新时期如何做好人事档案管理工作

王海艳

摘 要：医院中的人事档案管理工作也同样发挥着巨大的作用，它不仅能够为人力资源管理工作提供服务，而且也能为医院专业技术人才队建设和发展起着推动作用。本文主要针对新时期如何做好人事档案管理工作进行分析和讨论。

关键词：加强；医院；人事档案；管理

一、当前医院人事档案管理模式的问题

1、管理手段落后

人事档案档案基础设施差，收集、整理、归类、编目等工作还主要依靠手工操作，无纸化、电子化、网络化的程度不高，电子子化档案的管理经验缺乏，保密程度不高，影响了案卷质量和收集效率及档案利用率。传统的人事档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成，即存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享，这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。电子文件是新生事物，它与计算机技术和通信技术密切相联。它以纸质文件无法比拟的高容量、高利用率加速了信息的高效率流动，充分体现出信息利用的价值。电子文件人事档案资料的产生，给人事档案的建设与管理产生新的问题，因其原始性与证据性难以确认以及寿命短、读写系统更换频繁、维护其内容的准确性与机密性的难度大，其具有多媒体集成性以及其组成和结构复杂等给鉴定与保管等出难题。

2、人事档案材料不全

人事档案材料不全究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。有的单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

3、档案人员业务水平不高

人事档案管理是一项细碎繁杂的工作。但由于各种原因，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，或者档案人员平时不注意加强专业知识的学习和更新，基础知识差，相关学科知识贫乏，又或者档案管理人员专业知识缺乏或无暇顾及，以致档案管理未能到位，也有许多档案管理人员的管理水平只停留在经验上，使档案管理的水平落后于时代发展要求，缺乏创新和活力。

二、新时期如何做好人事档案管理工作

人事档案是提供人才信息的重要途径，是人才的主要来源。真实准确的人事档案是选拔人才的重要手段，只有全面掌握人才的信息，充分开发人才资源，才能够为医院选拔人才提供可靠依据，并以此提升医院的服务质量。

1、加强对人事档案管理的认识

人才是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院乃至社会创造效益。随着人事制度改革的不断深化，干部档案除了满足工资制度改革、干部工龄认定等一般性日常管理外，对医院公正、客观地培养和使用干部，合理开发人力资源提供了重要依据。因此，人事档案是重要的信息资源，医院应重视人事档案管理工作，改变传统的档案保管观念，树立对人事档案信息开发利用、为医院发展服务的新观念。

2、改革旧有管理模式

医院的人事档案管理制度在近年来逐渐朝着更加透明、更加开放的方向发展，为适应新时代的要求和市场浪潮，医院人事档案管理模式也需要及时地进行自我调整。从整体上来说，医院人事档案管理工作要由专门的管理部门进行专职处理，并专门选聘员工，而非随意选择工作人员兼管。此外，所有医务工作者的档案应统一由当地人社部门管理，从而确保人事代理制与户籍制度能够得以维护，这对于医院人事档案管理工作新模式、新思路的构建有很大帮助。

3、完善人事档案管理制度

人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。医院应建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归檔的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假，查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏、保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

4、实现人事档案信息化管理

信息化是当今经济和社会发展的大趋势，实现人事档案现代化管理也是必然趋势。由于计算机存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据。将计算机技术应用到档案工作中，将极大地提高档案的检索速度，对数据查询又快又准，实现档案信息综合管理和利用。让人事档案纸质与数据格式并存，大大地提高档案的利用效率。对医院合理配置人员、开发人才资源，促进医院快速发展起着重要的作用。

结束语

人事档案管理是对人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，医院人事档案管理工作有着不可替代的重要作用。伴随着我国社会主义市场经济的发展和医药卫生体制的变革，医院人事档案管理工作在医院的科技发展和人才振兴等方面将会扮演着越来越重要的角色，只有充分保障档案管理工作的规范化、科学化，才能够使医院的日常运行与管理更加稳定、高效，进而更好地为社会和广大人民群众提供服务。

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