高校档案资源管理信息化建设的困境及其对策

杨蓉

随着信息消费热度的不断上升，社会对档案信息这一战略资源的开发利用也越来越受到关注，在信息技术及应用已渗透到社会经济各个领域这一大的时代背景下，高校如何利用成熟先进的信息技术，提高档案信息资源开发利用的水平，实现档案信息开发利用的信息化已成为档案信息资源管理现代化的重要保证。

高校档案管理信息化建设的困境

传统档案资源成为了信息孤岛。过去由于种种原因，档案工作蒙上了一层神秘的面纱，而档案信息和数据成了孤立和封闭的信息孤岛。从档案管理工作的内部视角来看，著录、检索、利用等环节衔接不顺畅，从外部应用来看，与图情、情报及其他信息系统的互通很少。很多有用的信息处于闲置状态，除了在狭小的范围内流动外，很难冲破封闭之墙与外界进行信息交流和交换，因而也很少产生社会效益和经济效益。近年来，这种孤立和封闭式的堡垒虽慢慢有所突破，但仍有许多高校的档案是分散保存、人工查阅，保管条件差，查找慢，利用效率低，使档案信息供求矛盾突出。如何管理好高校档案信息资源的开发和开放直接决定着档案信息资源能否得到最大限度的利用、档案信息资源的价值能否得到有效转化、学校治理对档案的需求能否得到充分的满足。

历史档案信息要素的电子化程度偏低。档案信息要素也即源于档案的已经过加工处理有序化并大量积累起来的有用信息的集合是档案资源价值的体现，而要进行档案资源的信息化建设首先要解决的问题是档案信息要素的电子化。多年来，高校中的档案资源管理信息化建设一直处于信息化建设的边缘地带，其重视程度远不如教育信息化，利用现代先进技术和设备进行馆藏资源的建设和开发利用更少。这也长期使得高校档案室对计算机的应用单一，开发功能极其简单，历史档案信息要素的电子化程度比较低，档案资源的检索、查阅都还停留在手工阶段。知识的管理离不开电子化，高校档案资源管理的信息化建设离不开档案信息要素的电子化，档案管理工作的电子化、信息化是数字新时代发展的必然要求。

档案信息资源的开发利用认识不足，馆藏覆盖范围窄、特色不明显。目前，高校的档案资源大部分是处于存贮的静态之中，开发和利用基本处于封闭和半封闭状态，档案信息资源基本没能走出档案室，被其他部门应用的程度较低、流通渠道狭窄。再加上档案管理分类也不尽合理，科研档案、教学档案、管理档案混为一谈；文书档案多，科技档案、专门档案较少。门类也不是很齐全，馆藏特色不明显，一定程度上也障碍了信息资源的流通。从应用上看高校的档案信息资源在沉睡，没有发挥应用的作用，成为了“过去”，没有帮助“现在”，档案资料信息没能完成“静态”到“动态”的转变。

档案管理信息化建设需要着力处理好的几个问题

文书处理与档案管理的有效衔接问题。一份文档从构思、起草、修改直至最后的批准发布和归档都是有严格的流程和要求的，在网络环境下，文件从一生成起，就可以纳入档案信息网络系统进行利用，文件转化为档案的周期也大大缩短，使文件工作和档案工作有机地结合起来，也使文档一体化成为可能，即档案的管理要树立文档全生命周期管理的理念。

文件形成、文件管理和档案管理互联互通是实施高校档案资源网络化管理的有效措施，其目的主要在于通过文书处理与档案管理工作流程的有效衔接，提高信息处理的效率，提高档案资源收集、整理、归档的能力和效率，实现办公信息传递、存储、查阅、利用、收集的信息化。也就是通过文档信息生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化，最终实现文档和档案一体化管理。

档案、图书、情报各自分立的问题。档案、图书和情报都是信息资源开发利用的重要信源，“图书、情报、档案一体化”虽经常被提及和倡导，但现状是许多高校三者的管理部门仍分属不同的行政主体和运作环境，不仅使得文献资源出现重复购置现象，也使得计算机等信息化建设的基础设备重复投资。网络环境下的档案信息资源开发和利用工作，要与图书、情报建立互联通道，使档案、文献的管理和信息管理由单一、分散向综合、系统化发展，一体化管理的制度和一体化信息服务平台的构建都是需要跨越的重大屏障。

從信息资源的特性来看，“档案以原始性见长、图书以系统化见长，而情报以及时性见长”，虽然各有特色和优势，但从信息资源的利用和共享来看，三者确又都从属信息范畴。一体化的建设不仅能优化人、财、物的配置，提高资源的利用率，更能提高档案等信息资源的深度开发和服务能力，为发挥档案价值、用活档案奠定坚实的基础。

档案资源的开发利用与安全性要求的问题。为了保证档案事业长远、持久、可持续地发展，必须保证档案信息资源处于良好的保存和利用状态，从而使档案事业既服务于当前，又能够适应未来的发展，这需要处理好开发与保密的关系。

要做好档案信息资源的开发和利用，需要在学校各部门给予高度重视和大力支持的基础上，持续有效地进行。既需要档案管理人员主动出击，实行多渠道，全方位，多层次归档档案信息资源，还要保持开放的心态，做好档案信息的开发和共享工作，让其他有需要的部门能方便、快捷的访问历史信息资源，突出档案的价值。只重收集档案资源而忽视利用的问题会导致档案信息资源的开发利用发展的不平衡。

网络环境下，档案资源开发利用的安全性问题既有承载档案信息资源媒介保存使用的安全性，也包括涉密信息的访问安全性。作为珍贵的历史文化财富，档案一旦受损，将是不可再生和难以弥补的，今天的混乱和低质也会影响到明日的管理和利用。计算机管理应用到档案工作后，档案资源的电子化、数字化，以及网络集中存储、集约档案资源管理一定程度上可提高安全管理水平，但存储磁盘的损坏、网络病毒的入侵等都为利用带来安全的风险。再加上涉密信息的可控访问要求也为网络信息安全的建设提出了更高的要求。

档案管理信息化建设的对策分析

提高广大教职工档案管理的认知以及获取领导的重视是前提。高校档案资源集教育、科研和学校管理于一体，是学校各项管理、决策工作的重要参考，也是学校宣传工作的重要素材和资源，同时还是单位领导执政理念的记录和单位历史的传承，是高等教育事业的重要组成部分。加强高校档案管理的信息化建设，首先要取得学校领导的重视，清晰传递档案资源对学校改革发展起到的重要作用，明晰档案资源信息化建设的战略取向；其次，要在单位中宣传和普及档案知识，树立档案保存意识，及时归档日常工作中的文件材料。最后，档案管理人员要了解学校工作、特别是年度重点工作、专项工作的进展情况，及时督促和催缴存档资料，确保档案信息资源处于受控状态。endprint

建立适应学校档案资源管理的制度体系是基础。信息化建设是一项系统工程，需要各个工作环节的相互配合和有效运转，各项工作“有章可循”是保证流程有效运转的基础。

要调整和修订现行与信息化建设不适应的规章制度，科学设置档案信息资源收集、管理的要求和控制措施，明确归档范围、归档要求和各部门职责要求。在制度设计上坚持方便保管、便于使用的原则，一方面确保档案资源门类齐全、结构合理、特色突出，以保证档案的齐全、完整和安全；另一方面以信息化为基础，拓展服务方式的，减少档案信息资源的流通障碍，助力档案价值的实现和转化。最终使得档案工作以服务促发展，促进学校档案信息资源的开放、共建和共享。

档案资源管理信息化基础设施建设是关键。现今，随着云计算、大数据时代的到来，高校公共IT基础设施越来越完备，档案资源管理信息化建设的硬件和网络条件不需要太大的投入就能满足建设需要。同时，新技术的出现也为非结构化数据等档案文档的存储、检索和分析利用奠定了扎实的技术基础。

档案资源管理的信息化基础建设，一是要注重软硬件平台的低成本、高效率建设。可以采用云服务架构进一步降低硬件成本，通过租用、分批应用、边建边用等方式快速上线管理软件系统，加快信息化建设步伐；二是要注重信息化標准建设。包括录入的档案资源信息标准、数据的交换标准以及操作程序的标准等；三是要注重系统安全建设。包括电子档案的交换传递过程中对病毒、木马的防范，网络入侵，以及非授权的电子档案阅读等。

档案信息化人才队伍建设是保障。档案工作本身是一项专业性比较强的工作，学校中的档案工作人员大多非科班出身，再加上档案信息化的建设要求，对档案工作人员的知识结构和能力提出了更高的要求，档案人员知识结构的更新迫在眉睫。一方面要加强档案工作人员对计算机和网络基础知识、基本技术的熟悉和熟练运用，以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。另一方面要以开放的心态、学习的心态引进、消化和吸收信息化建设的成果，提升档案工作人员信息分析和研究的能力，促进档案信息分析和挖掘工作；借助成熟的信息技术手段和工具，借鉴知识管理理论，加强对档案资源的开发利用力度，提高档案工作对学校其他工作的服务和支持能力。此外，还要加强档案人员的培训和继续教育工作，多途径、多层次培养人才。

总之，在互联网+的时代大背景下，高校要进一步加强档案资源管理的信息化建设，一方面要从“人”人手，更新观念、提高认识，特别是档案管理人员要有正确的管理观和服务观；另一方面要从“物”人手，加大对档案资源管理的信息化基础设施，特别是软件的建设，同时做好协调和管理，加大对档案资源的深层次开发力度，促进信息资源的广泛利用，发挥档案馆作为信息前沿阵地的先锋作用。

（作者单位：湖南税务高等专科学校）endprint