集团财务信息系统的设计与实现

刘青哥

【摘 要】随着财务管理信息化的发展，财务信息化系统的设立在企业管理中占据了越来越大的比重。本文分析了TJ集团的财务管理需求，介绍了TJ集团目前财务信息系统的设计思路，并提出进一步的改进建议。

【关键词】财务信息系统；信息化

随着网络技术的发展，财务管理信息化已成为当今企业的必然趋势。而企业财务信息化系统的设立不仅是企业财务信息化发展的必然结果，也是财务管理改革与发展的重要途径。随着信息技术水平的提高，会计信息化建设目的也发生了变化，从简单的取代手工记账到进行企业会计核算，再到满足企业的战略管理需要。近年来，企业集团发展过程中，为了配合企业管理的需要，均开始建设集团公司财务信息系统。本文分析了TJ集团财务系统建立过程，以为集团财务信息系统的建立提供借鉴思路和建议。

一、TJ集团信息系统概况

1.集团子公司财务电算化情况

TJ公司是国有独资一人有限责任公司，承担TJ集团经营性资产的管理与运营职能，下属一级子公司30户，各级子公司合计月180余户。由于历史原因，TJ集团财务管理比较松散，下级子公司财务人员均为本公司自己聘任。集团除统一会计政策及会计估计以外，未统一会计科目，造成各企业虽然按企业会计准则设计会计科目，但是每个科目的编码都不相同。而由于企业行业差异、规模大小、业务性质、管理要求各不相同，二级科目三级科目的差异更大。

集团总部比较重视会计信息化的发展，故每个子公司已用计算机取代手工核算，只是核算软件各不相同。30个一级子公司中，20家企业采用用友财务软件，6家企业采用金蝶财务软件，其余4家用其他品牌财务软件。之前集团总部进行各类数据统计及合并报表工作，均采用手工填报各类表格后上传。

2.集团信息系统设计的需求分析

松散的财务系统难以满足集团的监管需求，故集团在进行需求分析后开始组建集团财务信息系统。

（1）数据统计需求

集团本部有各类数据上报需求，有按月度上报的中央企业经济效益月报，有按季度上报的税务千户企业数据统计，有按年度上报的财务决算数据等等。以往在统计各期间的合并数据时，基层财务人员需要重复将各类会计数据录入不同的表格。这种手工录入方式，不仅增加了财务人员的工作量，而且大大影响工作质量和工作效率。所以，从数据统计角度讲，集团需要一个能直接提取各类需要数据并可及时准确合并数据的信息系统。

（2）数据监管需求

在集团系统上线之前，子公司财务数据都是单一账套，各类上报数据均为手工填报，信息不能及时获取，财务管理往往滞后且被动。发现问题后，需要直接去子公司调取财务数据，及时性得不到保障。另外，手工填报数据，上报数据易受到人为干预。在进行各类数据分析时，只能从各类表格中取数分析，数据源的不可靠导致分析的偏差，从而无法做到有效的数据监管。所以，从数据监管角度讲，集团需要一个能实时取得账套实际数据的信息系统。

（3）战略决策需求

集团战略筹划的基本需求就是财务系统应可以提供准确详细的财务数据。财务与业务信息的共享，集团与子公司信息的共享以及财务信息与决策层信息的共享都需要集团化的财务信息系统。这个系统可以随时提供各类数据，包括但是不限于历史趋势分析、预算完成分析、各类经营指标分析等等。这些数据可以是某个子公司的各种数据组合，也可以是某类子公司的比较分析，或是整个集团的各种指标。如果按原来的数据统计，这种灵活的组合很难通过不同的表单类来反映。所以，从战略决策监督讲，集团需要一个能灵活便利获得各类决策数据的信息系统。

二、集团财务信息系统的设计

在进行集团财务信息系统设计的过程中，TJ集团需在尽量不影响子公司财务工作的同时，综合考虑集团财务电算化情况的现状，满足集团信息化的需求。本文初步拟定了基于“匹配管理科目——数据系统取数上传——信息系统查询分析”流程的财务信息系统。

1.科目匹配与数据上传

（1）根据管理需要，集团财务系统需要一个标准的科目代码表

因为子公司会计政策统一，故集团可以出具一个标准的一级科目编码及科目名称。同时，对于集团管理特别关注的资产类中的往来款项、长期投资、固定资产；费用类中人员成本，研发支出，财务费用等账户设计二级科目编码和名称，并做相应的科目备注。在本财务信息系统中，各企业可以保留原来科目编码和名称，在系统中做科目匹配找到对应集团的编码。如有二级科目需要匹配的，仅匹配集团需要科目，其余匹配入“其他”二级科目。这样操作可以大大减少企业财务的工作量，对原财务工作不受影响，仅需要花费一次匹配科目的时间，以后系統均可以直接跟集团系统对接而无需二次匹配。

（2）各级子公司编码

信息资源分类编码是企业信息化的基础工作，是实现信息表达、交换与集成的前提，是保证数据质量的客观性条件。对于子公司的编码，可以确定公司级次，便于数据分析和整理。目前，TJ集团二级子公司数据量为30家，但是其三级四级子公司级次各不相同。另外根据集团发展控制，已对多级次子公司进行清理整顿，不会再大规模设立。为便于统计管理，同时减少编码复杂性，设计的编码规则为2-2。即前两位为子公司代码，后两位为子公司下级子公司代码。二级子公司再下级子公司编码，由本级子公司确定。

编码过程中，有两个问题特别需要注意：第一，对于二级子公司而言，本级公司会有两个数据，一个为二级集团合并数据，另一个为二级单户数据。故对于二级子公司，如果本公司编码为01，则本级集团合并数据对应公司编码为0100，本级单户数据编码为0101。第二，某些公司在各二级子公司中均参股，但是对于TJ集团，能控制并决定经营方针，为集团的子公司。对于该类公司，经集团统计后，编码关系归属于出资比例较多的某个二级子公司。

编码规则制定后，授予二级公司管理本级及下级企业的权限。对于集团公司，则有权查看所有子公司权限。

（3）数据上传

软件语言转化为TJ集团财务信息系统的语言，使总系统与各分支系统之间能准确沟通。数据上传的关键字为：匹配科目，选择年月，校验平衡， 完成上传。第一步，先将本公司的科目匹配至集团的科目表中，必须做到所有科目均得到匹配。第二步，选择对应上传数据的年月，本期的数据对应本期上传。第三步，上传数据校验平衡后才能上传，以防人为差错，导致数据上传错误。第四步，导出本公司的余额表，进行数据上传。

考虑到各公司可能会改动以前财务数据，如改动后，均需要重新上传数据。上传数据本身为当月余额表的发生数，系统会根据上期累计本期数据自动计算本期累计数据。

2.模块设计

（1）查询系统

查询系统是基础模块。TJ集团的查询系统可跨会计期间、跨科目、跨公司地实现数据查询。这样对于企业各种数据上报要求，子公司不用重复填报各类报表，而是可以高效准确地直接由查询系统生成上报各类数据。对于集团管理要求，各类数据查询后经过简单处理，能生成符合管理决策需要的各类信息，便于决策者对同一公司历史趋势、不同公司比较、集团总体情况进行了解，以做出科学决策。

（2）预算系统

在管理控制中使用最广泛的一种控制方法就是预算控制。预算系统的目标就是可以实时查看预算完成进度，及时发现问题，最终落实集团的绩效考核。预算系统中有完整的企业预算详细数据，系统按月可将累计发生额与上年同期数，本年预算数生成比对数据。如果有变化幅度过大的数据则标示警示色，以引起关注。集团财务部根据各子公司的预算完成情况，先与各企业进行数据沟通，如有问题可及时反馈本公司及集团总部领导层，及时发现问题解决问题。

（3）合并系统

集团财务信息系统应将原有的线下合并改为软件合并。考虑到合并软件的开发难度和成本，TJ集团购买了合并报表软件。集团的合并从手工合并过渡到系统自动化合并，将集团总部财务人员从复杂的手工核对审核、对账中解放出来。只要在股权变动时点录入基本的股权比例，各类复杂控股关系带来的合并难度就可以系统自动运算解决了。合并后的数据再次带入TJ集团财务信息系统，即可和其他数据一并实现查询等功能。

3.数据安全性

财务信息系统大量涉及企业经营数据及财务资金资产安全，需要把安全性作为系统建设的重要原则。

（1）环境安全问题

环境安全主要指软件以及硬件环境中出现的问题。比如多企业同时上传数据造成的网络拥堵，比如财务信息系统中的硬件设备出现意外事故可能导致数据信息的丢失等等。软件系统如果不注重数据信息系统的设计与完善，可能导致财务数据无法操作使用。所以企业的基础数据的保管，要求硬件上选择中央处理器主频较高，服务器选择性能高且内存大，路由器选择支持千兆端口。

（2）网络安全问题

随着网络信息技术的发展，网络安全问题也成为目前比较突出的问题。比如病毒感染以及黑客攻击等。网络安全会给企业带来巨大的风险隐患，给企业发展带来不利影响。针对网络问题，可以采取防火墙技术，控制企业对财务数据的访问权，减免企业财务数据泄露风险。对于病毒黑客攻击，选择安装杀毒软件，加强对重要数据的备份。财务信息系统必须有良好的抵抗外部冲击能力和灾难恢复能力，保证系统的正常运行和数据的安全、保密、完整。

（3）人员安全问题

严格限定财务信息系统访问者的操作权限。系统的访问者包括软件设计院、集团本部管理人员、集团财务人员及各级子公司的财务人员等。在系统建设中要结合公司的内部控制制度，并逐步建立相关的系统管理制度。加强授权管理，防止不当操作，以免对财务信息系统赵成安全隐患，甚至影响正常的财务管理秩序。

三、二期实施改进建议

1.继续完善模块功能

TJ集团现有模块中均为系统直接取数，数据客观完整。但是财务报表数据与实际经营数据可能存在差异，这个差异无法直接反应，继而导致决策信息失真。对于这个情况，二期开发建议增加管理报表模块，允许企业在不同科目中进行调整，或者设置合同额、现金流调整等管理需要数据的调整接口。

2.提升对外部变化的适应性

在TJ集团的实际使用中，发现国家对会计科目的调整与定义变化会影响集团信息系统的取数。财务信息系统设计时，数据源对应的是内部代码，一旦增减科目或者调整科目定义，下级企业需要重新匹配会计科目，容易造成数据混乱。二期开发建议设计对应科目编码的解决方案，使科目一旦调整，系统可以批量更改无需人为操作。

3.加强系统的可视性

目前TJ集团财务信息系统未直接提供给决策层使用，数据均为集团总部财务处理后提交管理层。系统内为详细的财务科目数据，对于非专业财务人员读取存在困难。建议加大开发各种管理分析使用的数据、图标等管理报表，重视财务数据的挖掘、分析和展现，充分运用手机端软件，使决策层可以直接获取有用信息。

四、结束语

在网络信息技术发展的新形势下，如何有效的利用新技术，打造现代化的企业财务信息系统是企业在严峻的竞争环境下成功的关键所在。集团公司在建设财务信息系统时，要充分结合自身情况，建立与自身相适应的财务信息系统，实现集团及下属公司的有效信息共享，获得较高的财务管理效果，促进集团的可持续发展。

参考文献：

[1]孙思.集团公司财务管理系统的设计与实现——以某集团公司为例[J].中国商论，2017，（34）：100-101.

[2]李会志.集团公司财务管理与财务信息化建设[J].现代经济信息， 2016，（15）：159-160.

[3]朱晓敏.基于共享服務理念的集团公司财务管理信息化建设思路探索[J].会计师，2017，（19）：36-37.