信息化时代高校档案管理人员的新职责

赵亮

【摘 要】 信息化时代背景下高校档案管理人员应明确角色定位，积极发挥新的工作职责，进一步做好档案收集、鉴定、保管、开发与利用工作。

【关键词】 信息化时代；高等院校；档案管理人员；职责

信息化在档案管理领域内的快速发展与应用是当今时代的一大显著特征。信息化的出现使得档案管理工作改变了其传统的方式，利用专业计算机软件及信息化技术在档案管理的各项环节中不断实现调整与改进，为高校档案管理工作提供了便利，同时对高校档案管理工作人员提出了新的工作挑战。目前大部分高校已经实现了信息化建设与管理，学校通过创设自己的网站对相关信息进行发布，并在各部门之间开发利用相应软件实现办公职能。档案管理信息化，即将电子通讯、互联网络、大数据云计算等技术手段运用在档案管理工作中，从而影响档案收集、档案鉴定、档案保管、档案开发及利用等工作。[1]高校档案管理人员应从以下角度适应信息化时代对档案管理工作提出的新要求。

一、信息化时代背景下档案管理人员的角色定位

高校档案管理工作是为了学校日常教学、运行、人力资源管理等服务的基础性工作。随着现代数字化环境的影响，高校普遍采用信息化技术手段进行自动化办公，在此过程中将产生大量的电子文件。档案管理不是仅仅针对这些纸质或电子文件进行保存，更是通过这些档案信息展现学校的历史与发展。档案管理人员应具备“对过去负责，为现在服务，替未来考虑”的素质，[2]从学校发展的高度对自己的角色进行定位，重新认识档案管理的职能，创新性的开展工作。

二、信息化时代背景下档案管理人员如何进行档案收集

信息化时代对高校档案管理一个最为显著的影响就是扩展了档案信息的收集渠道，电子文件的激增，使得传统纸质档案的收集不再是主要的信息来源，档案记录的方式多种多样，产生的档案信息除了文字形式，更有图像、声音、视频等多层次维度的信息。例如学校举行重大活动时，相关教师与学生广泛参与活动的经历，是珍贵的档案信息；学校知名校友或毕业学生对学校发展做出的贡献，也是档案信息；学校在进行日常的教学与管理工作时，学生、教师、职能部门在其中所起的作用与效果，同样是档案信息。高效的对以上来源的档案信息进行收集、处理和加工，是档案管理人员的基本素质。全面的收集档案信息，转变被动的档案保存工作方式，更加主动的去收集学校在深化改革与不断发展过程中每一个环节的切实举措与带来的影响，这样的档案收集工作才更为系统和全面。

三、信息化时代背景下档案管理人员如何进行档案鉴定

对收集的档案信息进行认真仔细的鉴定，是档案管理人员一项必须的工作职责。信息化的时代背景，为高校档案提供内容丰富、种类多样信息的同时，也对档案管理人员的信息鉴定水平提出了更高的要求。学校各项活动会产生大量的数据信息，涉及学校教学、管理、科研、人才培养等工作的方方面面，种类多样且数量繁杂。档案管理人员要对信息进行筛选，鉴定其价值，最终决定哪些信息会被进一步的保存并加以开发利用。档案信息如何选择，意味着记录学校发展历史的角度有所不同，在历史中起重要决定作用的人物及事件也会有所不同。因此，鉴定档案就是记录历史，所以档案管理人员的鉴定水平起着非常重要的作用。信息化时代背景下的档案管理人员，应该具备更高的专业素养与职业精神，能够以发展的眼光看待过去，正视现在，预期未来。在档案鉴定的工作中始终秉承科学、严谨、慎重的态度，在不同时期、不同来源、不同内容表现形式、不同信息载体的档案中鉴别出需要进一步保存利用的信息，开展下一步档案管理工作。

四、信息化时代背景下档案管理人员如何进行档案保管

常见的档案管理有分散管理和集中管理这两种模式。[3] 将不同性质的档案交由相关职能部门分别保管，这是分散管理模式；与此相对应，将档案集中起来由学校专业档案部门集中保管，即集中管理模式。两种管理模式形式有所不同，但管理的工作原则是一致的，都将保护档案的完整与安全作为基本原则。但受传统观念的影响，档案管理人员过分重视档案的安全性，重视档案的收藏，在档案保管方面过于被动，限制了信息化档案管理的发展。随着高校改革的深化，数字化自动办公的普及，使得电子信息档案的保管不像纸质档案信息的保管那样方式简单且形式单一。档案管理人员应该转变重收藏、轻使用的思想，转变工作方式，将被动的保管转变为主动的服务，积极实现数字化档案系统的构建。并且在构建过程中建立完善的安全管理制度，针对互联网时代病毒多发、信息容易泄露等特点，对数字档案加密进行多重保护，对重点档案信息进行定期的安全检查，及时发现安全隐患，营造科学安全的档案保管环境。

尽管信息化时代背景下数字档案构建的趋势越来越明显，但高校在日常各项工作中仍然会存在纸质档案信息，档案管理人员在加强数字化档案信息管理的同时，也应重视对纸质档案信息的保管以及数字化转换再利用。[4]转变档案管理人员重藏轻用的思想，从服务意识角度加强对档案管理人员要求，不断提升服务质量。

五、信息化时代背景下档案管理人员如何进行档案开发

高校档案管理人员不应只是做传统的记录与保存，应积极对档案信息进行精细化的分类开发，对接不同领域的需求。信息化时代下的档案信息，多大程度上能进行资源共享，奠定了档案信息可供开发的基础。档案管理人员应充分发挥信息化技术特点，结合学校自身发展特色，提炼出能反映学校特长与创新点的档案信息。档案信息应面对教师、学生、职能部门进行信息共享，单一的档案信息已不能满足不同人群的需求，档案管理人员应掌握不同人群对信息的不同需求趋势，结合多方面档案信息，为学校决策、教师发展、学生学习等提供全面的档案信息支持，开发适应不同人群需求的档案产品。[5]

六、信息化时代背景下档案管理人员如何进行档案利用

信息化时代为档案管理工作提供了相应的技术支持，档案管理人员借助专业软件系统对大量的档案信息进行提取与重组，深度挖掘信息内在的关联，借助流行的微博、微信、公众号等各种网络媒体平台，创造性的开展档案信息的再利用。例如央视频道的“历史今天看”、“历史上的今天”等节目，就是利用档案信息重新挖掘历史与现实的关联。高校档案管理人员应充分挖掘档案信息的服务功能，发现历史的发展趋势，作为指导未来高校改革工作的指导意见，实现对档案信息的二次利用，提高其利用价值。

信息化时代背景下的档案管理工作，势必对高校管理工作效率及管理水平的提升起到一定作用。高校档案管理人员应综合各方面信息，加快职能转变，适应信息化时代的发展要求，不断完善高校信息化档案管理制度，促进高校的改革与发展。

【参考文献】

[1] 范晓燕，闫琳牛，艳莉. 高校档案管理工作信息化建设探析[J]. 内蒙古科技与经济，2017（6）17-19.

[2] 曹兴华. 集体记忆视角下高校档案管理工作研究[J]. 兰台世界，2017（8）11-13.

[3] 梁伟杰. 信息化背景下高校人事档案管理模式优化策略的探讨[J]. 钦州学院学报，2017（6）91-94.

[4] 黄晓娜. 新时期高校档案数字化管理的意义[J]. 兰台世界，2017（8）45-47.

[5] 魏红. 微媒体时代高校档案管理工作的机遇、挑战与创新[J]. 现代营销，2017（7）223-224.

【作者简介】

赵 亮（1983-）男，山东东营人，硕士研究生，馆员，任职于山东体育学院人事處，研究方向：档案管理.endprint