VLOOKUP函数在设备台账管理中的应用

王志杰，张永江

（河南中烟工业有限责任公司洛阳卷烟厂，河南洛阳 471003）

VLOOKUP函数在设备台账管理中的应用

王志杰，张永江

（河南中烟工业有限责任公司洛阳卷烟厂，河南洛阳 471003）

为准确掌握企业设备资产状况，在设备台账管理中运用Excel软件中的VLOOKUP函数，对数据进行统计，以企业年终的固定资产盘点为例，对VLOOKUP函数的原理和应用进行探讨，证明运用该函数可以提高工作效率。

VLOOKUP 函数；Excel ；设备台账；数据管理

10.16621/j.cnki.issn1001-0599.2017.12.06

0 引言

设备台账是掌握企业设备资产状况，反映设备拥有量、分布及变动情况的主要依据。一般有2种编排型式，①设备分类编号台账，是以《设备统一分类及编号目录》为依据，按类组代号分页，按资产编号顺序排列，便于新增设备的资产编号和分类分型号统计；②按照车间、班组顺序为排列的使用单位的设备台账，它便于生产维修计划管理及年终设备资产清点。以上2种设备台账汇总后，构成企业设备总台账。内容包括：设备名称、型号规格、购入日期、使用年限、折旧年限、资产编号、使用部门、使用状况等。以表格的形式做出来，每年都需要更新和盘点。Excel软件是一种功能强大的数据处理工具，提供了丰富的公式和函数库，在设备台账管理中，由于数据量大，条目众多，查找某个信息时，使用VLOOLUP函数可以起到事半功倍的效果。

1 函数原理

VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数，它与LOOKUP函数和HLOOKUP函数属于一类函数，在工作中都有广泛应用。VLOOKUP是按列查找，最终返回该列所需查询列序所对应的值；与之对应的HLOOKUP是按行查找的。该函数的语法规则见表1。

（1）Lookup_value为需要在数据表第一列中进行查找的数值。Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。

（2）Table_array为需要在其中查找数据的数据表。使用对区域或区域名称的引用。

（3）col_index_num为table_array中查找数据的数据列序号。col_index_num为 1时，返回 table_array第一列的数值，col_index_num为 2时，返回 table_array第二列的数值，以此类推。如果 col_index_num 小于1，函数 VLOOKUP返回错误值#VALUE！；如果 col_index_num 大于 table_array的列数，函数VLOOKUP返回错误值#REF！。

表1 VLOOKUP函数的语法规则表

（4）Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP查找时是精确匹配，还是近似匹配。如果为false或0，则返回精确匹配，如果找不到，则返回错误值 #N/A。如果range_lookup为TRUE或1，函数VLOOKUP将查找近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值。如果range_lookup省略，则默认为近似匹配。

（5）括号里有4个参数，最后一个参数range_lookup是个逻辑值，人们常输入一个0字，或False；其实也可输入一个1字，或true。两者的区别是，前者表示的是完整寻找，找不到就传回错误值#N/A；后者先是找一模一样的，找不到再去找很接近的值，还找不到也只好传回错误值#N/A。

2 函数应用

以某企业的一次年终设备固定资产盘点为例，进行VLOOKUP函数应用说明。该企业设备管理部使用的EAM资产管理系统，系统中有资产数据2302个；财务部使用的是NC管理系统，系统中有资产数据5685个。两个系统互相独立，由于EAM系统的设备净值信息不能及时更新，存在错误，盘点后需使用ERP系统的设备净值，才能给上级部门上报出完整准确的报表。

（1）在Microsoft Excel中新建一个工作表，将Sheet1命名为“财务台账”，见图1。将Sheet2命名为“设备台账”，见图2。将2个台账内容分别复制粘贴进去。

图1 财务台账页面

图2 设备台账页面

（2）由于“设备台账”中的净值信息错误，需要将“财务台账”中的净值信息读取在“设备台账”的L2单元格。在“设备台账”的L2单元格中选择“公式”，找到“查找与应用”链接，然后在下拉框中打开VLOOKUP函数。依次设置VLOOKUP函数的Lookup_value，Table_array，col_index_num，Range_lookup 参 数 。显示情况如图3所示。

设置完成后，点击“确定”按钮，“设备台账”L2单元格中的净值数据“785.5”马上修改为“财务台账”中的净值数据“88.1”。并用拖放方式填充到“设备台账”列表中的最后一行，这样就完成了将“财务台账”中的净值数据读写入“设备台账”净值列。如图4所示。

图3 函数参数设置页面

（3）在修改后的“设备台账”页面净值列的部分单元格中出现了“#N/A”，说明有部分净值信息没有读写入“设备台账”中，需要查明原因。点击L9单元格，出现“=VLOOKUP（D9，财务台账!A9:K5693，11，0）”，发现函数算法出现错误，Table_array 要查找的区域为“财务台账!A9:K5693”，应该是“财务台账!A2:K5686”，修改后显示情况，如图5所示。

图4 修改后设备台账页面

图5 修改后设备台账L9单元格

L9单元格由“#N/A”更改为“401”，读取信息正确，选用复制粘贴方法将其他出现“#N/A”的单元格依次修改为“=VLOOKUP(D9，财务台账!A2:K5686，11，0)”，就可完整地将“财务台账”中的净值信息读取在“设备台账”的L列的相应单元格中。

（4）另外一种方法是在L2单元格中直接输入“=VLOOKUP（D2，财务台账!A2:K5686，11，0）”，然后在 L 列中采用复制粘贴之法，也可完整地将“财务台账”中的净值信息读取在“设备台账”的L列的相应单元格中，同时在L列单元格修改出现的“#N/A”错误问题。

3 结语

在设备资产盘点及设备信息统计中，对2份不同的设备报表信息进行连接时，对于计算机专业的人员可以通过使用ACCESS，SQL等专用数据库语言或VBA编辑来解决，但对于设备管理人员来说，不便于学习与掌握，需要采用复制、粘贴的方法，一个一个地复制和粘贴，由于数据量大，不仅速度慢，而且容易出错。Excel软件直观形象，其中的Vlookup函数为数据的查找提供了便捷、高效的解决途径，并能对已有的基本数据进行整合，更有助于一般人员掌握。运用VLOOKUP函数，对一个或多个工作表之间数据的查找，可以提高工作效率和准确性，在互相连接过程中出现的不一致现象，也能快速找到问题和加以解决。

［1］柏磊，龙涛.巧用 Excel高效处理数据［J］.河北工业科技，2011（1）：48-51.

［2］王传旭，侯汝锋，吴轲.设备台账在信息系统中的实现及应用［J］.中国高新技术企业，2011（11）：81-82.

S43

B

〔编辑 王永洲〕