计算机网络技术在高职院校档案管理工作中的应用

赵长莉

摘 要：在当前的信息时代，计算机网络技术在各行各业的不同领域中得到了广泛的应用。高职院校档案管理作为日常管理工作的重要组成，促进其自动化、信息化、标准化发展显得意义重大，因此引入计算机网络技术的应用能够促进高职院校教學与科研工作的顺利开展。基于此，文章将针对计算机网络技术在高职院校档案管理工作中的应用展开探讨。

关键词：计算机 网络技术 高职院校 档案管理

引言

随着社会经济水平与科技水平的不断提升，计算机网络技术也得到了高速发展，随着在高职院校档案管理工作得到应用，也助推其向信息化、标准化方向发展。在当前我国高等教育事业的快速发展时期，众多高职院校的办学规模也不断扩张，随着生源数量的增加，高职院校的基础设施都逐步完善，因此其档案的数量与类型也随之丰富且复杂化，导致其档案管理工作的难度不断攀升[1]。通过计算机网络技术的应用，能够有效解决这一难题，进而助推了高职院校档案管理工作的开展。

一、当前高职院校档案管理工作存在的问题

1.管理观念不完善

当前众多高职院校的档案信息仍然以纸质化为主，不仅数量大，而且种类繁多，也即导致档案管理工作变得极为繁琐。许多高职院校对于档案管理工作的重视度并不高，在档案管理方面投入的人力、财力等资源相当有限，再加上极为薄弱的档案管理意识，也导致档案管理人员对数量众多的档案仅仅进行潦草的收集整理，更谈不上对档案信息的利用价值进行深挖，也即导致档案资源的价值被浪费。即便是引入了计算机网络技术加强管理，许多管理人员的管理观念仍没有明显改变，同时也缺乏完善的计算机网络管理意识，也就导致计算机网络技术在档案管理工作中的优势难以凸显。

2.档案管理手段落后

随着现代社会的信息化水平不断提升，档案管理工作也迎来了重大挑战，过去传统的档案管理模式与当前的信息化社会格格不入，也严重影响了档案事业的向前发展，所以有必要对传统的档案管理理念与手段进行革新，力求与当前的信息化社会相接轨。当前，众多高职院校虽配备了现代化的管理设备为档案管理的工作，并推进档案管理工作的建设的信息化 ，不过档案数据信息库建设不足的弊端在实际工作中还存在着，尤其是全文数据库、目录数据库、等好多都缺乏完善，并且实物、音像等资料更是少之又少。在现代化的信息世界里，传统档案管理手段所呈现的落后态势，明显无法为高职院校提供有效的服务。

3.档案管理人员综合素质有待提升

在当前的信息时代，高职院校的档案管理工作作为一项专业属性的工作，不仅对管理人员的专业知识与业务能力有一定要求，同时还需要其具备一定的信息开发能力。档案管理工作并不局限于简单的资料收集整理，更重要的是对档案资源的利用价值进行开发，这才是档案事业的核心所在。因此，高职院校的档案管理工作人员一定要懂得应用现代化的计算机网络技术对档案信息资源中的价值进行深度挖掘，进而为高职院校的发展提供服务。然而，高职院校档案管理人员结构存在不合理之处，学校也并没有针对性的业务能力与综合素质提升的培训计划，管理人员的水平有限而导致计算机网络技术无法充分发挥实效，进而阻碍了高职院校档案价值的发挥，难以助推高职院校的良性发展。

二、计算机网络技术在高职院校档案管理工作中的应用优势

1.实现档案分类归档

随着计算机网络技术在高职院校档案管理工作中的应用，凭借信息化技术的优势，极大程度上提升了档案信息的收集与核对工作效率。此外，由于高职院校中有众多部门，每个部门产生的档案信息众多且管理混乱，而通过计算机网络技术的应用，能够突破时间与地点的局限，借助网络传输优势能够实时将档案资料归总，进行集中管理。借助计算机网络技术的众多功能的实现，不断优化档案管理工作，不仅能够节省时间与精力，同时也促进档案信息资源的规范化管理。从档案管理室的角度来看，计算机网络技术能够及时获取档案信息资源，保证了档案的时效性与实效性。

2.实现资源共享

在高职院校的档案管理工作中，计算机网络技术的应用能够保证档案管理的高效完成，同时促进了资源共享的实现，如目录、数据库、档案卷等，同时通过信息检索功能能够快速定位到相关档案明细，使得档案查询效率得以大幅提升，而且数据库的信息提取与存储速度也有显著提升，比以往更为科学便捷[2]。此外，应用网络技术不但能够确保档案数据的快速传送，还能准确达到档案管理部门，省去了中间环节，进一步提升了高职院校的档案管理工作效率。

3.打破档案管理单一化需求

由于传统的高职院校档案管理模式受到时间与空间的限制，也即导致档案管理需求过于单一化，有一小部分档案信息只能够满足极个别用户的使用需求，而无法满足所有用户，极大程度上降低了高职院校档案信息的利用效率。而随着计算机网络技术的应用，以安全保密作为基础，通过网络技术对档案信息进行管理，使得档案信息检索变得更为便捷，不仅不会受到时间和空间的限制，同时也促进了各大院校之间以及高职院校与社会之间的交流。

三、计算机网络技术在高职院校档案管理工作中的具体应用

1.更新档案管理观念

通过计算机网络技术的有效应用，能够提升高职院校档案服务工作的快捷性与便利性，同时高职院校的档案管理工作要坚持“以利用为本”的服务理念，通过改变传统的管理观念与模式，树立计算机网络信息化的档案管理观念，正确认识到计算机网络技术对于现代化档案管理工作的重要性，进而共同推动高职院校档案管理工作向网络化、信息化、数字化发展[3]。

2.完善档案管理机制

对于高职院校的档案管理而言，要实现信息化管理则需要充分应用计算机网络技术，而这一切都需建立的完善的档案管理机制基础上，唯有具备完善的管理机制，才能够促进档案信息化管理的科学合理性。此外，仅仅制定完善的管理机制还远远不够，还需要确保其能够得到有效执行，因此配套的监督管理制度不可缺失，并且配以针对性的激励措施去激发档案管理工作人员的积极性，凸显出档案信息化管理的科学合理性。可见，高职院校的档案管理工作一定要制定完善的管理机制，以此去保证档案管理工作能够得到良性驱动，不管是档案的收集整理，还是保管储存，都需要照顾到工作的方方面面，进而有效提升高职院校的档案管理工作效率。

3.提高管理人员素质，加强档案管理服务

将计算机网络技术应用到高职院校的档案管理工作中，要想发挥其最大效用，离不开相关工作人员的有效配合，所以高职院校档案管理人员的业务能力与技术水平提升同样十分重要，只有他们能够掌握档案的信息化管理技术，并且拥有良好的服务意识与服务能力，才能够进一步提升高职院校的档案管理质量与水平[4]。从某种角度来看，档案管理工作质量的好坏与管理人员素质有着直接的关系，因此高职院校要想切实提升档案管理工作质量，则需要组建业务能力与综合素质较高的档案管理队伍，不仅要求管理人员拥有基础的档案管理专业知识，同时还需掌握一定的计算机网络信息化档案管理技术，能够熟练操作计算机开展档案信息的收集、整理、归类与存儲等工作，同时高职院校还应强化对档案管理人员的能力培养，确保档案管理人员的能力更新与时代接轨。整体来讲，只有拥有高素质的工作团队才能够实现工作的高效完成，必要培训与计算机网络技术的应用都是高职院校档案管理工作的发展必然，只有这样才能保证管理人员的能力提升，能够自如应对信息化的档案管理工作，并且不断强化其档案管理意识，清楚地认识到高职院校档案管理工作的重要性，这样才能够有效助推高职院校档案管理工作的顺利开展。

4.建立档案管理信息库

高职院校的档案管理工作无法一蹴而就，需要坚持不懈的努力累积，而随着计算机网络技术的应用，档案管理工作也朝着信息化的方向发展，不过由于高职院校的档案信息相对较多，所以有必要建立档案管理信息库，将所有的档案信息进行整理存储，为今后的查询利用提供更为便捷的服务。同时，档案信息库也在计算机网络技术的应用中不断进步趋于完善，在进行规范的归纳整理与分类归档之后，也进一步提升了档案信息库的提取有效性。此外，针对档案信息库还应做好针对性的维护工作，通过定期检查与及时更新，去保证档案信息的安全性，使得档案信息内容能够真正服务于高职院校[5]。总而言之，计算机网络技术在高职院校档案管理工作中的应用收效良好，促进了高职院校档案管理的不断完善与优化，尤其是在信息收集、分类、处理与利用等方面，能够保证档案信息发挥其最大价值。也正是凭借计算机网络技术的优越性，助推了高职院校档案管理向智能化、网络化方向发展，通过资源共享的实现，大大提升了高职院校档案管理工作的实效性。

结语

综上所述，随着计算机网络技术的不断发展以及高职院校档案信息的急剧增加，在高职院校档案管理工作中应用计算机网络技术进行管理有着非常重要的现实意义。当前的高职院校档案管理工作应将重点放在完善档案信息库的建设、提升档案管理人员的管理能力与信息技术水平以及充分利用计算机网络技术进行档案管理等方面。可见，高职院校档案管理人员的工作理念也应作出相应革新，提高服务意识是必然，同时要确保计算机网络技术的优势得以全面发挥，促进高职院校档案管理的信息化建设，使其能够更好的为高等教育的发展提供服务。

参考文献

[1]许志娟. 试论计算机网络技术在档案管理中的应用[J]. 湖北成人教育学院学报， 2011， 17（1）：67-69.

[2]毕大鹏. 试论在高校档案管理中计算机网络的应用[J]. 电子技术与软件工程， 2016（15）：10-10.

[3]刘晓丽. 信息化环境下如何提高高职院校档案管理工作[J]. 兰台内外， 2016（1）：62-62.

[4]刘萍. 计算机网络技术在高校档案管理中的有效运用[J]. 科技传播， 2015， 7（17）.

[5]刘蓓蕾. 计算机网络技术在高校档案管理中的应用研究[J]. 新校园旬刊， 2015（2）：136-136.