人事档案管理工作中存在的问题与对策

向星蓓

[摘要]人事档案管理是中国人事管理制度的一项重要特色。文章对人事档案管理中存在的问题进行了总结，从加强档案管理意识、完善人事档案管理制度、加強档案工作的基础建设等方面，提出了相应的解决对策，希望能给我们高中生些许启发，加强对人事档案管理工作的认识。

[关键词]人事档案管理 问题 对策

人事档案包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历和专业技术资料以及政治资料等。反映了个人在一定时间内所取得的成果，并为单位提供了动态而又真实的信息记录，而对个人定居、找工作、以致结婚生子都有重大的影响。而随着我国改革的不断深入，传统的认识档案管理模式也出现了一些问题，如人口流动造成的空挡问题等，这些给我国档案管理工作造成了很大的困扰，因此，需要结合当代新形势的要求，不断提高档案管理工作水平，为社会主义和谐社会建设服务。

一、人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理意识薄弱

人事档案管理意识薄弱主要在以下两方面体现出来：

第一，领导不重视。目前大多数企业领导均认为档案管理不仅费时费力，且无法在短时间内获得经济效益，因而他们都只对短期的经济效益重视，未给予档案管理工作充足的经费，先进的档案管理设备也未配备。

第二，员工档案意识差。员工认为档案管理可有可无，缺乏清晰的认识。为了一些眼前利益在档案填写时弄虚作假。再加上企业对档案的不重视，进一步淡化了人们的档案意识。

（二）档案管理信息化程度不高

现阶段，虽然很大一部分企业为了有序开展档案管理工作，建立起了一套较为合理的档案管理系统，但就总体而言，占到一半以上企业的档案管理系统均缺乏较高的信息化程度，计算机技术人才较少，以纸质形式查阅档案仍是大多数企业在档案管理工作采用的主要方式，档案管理效率低。

（三）档案管理人员管理水平不高

一些企业在实际工作中未配备专业的档案管理人员，大多由其它人员兼职。兼职档案管理人员则存在工作变动频繁、业务不熟等情况，不了解档案的重要性，也不知该怎样搜集、整理档案材料，对档案管理水平造成了严重影响。

二、解决人事档案管理工作问题的对策

（一）加强档案管理意识

目前，制约企业人事档案管理工作的关键便是档案意识。因此，企业领导应对自身档案意识予以强化，对人事档案工作的特点、地位与作用有了正确认识，并加大资金投入，对档案管理设施进行强化，定期对档案管理工作展开检查与指导，只有领导的档案意识加强了，员工才能对档案管理工作引起重视。档案管理部门要对自身工作的重要性有充分的认识，树立高度的责任感，保证档案材料收集的及时性与完整性，保证人事档案质量，而普通员工也要具备良好的档案意识，清楚认识到档案与自身利益的紧密联系，自觉遵守档案管理制度。

（二）提高档案管理人员素质

人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质十分必要。提高自身的政治素质，加强责任感。才能在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。

（三）完善人事档案管理制度

人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事。要建立健全《收集制度》、《鉴别归档制度》、《保管保密制度》、（（杳阅制度》等管理制度，使档案工作有规可循，有章可依。人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

（四）加强档案工作的基础建设

要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷需20至25平方米，另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。

（五）促进人事档案信息化建设

要想切实加强人事档案管理工作和提高工作的效率，需要进行信息化建设，应用先进的信息技术，实行现代化的管理方式，从基础上对档案管理工作进行改革，这样才会为良好的档案科学管理工作打下坚实的基础。

三、总结

在企业的档案管理中，人事档案管理是一个不可或缺的部分，不断变化的经济形式，加快了企业人员的流动，也不断暴露出了人事档案管理工作中的各种问题，对档案管理工作的效率造成了严重影响。为此，企业档案管理人员必须同时代发展保持同步，以科学的方法管理档案，不断对工作经验予以总结，真正提高服务水平，提高档案管理工作的效率。