浅谈如何做好档案管理

宋雨轩

摘 要 企业档案管理工作存在领导重视不足、管理模式落后、人员素质较低等问题，与企业快速可持续发展严重脱节。企业档案是企业发展的历史长卷，对我国现代企业制度的健康发展起著至关重要的作用。因此科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创企业档案管理工作的新局面。

关键词 档案管理 管理规范 企业

一、企业档案管理的现状

（一）企业对档案管理重视程度低

各单位往往重视财务、生产等方面的管理，忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。很多企业只设置兼职档案人员，这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义，直接影响档案工作的开展。

（二）档案管理工作的基础薄弱

管理标准难以统一，管理手段落后，多数企业没有建立统一管理的档案室。档案分散保管在各部门，整体上处于零散无序状态，大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，相当一部分有保存和利用价值的档案资料散失在个人手中。这种分散的管理方式已不适应新形势下企业发展的客观需要，也不利于保证企业档案的系统性和完善性。

二、如何做好档案管理工作

（一）档案管理规范化、标准化

档案管理要严格按照国家档案部门制定的标准执行，高机制、高效率地开展工作，做好档案收集、整理、鉴定、统计、归类及后续档案保管工作。档案工作是一项对企业各项管理活动信息进行收集、处理、传递和贮存的工作，人们通过档案可以了解企业的生产经营技术等各项活动的情况，从而为指导企业生产管理作出正确的决策，最终给企业带来良好的经济效益。其次，要坚持企业档案集中管理模式。企业要建立综合档案部门，对各门类档案实行集中统一管理。只有做到这一点，才有利于企业对档案资源的综合管理和整体开发利用，才有利于维护档案的完整与安全，以适应企业发展的需要。再次，建立以档案为主体的企业信息中心，开发档案信息资源，为企业的生产和管理提供服务，这既是档案工作的根本宗旨和最终目的，也是实现档案自身价值的根本途径。

（二）创新工作思路，提高档案利用率

创新是企业档案管理工作实现跨越式发展的基石，传统的档案管理观念、开发和利用服务模式已不能满足现代企业档案信息化的要求，在档案管理工作上必须创新。一方面要充分利用现代科技，丰富服务内容。档案管理人员要利用现代技术对已收藏的档案进行分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等，编制成各种档案参考资料，通过企业档案室内部局域网及时公布相关信息，实现档案信息的网上查阅，提高查找利用档案的效率。另一方面要立足档案，拓展服务领域。加强横向联合，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息最大、传递速度快的优势，实现企业档案信息资源共享，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理。

（三）提高档案管理人员的素质

档案管理人员的业务素质水平直接影响着档案管理工作的质量。为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，企业要充分发挥档案工作人员的主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理水平，加强对档案人员的培训，使其掌握新的知识，才能完成档案管理现代化的任务。

（四）立足于法，搞好建章立制工作

各档案管理科室除按照档案管理的要求和规章制度进行管理外，还要根据自身工作特点，制定有自身特色的档案管理制度。其他资料主要是指上级来文和电教中心自身建设的纸质资料，如上级管理部门和学校“两办”等下发的文件或方案资料以及电教中心的计划、总结、规划、制度、文件、通知等都属于这类资料，笔者都按时间顺序进行分类装订建档。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过20多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，使档案管理工作与时俱进、有法可依。在此基础上，各部门都要建立健全档案管理规章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

综上所述，加强对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，提高档案管理人员的综合素质，是做好档案管理工作的关键。

（作者单位为贵州烟叶复烤有限责任公司黔南复烤厂）

参考文献

[1] 范巧燕.企业档案管理[M].经济管理出版社，2008.

[2] 华云.信息社会档案工作的发展方向[J].中国档案，2001（10）.endprint