书商通常也很难一次性配齐，一般仍需要进一步的协调，比如，发订书目的改定，增加订购种类等。给书商一定的利益让度空间，是为了首先满足重点需求图书的采购。对于重点需求的图书规定较高的到书率，如果仍然对其他图书也规定较高的到书率，就会限制书商的配给积极性，实践中我们经常遇到某些图书出版社已经没有库存需要POD（print on demand：个性化印刷）之类的情况，实际上很多时候其实并不需要POD，大多只不过是书商的因为利益空间不足而采用的一种策略。

因此，为防止书商选择性供书，消极性供书，使用灵活的采购策略协调买卖双方的利益，为营造良好的购书生态环境提供有力的支持。

图书验收工作

图书采购具有周期性的特点，同样图书验收也是分阶段进行的，图书采购的整体流程可以用以下图标来表示：

从图中可以看出，整个采购过程是一个周期性的循环过程，验收工作在整个采购周期内有着举足轻重的作用。

我们制定好订单可以一次性发给书商，因为种类比较多，书商供货并不是一次性到货，因此，做好阶段性的验收工作十分重要。

通过阶段性验收及时发现问题，比如，分类号与MARC的准确性，图书加工质量是否符合要求，提供的图书是否在在我们所提供的订单上，发现问题直接反馈给书商，形成良好的互动关系。对于一些特殊图书，比如高码洋图书，需要POD的图书等细节的敲定都需要通过在验收周期内用过阶段性验收来解决问题。在图书全部验收完成后，需要进行总结性验收，对于采购过程中存在的问题进行系统性总结，为下一年的采购提供经验支持。

订单采购是一项系统性工程，订单采购的每个步骤对订单的形成都很重要，因此，对每个步骤细节的把控，经验的总结，策略的制定，都直接影响图书采购质量，进而影响馆藏整体结构的调整。图书采购又是一个周期性活动，我们在实践中必须制定好合理的采购计划，合理的时间规划，并积极与书商进行沟通，使得采购任务能够顺利完成。

（作者单位：阜阳师范学院图书馆）