浅议高职院校干部人事档案的信息化建设

陆燕华

摘 要：高职院校的干部人事档案在干部人事管理工作中发挥着重要作用。在目前的形式下，干部人事档案的信息化管理成为干部人事档案工作的发展趋势。笔者从高职院校干部人事档案信息化建设的实际出发，明确了干部人事档案信息化建设的必要性，以及在现有情况下，如何进行有效的干部人事档案信息化建设。

关键词：高职院校；干部人事档案；信息化建设

一、引言

事业单位的干部人事档案是对干部人个人经历、政治思想、业务能力、学历职称、年度考核等内容的文字记录，是开展干部管理工作的重要信息。在干部考核、职称评定的时候都需要用到关键性的档案信息材料，从而能够保证审查工作的公正和公平性。目前信息化背景下，科技的大发展为干部人事档案的发展提供了机遇，实現干部人事档案的信息化建设也是干部人事档案工作的必然趋势。在新形势下，高速发展的网络技术、计算机技术、通信技术和多媒体技术等也为干部人事档案信息化建设的快速化发展提供了必要的技术支持。

二、加强高职院校干部人事档案信息化建设的必要性

（一）高职院校干部人事档案工作的现状

1.领带重视不够，高职院校的干部人事档案工作往往会被领导忽略

有部分领导会认为人事档案只是将个人学历职称、年度考核、工资信息等纸质材料归总成册，没有什么好管，也没有什么用途。

目前，以无锡城市职业技术学院为例，干部人事档案工作还没有被领导所足够重视。全院1427份人事档案，其中在职在编人员档案642份，仅有一人从事干部人事档案工作，还兼职本人事部门其他工作。在完成日常管理工作和纸质档案的整理工作的基础上，工作人员很难再进行其他信息化建设的工作。

2.缺少高素质复合性的人才

在干部人事档案的信息化管理的背景下，档案管理者不仅需要精通传统的档案专业知识和业务能力，同时还要掌握计算机、网络、多媒体技术等知识。而目前绝大多数高职院校从事干部人事档案工作的，往往不是是档案专业的专门人才，而是学校某个部门转型过来从事干部人事档案管理工作，因此干部人事档案工作队伍会存在知识缺乏老化、观念保守、缺乏开拓精神的一些不良通病。

3.信息数据库的完整性不够

目前无锡城市职业技术学院的人事部门在职称评审、工资调整和人事档案工作分别采用不同的软件，数据库不兼容，数据通用性较差，因此很难达到信息、数据共享，在实际工作中利用率较低。由于数据库各自使用，因此数据更新较慢，很难对已经更新的数据实行实时修改，因此不能反映现实的实际情况。

（二）加强高职院校干部人事档案信息化建设的意义

1.有利于干部人事档案管理者提高工作效率

在传统的干部人事档案管理工作中，人们的工作管理对象是个人干部人事档案这册档案实体。它需要工作人员通过收集、整理、加工、编目成册，然后提供利用。在平常的工作中，我们检索一册人事档案，往往是通过我们手中的干部名册查询到这册人事档案的档案号，然后到库房的指定位置找出这册档案，然后进行查阅利用。由于个人人事档案的档案实体是唯一性，在平时的工作中，不同的部门人员才查阅信息的话，我们需要一遍又一遍的重复此项工作，效率低下，浪费了工作人员大量的时间和精力。干部人事档案进行信息化建设，完成信息化管理后，人事档案信息一经录入，根据用途设置档案查询权限，就能实现多次查阅和利用，从而大大提高了工作效率。

2.大大有利于保护纸质档案

在传统的干部人事档案利用过程中，我们是只有检索查阅个人纸质档案这一种途径。在平时的工作，有很多时候其实是只要调用干部人事档案中的相关信息，并不需要整本查阅。但是在人事档案信息没有其他途径的查阅时，工作人员也只能一遍一遍翻阅原始信息，在一定程度上，加速了原始纸质档案的破损，并不利于原始纸质档案的长期保存。而在干部人事档案完成信息化建设以后，档案的管理人员只需输入需要查阅材料的人员名字，就可以把人员的档案信息从系统中调取出来，然后开放相应的权限，将信息传递给所需档案内容的相关人员，方便高效，省去很多环节，在提高工作效率的基础上，更是保护了纸质档案，并且使损坏、涂改、抽取和替换相关材料的可能性为0。

三、干部人事档案信息化建设的有效措施

（一）充分加强对干部人事档案工作的硬件和软件投入

目前我院是采用的江苏省委组织部统一指定的组织（人事）信息管理系统。这套软件已经基本满足干部人事档案在日常工作的信息化管理的需要，因此软件上的投入已经完成，但是硬件上还需提高干部档案信息电子化设备的级别，淘汰原先老旧的计算机，更换先进的计算机设备。还需增加扫描仪、液态硬盘、数码照相机等先进的设备。硬件和软件设备的不断升级改善，是完成干部人事档案信息化建设的设备保障。

（二）提高干部人事档案信息化的规范化和标准化准则

干部人事档案信息化建设是以录入信息的标准化和规范化为基础的，具体表现为干部人事档案部门要制定规范的档案数字化标准操作和管理规程，对档案的信息数据的采集要严格按照统一的标准。具体要求如下：

1.确保数据采集的质量

准确无误的干部人事档案信息才能在干部档案信息化管理中发挥强有力的作用。因此 在进行数据采集时，需要档案信息录入人员有很强的数据意识，保证录入的数据准确无误。没有准确无误的数据，就没有高效有用的数据处理，更谈不上干部档案信息的信息化管理。因此在进行数据采集的这个阶段，要求每个档案信息录入人员能否充分意识到数据采集质量的重要性。

2. 做好数据采集规划

数据的准确录入是干部人事档案信息化建设的核心和基础，这是一项系统而细致的工作。这项工作有着技术性强，涉及面广的特点。因此采集的信息数据这项工作的开展需要有组织有计划，全面安排，统一分类，统一标准，统一采集，统一录入，做到有组织，有步骤地分层次推进。这样一项工程，如果没有做到上述要求，在后期的实际工作中，通常会出现不断错误，需要档案管理人员不断补漏洞，不断调出原始材料修改录入的信息数据。造成的直接后果就是，数据输入的周期不断延长。因此做好干部人事数据录入的工作，一定要给数据录入的相关工作人员明确工作流程，统一做好工作的计划安排。

3. 把握好数据源头审核关

干部人事档案的信息化建设就是数据录入的信息和纸质材料的信息要保持完全一致。而我们在做干部人事档案信息数据录入的工作时，除了录入时做到信息录入一致，同时还一定要把好数据采集的源头关。采集的数据一定是真实有效准确的。因此数据采集工作完成的好坏与否直接与数据库中的数据质量相关。在实际操作中，工作人员要秉承“谁接收”、“谁审核”、“谁录入”、“谁检查”的工作方针。在业务操作中，要规定所要采集数据的内容、格式，这样能保证所采数据的统一性。

4. 采用多种措施检查维护档案信息

在工作我们已经对信息数据的源头进行了把关，这还是不够的。在平时的使用中，我们还会发现出现或多或少的这样或者那样的问题，这就需要我们在实际的日常工作中进行不间断的数据维护，及时发现数据库数据的问题，以保证数据的真实、准确、可用。我们可以在数据应用中对数据进行校对。这也需要档案管理人员在日常业务工作中，有高度的责任心，不定时的将数据库查询出来的信息和个人档案原件信息进行比对，及时发现数据问题，从而及时纠正错误的数据。也可以通过数据库统计结果和原始数据进行比较，从而找出误差，及时纠正。

（三）加強档案管理人员的队伍建设

在干部人事档案工作的信息化建设过程中，一支具有较高档案管理业务素质和综合能力的管档干部队伍是根本。一切工作都需要人来开展。这就需要高职院校在不断引进专门的复合型人才的基础上，对自己原有的干部人事档案工作者加大理论培训和实际操作能力的培养，通过集中培训、以会代训、观摩学习等形式不断提高人员的实际操作和实践能力，从而保障高职院校干部人事档案信息化的有序推进。同时高职院校不应将干部人事档案信息化工作边缘化，应该全面科学地建立积极的考评体系，使得高职院校的档案部门从单一的服务型向服务型、学术型和研究型转变，给管理人员以施展才华更广阔的平台，不断提高干部人事档案管理人员的积极主动性。在职称晋升制度上，要因人制宜、因事制宜，兼顾个人的工作成绩和专业背景，为干部人事档案工作人员晋升疏通渠道，为优秀人才的脱颖而出提供条件。

参考文献：

[1]浅议高校干部人事档案的信息化管理程丽丽[J]《价值工程》2011.12.

[2]对做好干部人事档案信息电子化管理的几点认识张新星[J]《黑龙江档案》2014-06.

[3]高职院校人事档案信息化管理研究——以济南市高职院校为例王燕[D]山东大学2014-05.